Vínculo de Produto na Importação do XML

Ao importar uma nota de entrada, o sistema tenta identificar automaticamente quais produtos do seu cadastro correspondem aos itens da nota. Quando não consegue identificar, você precisa fazer o vínculo manualmente antes de aceitar a nota.

Por que isso é necessário?

O fornecedor usa os códigos e descrições dele. Você usa os seus. O vínculo conecta o produto do fornecedor ao produto cadastrado no seu sistema, garantindo que a entrada no estoque, o custo e os preços de venda sejam aplicados no produto certo.

Onde ver a situação de cada item

Abra a nota (DF-e > Entrada NF-e, botão Abrir) e vá até a aba Produtos. Logo acima da lista existe uma legenda com os indicadores que aparecem em cada item:

Ícone	Significado
✔ verde: Produto Vinculado	O item da nota já aponta para um produto do seu cadastro. Abaixo do nome da nota aparece a linha Sistema: com o nome do produto vinculado
$ verde: Produto com alteração de preço	O aceite dessa nota vai alterar o preço de venda desse produto
🚫 vermelho: Produto não vinculado	O item ainda não tem produto correspondente no cadastro. O nome fica em vermelho
⚠ amarelo: Uso e consumo (dispensa vínculo)	O item é de uso e consumo: não entra no estoque e não precisa de vínculo

1. Esta nota alterou preços de venda e Ver alterações: o aviso e o relatório das mudanças de preço.
2. Legenda: o significado de cada ícone.
3. Item vinculado: mostra a linha Sistema: com o produto e o critério do vínculo.
4. Item com alteração de preço: traz o ícone $ ao lado do produto.
5. Item não vinculado: o nome fica em vermelho.

Quando a nota tem itens que mudam preço de venda, aparece também o aviso Esta nota alterou preços de venda. e o botão Ver alterações, que abre o relatório com todas as mudanças.

O sistema informa o critério usado no vínculo

Ao abrir um item da lista (clique no ícone de detalhe à esquerda da linha), o campo Produto no Sistema mostra o produto vinculado e, logo abaixo, uma mensagem dizendo por que aquele vínculo foi feito, inclusive a nota anterior que serviu de referência, quando for o caso:

1. Código e Código EAN (barras): o que veio no XML do fornecedor.
2. Produto no Sistema: o produto do seu cadastro ao qual o item está vinculado.
3. Desvincular produto: remove o vínculo.
4. Mensagem do critério: por que o vínculo foi feito (aqui, Vinculado pelo código GTIN).
5. Produto na Nota: a descrição que veio do fornecedor.

Quando o vínculo veio do histórico, a mensagem aparece em amarelo e cita a nota anterior, como em Vinculado pelo histórico de entrada e Código (NF Nº: 47102, Código 1002):

1. Mensagem em amarelo: o critério e a nota que serviu de referência.
2. Produto com alteração de preço: o preço de venda de hoje e o que ficará depois do aceite.

Essas são as mensagens possíveis:

Mensagem	O que significa
Vinculado pelo código GTIN ’…’	O código de barras (GTIN/EAN) da nota é igual ao código de barras (ou ao código) de um produto do cadastro. É o critério mais confiável
Vinculado pelo nome do produto	O nome do item na nota é exatamente igual ao nome do produto cadastrado (a comparação ignora acentos, espaços e maiúsculas/minúsculas)
Vinculado pelo histórico de entrada e GTIN (NF Nº: X, GTIN Y)	Em uma nota anterior já aceita do mesmo fornecedor, esse mesmo GTIN foi vinculado a um produto. O sistema repetiu o vínculo e informa o número da nota usada como referência
Vinculado pelo histórico de entrada e Código (NF Nº: X, Código Y)	Igual ao anterior, mas usando o código do item no fornecedor em vez do GTIN
Vinculado pelo código GTIN da unidade ’…’	A nota traz um segundo GTIN, o da unidade avulsa (a unidade tributável), e é ele que bate com o código de barras de um produto do cadastro. Acontece quando você compra a caixa e vende a unidade
Vinculado pela IA	A IA encontrou no seu estoque o mesmo produto do item, pelo botão Vincular com IA do aceite. Confira antes de aceitar
Vinculado manualmente	Você mesmo escolheu o produto
Desvinculado pelo usuário [nome]	Alguém removeu o vínculo desse item de propósito
Cadastrado por esta nota · …	O produto não existia e foi cadastrado no aceite desta nota. Depois do ponto vem o critério usado para vincular o item ao cadastro novo

Sobre a cor da mensagem

A mensagem aparece verde quando o vínculo foi feito por GTIN e amarela nos demais casos. Amarelo não é erro: é só um convite a conferir, porque nome, código e histórico são critérios menos exatos que o código de barras.

