Perguntas frequentes sobre Compras
Reunimos aqui as dúvidas mais comuns de quem usa o módulo de Compras no dia a dia — de cotar preços a receber a mercadoria e repor o estoque.
Preciso fazer uma cotação antes de emitir um pedido de compra?
Seção intitulada “Preciso fazer uma cotação antes de emitir um pedido de compra?”Não. A cotação é opcional. Se você já tem o fornecedor e o preço definidos, crie o Pedido de Compra direto pelo botão + Incluir, sem passar por cotação.
Use a cotação quando quiser comparar preços de vários fornecedores antes de fechar — por exemplo, em compras de valor alto. Veja o passo a passo em Cotações.
Como a compra dá entrada no estoque?
Seção intitulada “Como a compra dá entrada no estoque?”A entrada acontece quando você registra o recebimento do pedido. Clique em Registrar Recebimento, informe as quantidades que chegaram e confirme — o sistema dá entrada no estoque automaticamente.
Não é a emissão nem o aceite do fornecedor que movimenta o estoque, e sim o recebimento da mercadoria. Detalhes em Pedidos de Compra.
Posso receber a mercadoria em partes?
Seção intitulada “Posso receber a mercadoria em partes?”Sim. Na tela de recebimento, informe só as quantidades que chegaram. O pedido fica na situação Parcial e você registra o restante quando o resto da mercadoria chegar.
- Chegou só uma parte → informe o que chegou, o pedido fica Parcial.
- Chegou tudo → informe as quantidades completas, o pedido fica Recebido.
O fornecedor precisa ter login para informar os preços da cotação?
Seção intitulada “O fornecedor precisa ter login para informar os preços da cotação?”Não. O fornecedor informa os preços por um link do portal, sem login e sem conta no sistema. Ele abre o link no celular ou no computador, vê a lista de produtos e digita preço, prazo de entrega e condição de pagamento.
Quando o fornecedor tem e-mail cadastrado, o sistema envia esse link automaticamente ao Solicitar Cotação. Veja em Cotações.
E se o fornecedor não tiver e-mail cadastrado?
Seção intitulada “E se o fornecedor não tiver e-mail cadastrado?”Use o botão Copiar link na aba Propostas e cole o endereço do portal no WhatsApp, SMS ou outro canal. Assim o fornecedor consegue informar os preços mesmo sem e-mail.
Você também pode abrir o cadastro do fornecedor e incluir o e-mail, ou digitar você mesmo os preços em Lançar Preços (para quem respondeu por telefone).
Posso escolher fornecedores diferentes para cada item da mesma cotação?
Seção intitulada “Posso escolher fornecedores diferentes para cada item da mesma cotação?”Sim. Na tela de comparação, você seleciona o fornecedor vencedor item a item — o sistema já sugere o menor preço de cada produto, ou use Selecionar melhores preços para marcar todos de uma vez.
Ao gerar os pedidos, o sistema cria um pedido por fornecedor. Se preferir fechar tudo com um único fornecedor, use Aprovar Proposta. Veja em Cotações.
Como importo a nota fiscal de entrada (NF-e) do fornecedor no recebimento?
Seção intitulada “Como importo a nota fiscal de entrada (NF-e) do fornecedor no recebimento?”Na tela de recebimento, na seção Nota fiscal do fornecedor, marque Importar NF-e de entrada pela chave e informe a chave da NF-e (44 dígitos). Ao confirmar, o sistema importa a nota de entrada.
Por que não consigo mais alterar os itens da cotação ou do pedido?
Seção intitulada “Por que não consigo mais alterar os itens da cotação ou do pedido?”Porque os itens só podem ser alterados enquanto o registro está em Rascunho. Depois de solicitar a cotação aos fornecedores (ou de emitir o pedido), a lista de produtos fica travada.
Se precisar mudar um item de uma cotação já enviada, comece uma nova cotação. Confira o fluxo em Cotações e Pedidos de Compra.
Como faço o sistema sugerir o que preciso comprar?
Seção intitulada “Como faço o sistema sugerir o que preciso comprar?”Use a Sugestão de Compras: ela analisa o estoque e o consumo, monta a lista do que está na hora de repor — já com a quantidade calculada — e você revisa antes de gerar pedidos ou uma cotação.
- Ajuste os filtros e clique em Analisar.
- Revise a lista, edite a Quantidade sugerida e marque os itens em Incluir.
- Clique em Gerar Pedido(s) ou Gerar Cotação.
Passo a passo completo em Sugestão de Compras.
Qual método de cálculo da Sugestão de Compras devo escolher?
Seção intitulada “Qual método de cálculo da Sugestão de Compras devo escolher?”Depende de como você controla o estoque. São três opções:
- Mínimo / Máximo — o mais simples: quando o produto chega no estoque mínimo, sugere comprar até o máximo. Exige mínimo e máximo preenchidos no cadastro do produto.
- Ponto de Pedido — usa o consumo médio diário e o prazo de entrega. Bom para itens de saída constante.
- Previsão de Demanda — estima o quanto você vai precisar no período de lead time mais a cobertura desejada.
O que significa a Curva ABC na Sugestão de Compras?
Seção intitulada “O que significa a Curva ABC na Sugestão de Compras?”É uma classificação que mostra o peso de cada produto no seu consumo, para você priorizar as compras. Quanto mais alta a classe, mais o item impacta o negócio.
- Classe A — poucos itens que representam a maior parte do consumo; nunca podem faltar.
- Classe B — itens de relevância média.
- Classe C — o restante, de menor peso.
Garanta primeiro a reposição dos itens A. Mais detalhes em Sugestão de Compras.
Como gero um pedido de compra a partir de uma cotação aprovada?
Seção intitulada “Como gero um pedido de compra a partir de uma cotação aprovada?”Com a cotação Aprovada, clique em Gerar Pedidos — o pedido nasce pronto, sem redigitar nada. Ele já vem com fornecedor, produtos, quantidades e preços dos vencedores.
O pedido gerado pela cotação já nasce Emitido, ou seja, você não precisa emitir de novo: é só registrar o recebimento quando a mercadoria chegar.