Perguntas frequentes sobre documentos fiscais eletrônicos (DF-e)
Reunimos aqui as dúvidas mais comuns de quem emite documentos fiscais no sistema — do certificado digital à correção e à contingência.
Quais documentos fiscais eu consigo emitir pelo sistema?
Seção intitulada “Quais documentos fiscais eu consigo emitir pelo sistema?”O sistema emite NF-e, NFC-e, MDF-e, NFS-e e CT-e, além de controlar a NF-e de entrada (compras). Cada tipo é habilitado e configurado separadamente antes do primeiro uso. Veja a visão geral do módulo DF-e; se você é transportadora, confira também o CT-e.
O sistema aceita certificado digital A3 (cartão ou token)?
Seção intitulada “O sistema aceita certificado digital A3 (cartão ou token)?”Não. Só é aceito o certificado A1, em arquivo (.pfx ou .p12). Certificado A3 (cartão ou token com leitor) não é suportado. É esse arquivo que assina a emissão e busca as notas de entrada.
Como instalo o certificado digital para começar a emitir notas?
Seção intitulada “Como instalo o certificado digital para começar a emitir notas?”Acesse Sistema > Configuração, abra a aba DFe e clique em Certificado Digital. Na janela, arraste o arquivo (ou clique para selecionar) e informe a senha: o sistema valida na hora e mostra “Certificado validado e ativo” quando está tudo certo. Veja o passo a passo em Instalar certificado digital.
O que preciso configurar antes de emitir a primeira nota?
Seção intitulada “O que preciso configurar antes de emitir a primeira nota?”Antes da primeira nota, conclua três coisas: os dados da empresa, o certificado digital e as configurações fiscais de cada documento.
- Preencha o cadastro do Emitente (razão social, CNPJ, regime tributário, endereço).
- Envie o certificado digital A1.
- Habilite NF-e/NFC-e/MDF-e e defina ambiente e série nas Configurações.
Qual a diferença entre ambiente de Homologação e Produção?
Seção intitulada “Qual a diferença entre ambiente de Homologação e Produção?”Homologação é o ambiente de teste, sem valor fiscal; Produção é o ambiente real, em que a nota vale de verdade. Use a Homologação para validar que a emissão está funcionando antes de virar a chave.
Onde eu configuro o CSC e o Token da NFC-e?
Seção intitulada “Onde eu configuro o CSC e o Token da NFC-e?”Em Sistema > Configuração, aba DFe, na sub-aba NFC-e, nos campos Código CSC e Token. O CSC (Código de Segurança do Contribuinte) é fornecido pela SEFAZ — solicite ao seu contador. Sem ele, a NFC-e não é autorizada. Detalhes em Configurações.
Como o sistema decide qual tributação aplicar em cada produto?
Seção intitulada “Como o sistema decide qual tributação aplicar em cada produto?”O sistema segue uma ordem: primeiro usa a tributação do produto; se não houver, a da categoria do produto; e, por último, a tributação padrão definida nas configurações. As tributações padrão são geradas automaticamente conforme o regime e o estado da empresa. Entenda melhor em Tributações e impostos.
Qual a diferença entre NCM e CFOP?
Seção intitulada “Qual a diferença entre NCM e CFOP?”O NCM classifica o que é o produto (código de 8 dígitos); o CFOP identifica a natureza da operação (código de 4 dígitos) — se é entrada ou saída, dentro ou fora do estado, venda, devolução, remessa etc. Ambos aparecem na nota e o primeiro dígito do CFOP já indica o tipo de operação. Consulte as tabelas em CFOP e NCM.
Todo produto precisa ter NCM?
Seção intitulada “Todo produto precisa ter NCM?”Sim. Todo produto precisa de um NCM válido para a emissão de NF-e e NFC-e. O sistema já vem com a tabela NCM completa — no cadastro do produto, aba Dados Fiscais, use a lupa para escolher o código correto e evitar digitação errada. Veja NCM.
Para que servem os tipos de nota como devolução, remessa e transferência?