Em que ordem o sistema tenta

Para cada item ainda sem vínculo, o sistema tenta nesta sequência e para na primeira que der certo:

1. Código GTIN (código de barras) da nota
2. Nome exato do produto
3. Histórico de notas já aceitas do mesmo fornecedor (por GTIN ou por código do item)

O vínculo automático roda na importação da nota e é refeito a cada gravação, enquanto a nota estiver pendente. Itens que você vinculou ou desvinculou manualmente não são mexidos de novo.

O campo Código sozinho não vincula

O Código que vem na nota é o número daquele produto no sistema do fornecedor, e não tem relação com a numeração do seu estoque. Os dois coincidirem é acaso, e vincular por aí já ligou mercadorias sem nenhuma relação, com o preço da nota indo para o cadastro errado. O código só é usado dentro do histórico, onde aquele mesmo fornecedor já teve o vínculo confirmado por você.

Uso e consumo

Quando a natureza da operação escolhida no aceite é USO E CONSUMO, o sistema não faz vínculo nenhum: os produtos não entram no estoque e não é preciso vincular nada.

O mesmo vale item a item, para a nota em que só parte da compra é consumo interno: marcando USO E CONSUMO na natureza do item, o vínculo dele é desfeito e o vínculo automático deixa de considerá-lo enquanto a marcação valer.

Item sem vínculo

Quando o sistema não encontra correspondência, o item fica em vermelho na lista e, ao abri-lo, exibe o aviso “Esse produto não está vinculado a um produto no estoque do sistema”. O campo Produto no Sistema fica vazio e o campo Produto na Nota mostra a descrição que veio do fornecedor, para ajudar na identificação:

1. Produto no Sistema: vazio. É aqui que você busca o produto do cadastro.
2. Aviso: “Esse produto não está vinculado a um produto no estoque do sistema”.
3. Cadastrar este produto no estoque ao aceitar a nota: manda cadastrar só esse item como produto novo no aceite.
4. Produto na Nota: a descrição que veio do fornecedor, para ajudar na identificação.
5. Salvar: grava o vínculo do item.
6. Setas: passam para o item anterior ou o próximo.

Como vincular manualmente

1. Acesse DF-e > Entrada NF-e e abra a nota (situação PENDENTE)
2. Vá até a aba Produtos
3. Clique no ícone de detalhe do item que está sem vínculo
4. No campo Produto no Sistema, busque e selecione o produto correspondente do seu cadastro
5. Clique em Salvar (5 na imagem acima) e use as setas ( › ) para passar ao próximo item

A mensagem do item passa a ser Vinculado manualmente.

Só dá para alterar antes do aceite

O vínculo só pode ser alterado enquanto a nota estiver DIGITADA, PENDENTE ou REJEITADA. Depois de aceita, o sistema recusa a alteração.

Desvincular um item de propósito

Se o sistema vinculou o produto errado, ou se você quer que aquele item vire um produto novo no cadastro (mesmo existindo um parecido), limpe o campo Produto no Sistema. O item passa a exibir Desvinculado pelo usuário [seu nome] e, a partir daí:

• o sistema não tenta mais vincular esse item automaticamente;
• no aceite, marcando Cadastrar automaticamente os não vinculados, ele é cadastrado como um produto novo, sem reaproveitar nenhum cadastro parecido.

Casos típicos: corrigir um vínculo errado, separar dois produtos parecidos do cadastro ou forçar o cadastro de um item que ainda não existe.

Mapeamento automático nas próximas notas

Depois que você vincula um item e aceita a nota, o sistema passa a usar essa nota como referência. Na próxima nota do mesmo fornecedor com o mesmo GTIN/código, o vínculo é feito sozinho. É o critério “histórico de entrada”.

Se o produto usado como referência estiver inativo no cadastro, o vínculo não é repetido: o item fica sem vínculo para você escolher outro produto ou deixar o aceite cadastrar um novo.

A memorização é pelo GTIN ou código do item

A memorização é por GTIN/código do item, não pelo produto em si. Se o fornecedor mudar o GTIN ou o código daquele item, o sistema não reconhece o vínculo anterior e você precisará vincular de novo. E a referência só existe depois que a nota anterior foi aceita: vincular e deixar a nota pendente não ensina nada ao sistema.

Produtos com variação (grade)

Produtos com grade (variações por atributos, como Cor e Tamanho) funcionam de forma diferente: cada combinação é uma variação própria e o estoque é controlado por variação. Saiba mais em Grade e Variações.

Na nota do fornecedor, cada item normalmente representa uma combinação específica (por exemplo, “Capa de colchão - Casal - Zíper”). Ao vincular, você precisa apontar o item para a variação correta, e não apenas para o produto principal.

