Substituição Tributária (ICMS ST)

O que é substituição tributária

Normalmente cada empresa da cadeia recolhe o ICMS da sua própria venda: a indústria recolhe o dela, o atacado o dele, o varejo o dele.

Na substituição tributária o estado muda esse desenho para alguns produtos: uma empresa recolhe de uma vez o ICMS de toda a cadeia, inclusive o que as próximas ainda vão vender. É mais simples de fiscalizar: em vez de acompanhar milhares de mercearias, o estado acompanha algumas indústrias.

Quem recolhe por todo mundo é o substituto tributário. Quem compra dele recebe a mercadoria com o imposto já pago e, ao revender, não recolhe ICMS de novo: é o substituído.

Os produtos que entram nesse regime estão em convênios e protocolos entre os estados: bebidas, combustíveis, medicamentos, cosméticos, alguns alimentos, autopeças, entre outros. A lista muda de estado para estado, e é sempre a legislação do estado de destino que manda.

Nota

Substituição tributária é assunto do ICMS. Ela não altera PIS, COFINS, IPI, IBS nem CBS.

De que lado você está

Antes de cadastrar qualquer coisa, identifique o seu papel na operação: ele decide tudo.

Sua situação	O que acontece na nota	CST (regime normal)	CSOSN (Simples)
Você retém o imposto dos próximos (substituto)	A nota destaca a base e o valor da ST, e o valor entra no total	10 ou 70	201 ou 202
Você comprou com o imposto já retido e está revendendo (substituído)	A nota não destaca ICMS nem ST, porque já foi pago antes	60	500

Se você só revende mercadoria que já chegou com ST, o seu caso é a segunda linha: não há cálculo nenhum a fazer. Escolha a tributação de substituído e pronto.

Na listagem de tributações, o nome diz o papel:

Você quer	Procure por
Revender o que chegou com o imposto já pago (substituído)	ICMS ST já retido anteriormente (substituído)
Reter o imposto das próximas etapas (substituto)	Retenção do ICMS por substituição (substituto) ou Retenção do ICMS com permissão de crédito (substituto)

Escolher a de substituído quando é você quem retém faz a nota sair sem ICMS ST nenhum, porque essa tributação não calcula nada. É o engano mais comum.

O restante deste artigo é sobre a primeira linha, quando é você quem retém.

Retém só na venda para quem revende?

Quando o mesmo produto sai sem ST no balcão e com ST para quem revende, como a padaria que vende o pão no caixa e para supermercados, informe a tributação com retenção no campo Tributação na venda para revenda do produto ou da categoria. Veja Tributação na venda para revenda.

Como a conta funciona

O estado precisa cobrar hoje um imposto que só vai existir quando o seu cliente revender. Como ninguém sabe por quanto ele vai revender, a lei arbitra uma margem de lucro presumida para aquele produto: é o MVA (Margem de Valor Agregado).

A conta tem três passos:

1. Estimar o preço final. O seu valor de venda mais o MVA.

2. Calcular o ICMS de toda a cadeia sobre esse preço estimado.

3. Descontar o ICMS que já é seu nessa operação. O que sobra é o imposto das etapas seguintes. Esse é o valor que você retém e recolhe.

Com números, numa venda de R$ 80,40, MVA de 25% e alíquota interna de 20%:

80,40 × 1,25                     = 100,50   preço presumido de venda ao consumidor
100,50 × 20%                     =  20,10   ICMS de toda a cadeia
80,40 × 20%                      =  16,08   o ICMS que já é seu
20,10 − 16,08                    =   4,02   ICMS ST a reter

Na nota, esses R$ 4,02 aparecem como ICMS ST Valor e somam no total, então o cliente paga R$ 84,42. Os R$ 100,50 aparecem como ICMS ST Base.

Quando o estado reduz a base

Vários estados reduzem a base de cálculo de certos produtos, principalmente os da cesta básica, para baixar a carga efetiva. Quando isso acontece, a redução entra nos dois lados: na base da ST e na base da sua própria operação.

Com uma redução de 61,11% sobre o mesmo exemplo, as bases caem para R$ 39,08 (ST) e R$ 31,27 (própria), e o imposto retido fica:

(39,08 − 31,27) × 20%            =   1,56   ICMS ST a reter

Esse é o ponto que mais gera dúvida: se você reduzir só a base da ST e esquecer a sua, o desconto do ICMS próprio sai maior que o imposto da cadeia e a conta fica negativa. O sistema bloqueia a nota nesse caso, com uma mensagem sobre o valor do ICMS de substituição tributária no item.

O que precisa estar cadastrado

Tudo isso vem da tributação:

1. No menu lateral, clique em DF-e.
2. Clique em Tributações.
3. Abra a tributação do produto e vá na aba ICMS.

1. ICMS CST: o código do seu papel na operação.
2. ICMS Alíquota: a alíquota interna do ICMS no seu estado.
3. ICMS Redução da Base: a redução da sua operação, se houver.
4. Modalidade Base Cálculo ST: como a base da ST é formada.
5. ICMS ST Alíquota: a alíquota interna do estado de destino.
6. Margem Valor Adici. (MVA): a margem presumida do produto.
7. ICMS ST Redução da Base: a redução aplicada à base da ST, se houver.

