Substituição Tributária (ICMS ST)

O que é substituição tributária

Normalmente cada empresa da cadeia recolhe o ICMS da sua própria venda: a indústria recolhe o dela, o atacado o dele, o varejo o dele.

Na substituição tributária o estado muda esse desenho para alguns produtos: uma empresa recolhe de uma vez o ICMS de toda a cadeia, inclusive o que as próximas ainda vão vender. É mais simples de fiscalizar — em vez de acompanhar milhares de mercearias, o estado acompanha algumas indústrias.

Quem recolhe por todo mundo é o substituto tributário. Quem compra dele recebe a mercadoria com o imposto já pago e, ao revender, não recolhe ICMS de novo — é o substituído.

Os produtos que entram nesse regime estão em convênios e protocolos entre os estados: bebidas, combustíveis, medicamentos, cosméticos, alguns alimentos, autopeças, entre outros. A lista muda de estado para estado, e é sempre a legislação do estado de destino que manda.

Nota

Substituição tributária é assunto do ICMS. Ela não altera PIS, COFINS, IPI, IBS nem CBS.

De que lado você está

Antes de cadastrar qualquer coisa, identifique o seu papel na operação — ele decide tudo.

Sua situação	O que acontece na nota	CST (regime normal)	CSOSN (Simples)
Você retém o imposto dos próximos (substituto)	A nota destaca a base e o valor da ST, e o valor entra no total	10 ou 70	201 ou 202
Você comprou com o imposto já retido e está revendendo (substituído)	A nota não destaca ICMS nem ST, porque já foi pago antes	60	500

Se você só revende mercadoria que já chegou com ST, o seu caso é a segunda linha: não há cálculo nenhum a fazer. Escolha a tributação de substituído e pronto.

O restante deste artigo é sobre a primeira linha — quando é você quem retém.

Como a conta funciona

O estado precisa cobrar hoje um imposto que só vai existir quando o seu cliente revender. Como ninguém sabe por quanto ele vai revender, a lei arbitra uma margem de lucro presumida para aquele produto: é o MVA (Margem de Valor Agregado).

A conta tem três passos:

1. Estimar o preço final. O seu valor de venda mais o MVA.

2. Calcular o ICMS de toda a cadeia sobre esse preço estimado.

3. Descontar o ICMS que já é seu nessa operação. O que sobra é o imposto das etapas seguintes — esse é o valor que você retém e recolhe.

Com números, numa venda de R$ 80,40, MVA de 25% e alíquota interna de 20%:

80,40 × 1,25                     = 100,50   preço presumido de venda ao consumidor
100,50 × 20%                     =  20,10   ICMS de toda a cadeia
80,40 × 20%                      =  16,08   o ICMS que já é seu
20,10 − 16,08                    =   4,02   ICMS ST a reter

Na nota, esses R$ 4,02 aparecem como ICMS ST Valor e somam no total — o cliente paga R$ 84,42. Os R$ 100,50 aparecem como ICMS ST Base.

Quando o estado reduz a base

Vários estados reduzem a base de cálculo de certos produtos, principalmente os da cesta básica, para baixar a carga efetiva. Quando isso acontece, a redução entra nos dois lados: na base da ST e na base da sua própria operação.

Com uma redução de 61,11% sobre o mesmo exemplo, as bases caem para R$ 39,08 (ST) e R$ 31,27 (própria), e o imposto retido fica:

(39,08 − 31,27) × 20%            =   1,56   ICMS ST a reter

Esse é o ponto que mais gera dúvida: se você reduzir só a base da ST e esquecer a sua, o desconto do ICMS próprio sai maior que o imposto da cadeia e a conta fica negativa. O sistema bloqueia a nota nesse caso, com uma mensagem sobre o valor do ICMS de substituição tributária no item.

O que precisa estar cadastrado

Tudo isso vem da tributação. Em DF-e > Tributações, abra a tributação do produto e vá na aba ICMS.

