Perguntas frequentes sobre NF-e de Entrada
Reunimos aqui as dúvidas mais comuns de quem dá entrada em notas fiscais de compra no dia a dia: importação, aceite, vínculo de produtos, preços de venda e contas a pagar.
De quais formas consigo dar entrada em uma nota fiscal de compra?
Seção intitulada “De quais formas consigo dar entrada em uma nota fiscal de compra?”São três formas: busca automática no SEFAZ, importação pela chave de acesso e importação por arquivo XML. Escolha a que for mais prática para o seu caso:
- Busca automática no SEFAZ: o sistema consulta o SEFAZ e traz as notas emitidas contra o CNPJ da empresa.
- Pela chave de acesso: você informa os 44 dígitos da chave e o sistema baixa a nota.
- Por arquivo XML ou ZIP: você faz o upload do XML da nota (ou de um ZIP com vários XMLs).
Veja os detalhes de cada forma em NF-e de Entrada.
O sistema busca as notas de entrada sozinho no SEFAZ?
Seção intitulada “O sistema busca as notas de entrada sozinho no SEFAZ?”Sim, basta ativar a busca automática nas configurações. Acesse Sistema → Configuração, aba DFe, sub-aba NF-e, e ative a opção Baixar notas de entrada automaticamente. A partir daí o sistema consulta o SEFAZ periodicamente e importa as notas novas, enviando a manifestação necessária.
Importei a nota e ela ficou como “Aguardando SEFAZ”. O que significa?
Seção intitulada “Importei a nota e ela ficou como “Aguardando SEFAZ”. O que significa?”Significa que o SEFAZ liberou apenas o resumo da nota, ainda não o XML completo. O sistema já enviou a manifestação e vai tentar baixar o XML completo automaticamente. Basta aguardar alguns minutos: quando o arquivo completo ficar disponível, a nota passa para Pendente e fica pronta para o aceite.
O que significa cada situação (status) da nota de entrada?
Seção intitulada “O que significa cada situação (status) da nota de entrada?”Cada situação mostra em que ponto do processo a nota está. As principais são:
- Pendente: nota importada, aguardando o aceite.
- Aguardando SEFAZ: só o resumo foi liberado; o sistema ainda busca o XML completo.
- Aceita: nota já processada (entrada no estoque, custos e contas a pagar gerados).
- Rejeitada: nota recusada por você, com a manifestação de que a operação não ocorreu.
- Indisponível: nota que não está mais disponível para download no SEFAZ.
Veja o fluxo completo em NF-e de Entrada.
O que acontece quando eu aceito uma nota de entrada?
Seção intitulada “O que acontece quando eu aceito uma nota de entrada?”Ao aceitar, o sistema executa de uma vez as operações da nota: dá entrada dos produtos no estoque, cria as contas a pagar das duplicatas, cadastra ou atualiza o fornecedor e atualiza o custo dos produtos. Se você marcar Aplicar cálculo de custo e preços de venda, também recalcula os preços. Ao final, a nota passa para a situação Aceita. Veja o passo a passo em Aceite de Nota de Entrada.
Consigo cancelar ou desfazer o aceite de uma nota?
Seção intitulada “Consigo cancelar ou desfazer o aceite de uma nota?”Não. O aceite é irreversível: depois de aceita, a nota não pode mais ser editada nem ter o aceite desfeito. Além disso, a manifestação enviada impede que o fornecedor cancele a nota no SEFAZ.
O botão de aceitar a nota está desabilitado. O que fazer?
Seção intitulada “O botão de aceitar a nota está desabilitado. O que fazer?”Isso acontece quando a nota tem itens não vinculados a produtos do seu cadastro. Existem duas saídas: vincular manualmente os itens que faltam ou marcar a opção Cadastra produtos não vinculados, para que o sistema cadastre esses itens como produtos novos e vincule na hora. Veja como em Vínculo de Produto na Importação do XML.
