Cotações

Use a Cotação quando quiser comprar bem: em vez de fechar com o primeiro fornecedor, você pede o preço de vários, compara tudo numa tela só e escolhe a melhor proposta. O sistema ainda destaca automaticamente o menor preço para você não errar na conta.

O melhor: o próprio fornecedor pode informar os preços direto no sistema, por um link que você envia — sem precisar de login.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Compras.
2. Clique em Cotações.

A tela abre na lista de cotações, com a situação de cada uma.

1. Consulta por Número, Título ou Produto: busca a cotação pelo número, pelo título ou por um produto que esteja nela.
2. Incluir: começa uma cotação nova.
3. Abrir: abre a cotação marcada na lista.
4. Status: mostra a situação da cotação (Rascunho, Solicitada, Em andamento, Encerrada, Aprovada ou Cancelada).
5. Itens e Propostas: quantos produtos a cotação tem e quantas propostas de fornecedores já existem.

Como criar uma cotação

1. Clique em + Incluir

2. Preencha o Título (uma descrição curta para você reconhecer depois — por exemplo: “Reposição de embalagens — junho”)

3. Se quiser, preencha a Descrição com mais detalhes da solicitação

4. Informe o Solicitante e a Validade (até quando os fornecedores podem responder)

5. Clique em Salvar — o sistema gera o Número da cotação automaticamente

Número automático

O número da cotação é gerado pelo sequencial do sistema no momento em que você salva (cria) o registro.

Veja onde fica cada campo do formulário. O Status e o Número aparecem no alto e são preenchidos pelo sistema.

1. Título: nome curto para você reconhecer a cotação.

2. Descrição: detalhes da solicitação (opcional).

3. Validade: até quando os fornecedores podem responder.

4. Solicitante: funcionário que está pedindo a compra, escolhido pela lupa.

5. Vá até a aba Itens e adicione os produtos:

   • Use a consulta de produto (mesmo componente do pedido de venda): busque pelo nome ou código
   • Informe a Quantidade
   • Clique no botão + para incluir o produto na lista
   • Para alterar quantidade ou especificações, clique na linha do item

1. Consulta produto: busca o produto pelo nome ou código.
2. Quantidade: quanto você quer comprar.
3. +: inclui o produto na lista.
4. Lista de itens: os produtos já incluídos, com Código, Produto, Un, Quantidade e Especificações.

A cotação fica na situação Rascunho — nessa fase você ainda pode incluir, remover ou alterar itens à vontade.

Atenção

Os itens só podem ser alterados enquanto a cotação está em Rascunho. Depois de solicitar aos fornecedores, a lista de produtos fica travada — para mudar um item, você precisaria começar uma nova cotação.

Solicitar preços aos fornecedores

Com os itens prontos, é hora de pedir os preços.

1. Clique em Solicitar Cotação, na barra de botões da cotação

2. Escolha os fornecedores que vão participar

3. Confirme em Solicitar Cotação, na janela

1. Salvar: grava as alterações da cotação.
2. Solicitar Cotação: aparece quando a cotação está salva e tem ao menos um item.
3. Cancelar: encerra a cotação sem compra e pede o motivo.

Na janela, escolha os fornecedores um a um e confirme.

1. Adicionar Fornecedor: abre a lista de fornecedores cadastrados. Dê dois cliques no fornecedor para incluí-lo.
2. Lista de fornecedores: quem vai receber a solicitação.
3. X vermelho: tira o fornecedor da lista.
4. Validade da Cotação: data limite para as respostas. O sistema sugere 7 dias a partir de hoje.
5. Solicitar Cotação: confirma o pedido de preços. Só fica liberado com ao menos um fornecedor na lista.

Ao confirmar, o sistema cria uma proposta em branco para cada fornecedor escolhido. Se o fornecedor tiver e-mail cadastrado, o sistema envia um link para ele preencher os preços direto, sem login.

A cotação passa para a situação Solicitada.

Portal do fornecedor: o fornecedor informa os preços por você

Em vez de você ligar para cada fornecedor e anotar preço por preço, o sistema envia um link para cada um. O fornecedor abre o link no celular ou no computador, vê a lista dos produtos e informa os preços, o prazo de entrega e a condição de pagamento — tudo sem precisar de login nem de conta no sistema. Assim que ele envia, a proposta aparece preenchida para você comparar.

Reenviar e-mail ou copiar o link

Na aba Propostas fica um cartão para cada fornecedor escolhido.

1. Propostas: aba com os fornecedores convidados e o que cada um respondeu.
2. Adicionar Fornecedor: convida mais um fornecedor depois que a cotação já foi solicitada.
3. Situação da proposta: etiqueta ao lado do nome do fornecedor (Pendente, Recebida, Aprovada ou Recusada).
4. Total: valor da proposta. Fica em R$ 0,00 até os preços serem lançados.
5. Sem e-mail no cadastro: aviso que aparece quando o fornecedor não tem e-mail. Clique para abrir o cadastro dele e incluir o e-mail, ou use Copiar link.
6. Lançar Preços: você digita os preços do fornecedor (veja abaixo).
7. Reenviar e-mail: manda de novo o link do portal para o e-mail cadastrado do fornecedor.
8. Copiar link: copia o endereço do portal para você colar no WhatsApp, SMS ou outro canal (útil quando o fornecedor não tem e-mail ou o e-mail não chegou).
9. Abrir cadastro: abre o cadastro do fornecedor.
10. Excluir: remove a proposta desse fornecedor.