No bloco ICMS:

Campo	O que informar
CST / CSOSN	O código do seu papel na operação (veja a tabela acima)
Alíquota %	A alíquota interna do ICMS no seu estado
Redução da base %	A redução da sua operação, se o estado tiver uma para esse produto

No bloco ICMS ST:

Campo	O que informar	De onde vem esse número
Modalidade base cálculo ST	4 - Margem Valor Agregado (%)	É a modalidade usada na quase totalidade dos casos
ICMS ST Alíquota	A alíquota interna do estado de destino	Legislação do estado de destino
Margem Valor Adici. (MVA)	A margem presumida do produto	Convênio ou protocolo entre os estados, por NCM/CEST
ICMS ST Redução da Base	A redução aplicada à base da ST, se houver	Legislação do estado de destino

Cuidado

A MVA e a alíquota da ST não vêm preenchidas nas tributações padrão do sistema, e isso é proposital: as duas dependem do produto e do acordo entre os estados envolvidos. Não existe um valor que sirva para todo mundo.

Para ter uma tributação com os seus números, selecione a tributação padrão na listagem e clique em Clonar — a cópia nasce como cadastro seu, você preenche a MVA e a alíquota, e ela passa a valer no lugar da padrão.

Onde encontrar a MVA do seu produto

A MVA é definida por produto, identificado pelo NCM e pelo CEST, e varia conforme o estado de origem e o de destino. Ela está publicada nos protocolos e convênios de ICMS e nos anexos da legislação de cada estado.

Em operações entre estados, é comum a legislação exigir a MVA ajustada, que é maior que a MVA original para compensar a diferença entre a alíquota interestadual e a interna do destino. Quando for o caso, informe a MVA já ajustada no cadastro.

Se você não tem certeza do número, confirme com a sua contabilidade antes de emitir: uma MVA errada gera imposto a menos ou a mais, e a correção depois da autorização é trabalhosa.

Emitindo a nota

Com a tributação preenchida, a nota se vira sozinha. Ao adicionar o produto, o item já recebe a MVA, a alíquota da ST, a redução e a modalidade que estão na tributação, e o cálculo roda ao salvar o item.

Você só mexe nos campos do item quando aquela venda for exceção — um MVA diferente do cadastrado, por exemplo. O que você digitar ali vale só para aquela nota e não volta para o cadastro.

O bloco ICMS ST só aparece nos CST e CSOSN que trabalham com substituição tributária. Se ele não estiver na tela, confira o CST escolhido.

Conferindo antes de transmitir

Depois de salvar o item, confira no próprio item:

• ICMS ST Base e ICMS ST Valor preenchidos
• Base Cálculo e Valor do ICMS zerados quando o CSOSN for 201 ou 202 — no Simples Nacional a nota não destaca o ICMS próprio, e esses campos ficarem em zero é o comportamento correto

E nos totais da nota:

• Base ICMS ST e Valor ICMS ST com a soma dos itens
• Valor total da nota incluindo o ICMS ST

Problemas comuns

“ICMS ST Base” e “ICMS ST Valor” continuam zerados depois de salvar A MVA está em branco na tributação ou no item. Sem margem não há preço presumido, e sem preço presumido não há base de ST.

A nota é recusada com mensagem sobre o valor do ICMS de substituição tributária no item O desconto do ICMS próprio ficou maior que o imposto da cadeia, o que costuma acontecer quando a redução da base foi informada só no bloco ICMS ST e não no bloco ICMS.

A nota é recusada dizendo que a alíquota do ICMS ST não foi informada A MVA está preenchida mas a alíquota da ST não. As duas precisam estar no cadastro: a margem estima o preço, a alíquota transforma esse preço em imposto.

O cliente reclama que a nota veio mais cara O ICMS ST soma no valor total da nota — é assim que o regime funciona, já que você está recolhendo um imposto que seria dele. O valor aparece destacado na DANFE, no campo Valor do ICMS Substituição.