Como vincular um item à variação

1. No item sem vínculo, clique no campo Produto no Sistema e selecione o produto que possui grade
2. O sistema abre a seleção de variação, mostrando o nome do item como veio na nota para ajudar a identificar a combinação certa
3. Escolha a variação correspondente (a combinação de atributos)
4. O item passa a exibir o produto com a variação vinculada

1. Capa no tamanho Casal: a linha Sistema: mostra o produto com a variação CASAL.
2. Capa no tamanho Solteiro: a linha Sistema: mostra o produto com a variação SOLTEIRO.

Repita para cada item de variação. A entrada de estoque é lançada na variação selecionada, e o saldo do produto principal passa a ser a soma de todas as suas variações.

Quando a variação é vinculada automaticamente

O sistema reconhece a variação correta sozinho em duas situações:

• Já na 1ª nota: quando a variação (produto-filho da grade) tem GTIN próprio cadastrado e a nota traz exatamente esse GTIN, o sistema vincula a variação certa automaticamente, mesmo na primeira vez.
• Pelo histórico do fornecedor: depois que você vinculou a variação manualmente e aceitou a nota uma vez, o sistema guarda esse vínculo. Nas próximas notas do mesmo fornecedor com o mesmo GTIN/código, a variação correta é vinculada automaticamente, sem você repetir o processo.

A chave é o GTIN ou código do item

Na primeira nota, a chave é o GTIN do item; no histórico, o GTIN ou o código do item. Se o fornecedor mudar o GTIN ou o código daquele item, o vínculo automático não acontece e será preciso vincular a variação de novo.

Dados fiscais ao vincular uma variação

Ao vincular um item a uma variação, o sistema atualiza:

• NCM e CEST no produto pai (são dados fiscais compartilhados pela grade);
• preço, custo e código na variação que recebeu a entrada.

Por isso, se você editar a variação e notar que o NCM não mudou nela, está tudo certo: o NCM fica no produto pai.

Produtos com variação não são criados automaticamente

A opção “Cadastrar automaticamente os não vinculados” (na etapa de produtos do aceite) não cria produtos com grade. A nota do fornecedor não informa que um produto tem variação, então o sistema cadastraria um produto comum, sem variação.

Por isso, para produtos com grade, vincule manualmente cada item à variação correta antes de aceitar a nota. Se deixar para o cadastro automático, será criado um produto único e o controle por variação se perderá.

E se eu não vincular tudo?

Não é possível aceitar a nota deixando itens soltos. Enquanto houver produto não vinculado, a etapa Vínculo de produtos do aceite mostra quantos estão pendentes e o botão Avançar fica desabilitado. Você tem estas saídas:

• vincular manualmente os itens que faltam; ou
• marcar Cadastrar automaticamente os não vinculados, na barra da etapa, para o sistema cadastrar esses itens como produtos novos e vinculá-los automaticamente; para cadastrar só alguns, marque Cadastrar este no estoque no próprio item.

O botão Vincular com IA, na mesma barra, pede para a IA procurar no estoque o produto correspondente aos itens pendentes. Veja Aceite de Nota de Entrada.

Vale a pena decidir com calma: o cadastro automático usa o nome, o NCM e a unidade que vieram da nota do fornecedor. Se o item já existe no seu estoque com outro nome, vincular manualmente evita produto duplicado.

O produto criado assim recebe o código do sistema, o próximo número da sua sequência de cadastro, como acontece quando você cadastra um produto à mão. O código que aparece no item da nota é o código daquela mercadoria no sistema do fornecedor, e não é gravado como código do seu produto: ele varia de fornecedor para fornecedor e pode ser igual ao de um produto seu que não tem nada a ver. Quando o item vem sem código de barras, aí sim o código do fornecedor é usado, porque é a única coisa que identifica a mercadoria.

Se, por algum motivo, o sistema não conseguir criar o cadastro de um item, a nota não é aceita e a tela informa quais itens ficaram de fora. Isso evita que uma nota entre como aceita sem a mercadoria chegar ao estoque.

Dicas

• Produto não encontrado: se o produto ainda não está cadastrado, você pode cadastrá-lo em Estoque → Produtos antes de voltar à nota, ou deixar o aceite cadastrar por você.
• Código do fornecedor: os campos Código, Código EAN (barras) e Produto na Nota mostram exatamente o que veio no XML, facilitando a identificação.
• Múltiplos fornecedores: o histórico é por fornecedor. O mesmo produto pode ter mapeamentos diferentes para cada fornecedor.
• Vários itens iguais na mesma nota: se a nota repete o mesmo produto em linhas diferentes, todas as linhas são vinculadas ao mesmo produto do cadastro.