Seção intitulada “Para que servem os tipos de nota como devolução, remessa e transferência?”Cada tipo atende a uma operação fiscal específica, além da venda comum. Dá para emitir NF-e complementar (acrescenta valor ou quantidade que faltou na nota original), de devolução (anula uma compra ou venda), de remessa (conserto, consignação, demonstração, brinde, industrialização etc.), de retorno, de transferência entre estabelecimentos da mesma empresa e de exportação. A tributação muda conforme a operação. Entenda cada caso em Tipos de notas fiscais e suas funções.
Errei um dado na nota já autorizada. Preciso cancelar ou dá para corrigir?
Seção intitulada “Errei um dado na nota já autorizada. Preciso cancelar ou dá para corrigir?”Dá para corrigir sem cancelar, usando a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Ela serve para ajustar dados como natureza da operação, CFOP e dados do transportador. A CC-e não pode alterar valores, quantidade de mercadoria, dados do emitente/destinatário nem a data de emissão — nesses casos, é preciso cancelar. Veja como emitir em Carta de Correção (CC-e).
Quantas cartas de correção posso emitir para a mesma nota?
Seção intitulada “Quantas cartas de correção posso emitir para a mesma nota?”Até 20 cartas de correção por NF-e. Cada nova CC-e precisa repetir todas as correções anteriores, porque apenas a última CC-e emitida é considerada válida. Passo a passo em Carta de Correção (CC-e).
O SEFAZ caiu na hora da venda. Vou ter que parar de vender?
Seção intitulada “O SEFAZ caiu na hora da venda. Vou ter que parar de vender?”Não. Se o SEFAZ não responder, o sistema entra em contingência automaticamente e gera uma NFC-e em contingência (com numeração e chave próprias) para a venda seguir normalmente. Você não precisa ativar nada. Depois, o sistema regulariza sozinho: autoriza a contingência e cancela ou inutiliza a nota “normal” conforme o caso. Entenda em Contingência automática.
O que é a inutilização de numeração e quando preciso fazer?
Seção intitulada “O que é a inutilização de numeração e quando preciso fazer?”É comunicar à SEFAZ os números de nota que não serão usados, para não deixar buracos na sequência. Isso acontece quando ocorre uma quebra de numeração (o motivo informado costuma ser “quebra de sequência”). Ao salvar, o sistema já envia a inutilização à SEFAZ e retorna o protocolo. Veja Inutilização de numeração.
Consigo importar notas pelo XML? Posso importar nota de qualquer empresa?
Seção intitulada “Consigo importar notas pelo XML? Posso importar nota de qualquer empresa?”Sim, dá para importar por XML avulso ou em lote (ZIP ou RAR) — mas só notas emitidas pela própria empresa (o CNPJ do emitente precisa ser igual ao configurado no sistema). Na importação em lote, os XML devem ficar na raiz do arquivo compactado e o pacote pode ter até 15MB. Veja Importação de XML.
Como envio o PDF e o XML da nota para o cliente por e-mail ou WhatsApp?
Seção intitulada “Como envio o PDF e o XML da nota para o cliente por e-mail ou WhatsApp?”Na tela de DF-e > NF-e, selecione as notas e clique em Opções > Enviar por e-mail/Whatsapp; o sistema anexa o PDF e o XML automaticamente. Só é possível enviar notas autorizadas, com limite de 5 por envio. Você pode enviar pelo remetente padrão da plataforma ou pela sua conta de e-mail própria. Detalhes em Enviar PDF/XML por e-mail ou WhatsApp.
Como envio os XMLs de movimentação para o meu contador?
Seção intitulada “Como envio os XMLs de movimentação para o meu contador?”De forma automática todo dia 01 do mês, desde que o contador esteja cadastrado, ou manualmente pelo botão Enviar XML’s da empresa. É enviada toda a movimentação fiscal do período (NF-e, NFC-e, inutilizações, cancelamentos) junto de um relatório organizado. Veja Envio dos XML para a contabilidade.