Como vinculo os produtos da nota aos que já tenho cadastrados?
Seção intitulada “Como vinculo os produtos da nota aos que já tenho cadastrados?”O sistema tenta vincular sozinho e você completa o que faltar manualmente. Ele busca a correspondência nesta ordem: GTIN (código de barras), nome exato do produto, histórico do mesmo fornecedor e, por último, código do produto. Os itens que sobrarem sem vínculo você aponta na mão, na aba Produtos da nota.
Como sei por que o sistema vinculou aquele produto?
Seção intitulada “Como sei por que o sistema vinculou aquele produto?”O próprio item informa. Ao abrir o item da nota, aparece abaixo do campo Produto no Sistema uma mensagem com o critério usado — por exemplo Vinculado pelo código GTIN, Vinculado pelo nome do produto, Vinculado manualmente ou Vinculado pelo histórico de entrada e Código (NF Nº: 41623, Código 104277), que ainda mostra qual nota anterior serviu de referência. A lista completa das mensagens está em Vínculo de Produto na Importação do XML.
O sistema vinculou o produto errado. Como corrijo?
Seção intitulada “O sistema vinculou o produto errado. Como corrijo?”Enquanto a nota estiver Pendente (ou Digitada/Rejeitada), abra o item e troque o produto no campo Produto no Sistema. Se quiser que aquele item vire um produto novo no cadastro, limpe o campo: o item fica marcado como Desvinculado pelo usuário e o sistema deixa de tentar vinculá-lo sozinho, cadastrando um produto novo no aceite. Depois que a nota é aceita, o vínculo não pode mais ser alterado.
Produtos com grade (variação) são cadastrados automaticamente no aceite?
Seção intitulada “Produtos com grade (variação) são cadastrados automaticamente no aceite?”Não. A opção Cadastra produtos não vinculados cria apenas produtos comuns, sem variação, porque a nota do fornecedor não informa que o produto tem grade. Para produtos com grade, vincule cada item à variação correta antes de aceitar — senão o controle por variação se perde.
Como faço para os preços de venda serem recalculados na entrada?
Seção intitulada “Como faço para os preços de venda serem recalculados na entrada?”Marque a opção Aplicar cálculo de custo e preços de venda na tela de aceite. O sistema calcula o novo custo de cada produto e aplica a margem para atualizar os preços à vista, a prazo e atacado. A margem vem do produto; se ele não tiver, o sistema usa a da categoria e, por último, a margem padrão do sistema. Veja o passo a passo em Calcular Preços de Venda na Entrada.
As duplicatas da nota entram sozinhas no Contas a Pagar?
Seção intitulada “As duplicatas da nota entram sozinhas no Contas a Pagar?”Sim, sempre que o XML trouxer duplicatas — não há opção para ligar ou desligar. Ao aceitar, o sistema cria um lançamento no Contas a Pagar para cada duplicata, com o vencimento e o valor que vieram no XML. Se o XML não trouxer duplicatas, nada é criado e você lança as contas manualmente. Veja mais em Importar Duplicatas no Contas a Pagar.
Recebi uma nota de uma compra que não fiz. Como recuso?
Seção intitulada “Recebi uma nota de uma compra que não fiz. Como recuso?”Selecione a nota na listagem e clique em Rejeitar, informando o motivo. Durante a rejeição, você pode emitir a manifestação ao SEFAZ: Desconhecimento da Operação (quando não reconhece a operação) ou Operação não Realizada (quando a compra não se concretizou).
O que muda quando escolho a natureza “Uso e Consumo”?
Seção intitulada “O que muda quando escolho a natureza “Uso e Consumo”?”Nessa natureza o sistema não vincula produtos, não calcula custos e não movimenta o estoque — apenas sincroniza o fornecedor e cria as contas a pagar. Use quando a compra é de material para consumo interno da empresa (limpeza, escritório, manutenção), que não vai para revenda nem controle de estoque.