De onde vêm os preços

Os preços de cada fornecedor podem chegar de duas formas — e você pode misturar as duas na mesma cotação:

• O fornecedor preenche pelo link — ele recebe o e-mail (ou o link que você enviou), abre o portal e informa os preços. A proposta dele aparece preenchida automaticamente.
• Você mesmo digita — para o fornecedor que respondeu por telefone, WhatsApp ou que não tem e-mail, você abre a proposta dele e digita os preços manualmente.

Digitar os preços manualmente

1. Vá até a aba Propostas

2. Clique em Lançar Preços na proposta do fornecedor

3. Preencha, para cada item:

   • Preço Unitário de cada produto
   • Prazo de Entrega (dias)
   • Condição de Pagamento
   • Frete

4. Clique em Salvar

1. Prazo de Entrega (dias): em quantos dias o fornecedor entrega.
2. Condição de Pagamento: forma e prazo de pagamento combinados, como “28 dias”.
3. Frete: valor do frete, somado ao total da proposta.
4. Preço Unitário: o preço de cada produto. A coluna Qtd mostra a quantidade pedida.
5. Total: calculado pelo sistema (quantidade vezes preço).
6. Observações da Proposta: anotações sobre a proposta, como a validade dos preços.
7. Total da Proposta: soma dos itens mais o frete.
8. Salvar: grava os preços na proposta.

Conforme as propostas vão sendo preenchidas (por você ou pelo fornecedor), a cotação fica Em andamento.

Comparar e escolher os vencedores

Quando tiver as propostas que precisa, é hora de comparar.

1. Clique em Comparar Propostas. O botão aparece quando a cotação está Em andamento ou Encerrada e tem duas ou mais propostas.

1. Comparar Propostas: abre a aba Comparativo.
2. Aprovar Proposta: aprova uma proposta inteira (veja mais abaixo).
3. Cancelar: encerra a cotação sem compra.

O sistema monta uma tabela comparativa com todos os fornecedores lado a lado. O menor preço aparece destacado — tanto por item quanto no total geral.

Dica

O menor preço total nem sempre é a melhor escolha. Olhe também o prazo de entrega e a condição de pagamento — às vezes vale pagar um pouco mais por um fornecedor que entrega mais rápido ou parcela melhor.

Escolher o melhor preço por item

Você não precisa ficar com um único fornecedor para a cotação inteira. Na comparação:

1. Em cada produto, selecione o fornecedor vencedor (o sistema já sugere o menor preço)
2. Se quiser, use Selecionar melhores preços para marcar automaticamente o menor preço de cada item
3. Clique em Confirmar vencedores

1. Comparativo: aba que aparece depois de Comparar Propostas.
2. Selecionar melhores preços: marca o menor preço de cada produto.
3. Confirmar vencedores: grava a escolha. Só libera quando todo produto tem um vencedor.
4. Cabeçalho do fornecedor: mostra o total da proposta, o prazo de entrega e o selo Melhor Preço no fornecedor de menor total.
5. Menor preço do item: a célula destacada com Melhor é o menor preço daquele produto.
6. Opção de escolha: marque o círculo de outro fornecedor para trocar o vencedor do item.
7. Melhor Proposta (total): o fornecedor com o menor valor somando todos os itens.

A cotação passa para a situação Aprovada. Se itens diferentes forem de fornecedores diferentes, na hora de gerar o pedido o sistema cria um pedido por fornecedor.

Aprovar uma proposta inteira (alternativa)

Se preferir fechar com um fornecedor só para todos os itens:

1. Clique em Aprovar Proposta
2. Selecione a proposta vencedora e confirme

1. Lista de propostas: cada fornecedor com prazo de entrega, condição de pagamento e total. Propostas recusadas não aparecem.
2. Proposta marcada: a que será aprovada.
3. Aprovar Proposta: confirma a aprovação.

A cotação também fica Aprovada.

Gerar o pedido de compra

Com a cotação aprovada, você não precisa redigitar nada — o pedido sai direto.

1. Clique em Gerar Pedidos

1. Gerar Pedidos: cria os pedidos de compra dos fornecedores vencedores. O botão some depois que os pedidos são gerados.

O sistema cria o Pedido de Compra já Emitido, com o fornecedor, os produtos, as quantidades e os preços dos vencedores. Se houver mais de um fornecedor vencedor, gera um pedido por fornecedor.

Na própria cotação aparece o quadro Pedidos gerados com o número de cada pedido, e as propostas ficam marcadas como Aprovada ou Recusada.

1. Status: a cotação fica Aprovada.
2. Pedidos gerados: número e fornecedor de cada pedido de compra criado.
3. Recusada: a proposta que não venceu nenhum item.
4. Proposta aprovada: o cartão fica em verde e mostra a etiqueta Aprovada.

A partir daí, quando a mercadoria chegar, é só registrar o recebimento — veja em Pedidos de Compra.

Situações da cotação

Situação	O que significa
Rascunho	Cotação em montagem. Você ainda pode alterar os itens.
Solicitada	Os fornecedores foram convidados e receberam o link para informar os preços.
Em andamento	As propostas estão sendo preenchidas (por você ou pelos fornecedores).
Encerrada	A validade passou e a cotação foi encerrada automaticamente, ou você encerrou o processo.
Aprovada	Você escolheu a melhor proposta. Já dá para gerar o pedido de compra.
Cancelada	A cotação foi encerrada sem compra.

Validade

Se a Validade da cotação passar e ela ainda estiver aberta (rascunho, solicitada ou em andamento), o sistema encerra automaticamente na próxima consulta da lista.

Quando usar?

• Quando vai comprar um valor alto e quer garantir o melhor preço
• Quando tem vários fornecedores para o mesmo produto
• Quando precisa registrar a comparação de preços (por exigência interna ou auditoria)
• Antes de fechar uma compra grande de reposição
• Depois de uma Sugestão de Compras, usando o botão Gerar Cotação