Cotações

Use a Cotação quando quiser comprar bem: em vez de fechar com o primeiro fornecedor, você pede o preço de vários, compara tudo numa tela só e escolhe a melhor proposta. O sistema ainda destaca automaticamente o menor preço para você não errar na conta.

O melhor: o próprio fornecedor pode informar os preços direto no sistema, por um link que você envia — sem precisar de login.

Prefere assistir? Veja o vídeo

Em poucos minutos você vê o passo a passo na prática. Se preferir ler, o passo a passo completo está logo abaixo.

Como acessar

No menu lateral, clique em Compras → Cotações.

Como criar uma cotação

1. Clique em + Incluir

2. Preencha o Título (uma descrição curta para você reconhecer depois — por exemplo: “Reposição de embalagens — junho”)

3. Se quiser, preencha a Descrição com mais detalhes da solicitação

4. Informe o Solicitante e a Validade (até quando os fornecedores podem responder)

5. Clique em Salvar — o sistema gera o Número da cotação automaticamente

:::tip Número automático O número da cotação é gerado pelo sequencial do sistema no momento em que você salva (cria) o registro. :::

6. Vá até a aba Itens e adicione os produtos:
   • Use a consulta de produto (mesmo componente do pedido de venda): busque pelo nome ou código
   • Informe a Quantidade
   • Confirme para incluir na lista
   • Para alterar quantidade ou especificações, clique na linha do item

A cotação fica na situação Rascunho — nessa fase você ainda pode incluir, remover ou alterar itens à vontade.

:::caution Atenção Os itens só podem ser alterados enquanto a cotação está em Rascunho. Depois de solicitar aos fornecedores, a lista de produtos fica travada — para mudar um item, você precisaria começar uma nova cotação. :::

Solicitar preços aos fornecedores

Com os itens prontos, é hora de pedir os preços.

1. Clique em Solicitar Cotação

2. Escolha os fornecedores que vão participar

3. Confirme

Ao confirmar, o sistema cria uma proposta em branco para cada fornecedor escolhido. Se o fornecedor tiver e-mail cadastrado, o sistema envia um link para ele preencher os preços direto, sem login.

A cotação passa para a situação Solicitada.

Portal do fornecedor: o fornecedor informa os preços por você

Em vez de você ligar para cada fornecedor e anotar preço por preço, o sistema envia um link para cada um. O fornecedor abre o link no celular ou no computador, vê a lista dos produtos e informa os preços, o prazo de entrega e a condição de pagamento — tudo sem precisar de login nem de conta no sistema. Assim que ele envia, a proposta aparece preenchida para você comparar.

Reenviar e-mail ou copiar o link

Na aba Propostas, em cada fornecedor você encontra:

• Reenviar e-mail — manda de novo o link do portal para o e-mail cadastrado do fornecedor
• Copiar link — copia o endereço do portal para você colar no WhatsApp, SMS ou outro canal (útil quando o fornecedor não tem e-mail ou o e-mail não chegou)

Se o fornecedor não tiver e-mail, o sistema avisa e você pode abrir o cadastro dele para incluir o e-mail, ou usar Copiar link.

De onde vêm os preços

Os preços de cada fornecedor podem chegar de duas formas — e você pode misturar as duas na mesma cotação:

• O fornecedor preenche pelo link — ele recebe o e-mail (ou o link que você enviou), abre o portal e informa os preços. A proposta dele aparece preenchida automaticamente.
• Você mesmo digita — para o fornecedor que respondeu por telefone, WhatsApp ou que não tem e-mail, você abre a proposta dele e digita os preços manualmente.

Digitar os preços manualmente

1. Vá até a aba Propostas

2. Clique em Lançar Preços na proposta do fornecedor

3. Preencha, para cada item:

   • Preço por item
   • Prazo de entrega
   • Condição de pagamento
   • Frete

4. Salve a proposta

Conforme as propostas vão sendo preenchidas (por você ou pelo fornecedor), a cotação fica Em andamento.

Comparar e escolher os vencedores

Quando tiver as propostas que precisa, é hora de comparar.

1. Clique em Comparar Propostas

O sistema monta uma tabela comparativa com todos os fornecedores lado a lado. O menor preço aparece destacado — tanto por item quanto no total geral.

:::tip Dica O menor preço total nem sempre é a melhor escolha. Olhe também o prazo de entrega e a condição de pagamento — às vezes vale pagar um pouco mais por um fornecedor que entrega mais rápido ou parcela melhor. :::

Escolher o melhor preço por item

Você não precisa ficar com um único fornecedor para a cotação inteira. Na comparação:

1. Em cada produto, selecione o fornecedor vencedor (o sistema já sugere o menor preço)
2. Se quiser, use Selecionar melhores preços para marcar automaticamente o menor preço de cada item
3. Clique em Confirmar vencedores

A cotação passa para a situação Aprovada. Se itens diferentes forem de fornecedores diferentes, na hora de gerar o pedido o sistema cria um pedido por fornecedor.

Aprovar uma proposta inteira (alternativa)

Se preferir fechar com um fornecedor só para todos os itens:

1. Clique em Aprovar Proposta
2. Selecione a proposta vencedora e confirme

A cotação também fica Aprovada.

Gerar o pedido de compra

Com a cotação aprovada, você não precisa redigitar nada — o pedido sai direto.

1. Clique em Gerar Pedidos

O sistema cria o Pedido de Compra já Emitido, com o fornecedor, os produtos, as quantidades e os preços dos vencedores. Se houver mais de um fornecedor vencedor, gera um pedido por fornecedor.

A partir daí, quando a mercadoria chegar, é só registrar o recebimento — veja em Pedidos de Compra.

Situações da cotação

Situação	O que significa
Rascunho	Cotação em montagem. Você ainda pode alterar os itens.
Solicitada	Os fornecedores foram convidados e receberam o link para informar os preços.
Em andamento	As propostas estão sendo preenchidas (por você ou pelos fornecedores).
Encerrada	A validade passou e a cotação foi encerrada automaticamente, ou você encerrou o processo.
Aprovada	Você escolheu a melhor proposta. Já dá para gerar o pedido de compra.
Cancelada	A cotação foi encerrada sem compra.

:::note Validade Se a Validade da cotação passar e ela ainda estiver aberta (rascunho, solicitada ou em andamento), o sistema encerra automaticamente na próxima consulta da lista. :::

Quando usar?

• Quando vai comprar um valor alto e quer garantir o melhor preço
• Quando tem vários fornecedores para o mesmo produto
• Quando precisa registrar a comparação de preços (por exigência interna ou auditoria)
• Antes de fechar uma compra grande de reposição
• Depois de uma Sugestão de Compras, usando o botão Gerar Cotação