No bloco ICMS:

Campo	O que informar
ICMS CST	O código do seu papel na operação, CST ou CSOSN (veja a tabela acima)
ICMS Alíquota	A alíquota interna do ICMS no seu estado
ICMS Redução da Base	A redução da sua operação, se o estado tiver uma para esse produto

No bloco ICMS ST:

Campo	O que informar	De onde vem esse número
Modalidade Base Cálculo ST	Margem Valor Agregado (%)	É a modalidade usada na quase totalidade dos casos
ICMS ST Alíquota	A alíquota interna do estado de destino. Nas tributações padrão ela já vem preenchida, na coluna Alíquota ST % da tabela por estado da aba ICMS	Legislação do estado de destino
Margem Valor Adici. (MVA)	A margem presumida do produto	Convênio ou protocolo entre os estados, por NCM/CEST
ICMS ST Redução da Base	A redução aplicada à base da ST, se houver	Legislação do estado de destino

Cuidado

A MVA não vem preenchida nas tributações padrão do sistema, e isso é proposital: ela depende do produto e do acordo entre os estados envolvidos. Não existe um valor que sirva para todo mundo, e um número chutado ali gera imposto errado numa nota que já foi autorizada.

A alíquota da ST é a alíquota interna do estado e já vem resolvida por estado nas tributações padrão, na tabela da aba ICMS.

Para ter uma tributação com os seus números, selecione a tributação padrão na listagem e clique em Clonar: a cópia nasce como cadastro seu, você preenche a MVA e a alíquota, e ela passa a valer no lugar da padrão.

Onde encontrar a MVA do seu produto

A MVA é definida por produto, identificado pelo NCM e pelo CEST, e varia conforme o estado de origem e o de destino. Ela está publicada nos protocolos e convênios de ICMS e nos anexos da legislação de cada estado.

Em operações entre estados, é comum a legislação exigir a MVA ajustada, que é maior que a MVA original para compensar a diferença entre a alíquota interestadual e a interna do destino. Quando for o caso, informe a MVA já ajustada no cadastro.

Se você não tem certeza do número, confirme com a sua contabilidade antes de emitir: uma MVA errada gera imposto a menos ou a mais, e a correção depois da autorização é trabalhosa.

Emitindo a nota

Com a tributação preenchida, a nota se vira sozinha. Ao adicionar o produto, o item já recebe a MVA, a alíquota da ST, a redução e a modalidade que estão na tributação, e o cálculo roda ao salvar o item.

Você só mexe nos campos do item quando aquela venda for exceção, como um MVA diferente do cadastrado. O que você digitar ali vale só para aquela nota e não volta para o cadastro.

O bloco ICMS ST só aparece nos CST e CSOSN que trabalham com substituição tributária. Se ele não estiver na tela, confira o CST escolhido.

Conferindo antes de transmitir

Depois de salvar o item, confira no próprio item:

• ICMS ST Base e ICMS ST Valor preenchidos
• Base Cálculo e Valor do ICMS zerados quando o CSOSN for 201 ou 202. No Simples Nacional a nota não destaca o ICMS próprio, e esses campos ficarem em zero é o comportamento correto

1. Modalidade base cálculo ST: vem da tributação.
2. ICMS ST Alíquota: vem da tributação.
3. MVA %: vem da tributação.
4. ICMS ST Redução da Base %: vem da tributação.
5. ICMS ST Base: o preço presumido de venda.
6. ICMS ST Valor: o imposto que você retém.
7. Base Cálculo: zerada no Simples Nacional com CSOSN 201 ou 202.
8. Valor: o ICMS próprio, zerado pelo mesmo motivo.

E nos totais da nota:

• ICMS ST BC e Valor ICMS ST com a soma dos itens
• Valor total da nota incluindo o ICMS ST

1. ICMS ST BC: a soma das bases de ST dos itens.
2. Valor ICMS ST: a soma do ICMS ST retido.
3. Valor Total: o total da nota, já com o ICMS ST.

Problemas comuns

“ICMS ST Base” e “ICMS ST Valor” continuam zerados depois de salvar A MVA está em branco na tributação ou no item. Sem margem não há preço presumido, e sem preço presumido não há base de ST.

A nota é recusada com mensagem sobre o valor do ICMS de substituição tributária no item O desconto do ICMS próprio ficou maior que o imposto da cadeia, o que costuma acontecer quando a redução da base foi informada só no bloco ICMS ST e não no bloco ICMS.

A nota é recusada dizendo que a alíquota do ICMS ST não foi informada A MVA está preenchida mas a alíquota da ST não. As duas precisam estar no cadastro: a margem estima o preço, a alíquota transforma esse preço em imposto. Nas tributações padrão a alíquota já vem resolvida por estado; numa tributação que você cadastrou do zero, informe a alíquota interna do estado de destino.

O cliente reclama que a nota veio mais cara O ICMS ST soma no valor total da nota: é assim que o regime funciona, já que você está recolhendo um imposto que seria dele. O valor aparece destacado na DANFE, no campo Valor do ICMS Substituição.