NF-e

A NF-e (modelo 55) é a nota fiscal eletrônica usada nas operações entre empresas e nas vendas com valor fiscal. Veja, no vídeo abaixo, a emissão completa; em seguida, o passo a passo detalhado de cada parte da nota.

Como realizar a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica?

1. No menu lateral, clique em DF-e (Documentos Fiscais Eletrônicos).
2. Clique em NF-e.

A tela de consulta mostra as notas já criadas, com a situação de cada uma (digitada, autorizada, cancelada ou rejeitada).

1. Consulta: busca a nota pelo número, série, chave, protocolo, nome do destinatário ou código do produto. O funil ao lado abre os filtros.
2. Incluir: abre uma nota nova.
3. Enviar NF: envia a nota selecionada para a SEFAZ autorizar. Só fica ativo em nota digitada.
4. Imprimir: imprime o DANFE da nota selecionada.
5. Cancelar NF-e: cancela a nota selecionada, quando ela já está autorizada.
6. Opções: reúne as outras ações da nota, como enviar por e-mail ou WhatsApp, baixar o XML e gerar a devolução.
7. Situação: mostra em que ponto a nota está (Digitada, Autorizada, Cancelada…). A etiqueta HOM marca a nota emitida em homologação (teste).

Clique em Incluir para criar uma nota. Os campos em destaque vermelho são obrigatórios para a emissão.

Selecionando o destinatário

Em Dados do Destinatário, você pode digitar o CPF/CNPJ (o sistema já traz os dados automaticamente) ou clicar na lupa para buscar pela listagem de pessoas. Ao selecionar o registro, o sistema preenche as informações necessárias para a nota ser autorizada:

• CNPJ;
• Destinatário (nome/razão social);
• Inscrição Estadual (I.E.);
• Endereço completo (CEP, bairro, rua, número, cidade, código da cidade e UF);
• E-mail;
• Telefone.

1. Pessoa: o destinatário da nota. Escreva o nome para buscar ou use a lupa.
2. CNPJ (ou CPF): o documento do destinatário, preenchido ao escolher a pessoa.
3. Situação da IE: diz se o destinatário tem inscrição estadual.
4. Exibir dados adicionais: mostra o endereço, o e-mail e o telefone do destinatário.
5. Consumidor final: diz se quem compra vai usar a mercadoria ou revender.
6. IBS/CBS Habilitado: liga o destaque do IBS e da CBS na nota.
7. Tipo de operação: Saída ou Entrada.
8. Natureza de operação: o motivo da operação, como VENDA.
9. Valor Total: soma dos itens, calculada pelo sistema.

O endereço, o e-mail e o telefone ficam recolhidos: ligue Exibir dados adicionais para conferir ou alterar. Em Situação da IE, escolha Sem inscrição (não contribuinte), Com inscrição estadual (e informe o número em Inscrição Estadual) ou Isento de inscrição, este só quando a SEFAZ do estado cadastra a empresa assim.

Dados da nota

• Situação da nota (preenchimento automático);
• Série e Número (aparecem quando a nota já tem numeração);
• Tipo de operação (Saída ou Entrada). Ao trocar, o CFOP e o CST de IPI dos itens são ajustados ao salvar;
• Natureza de operação, escolhida na lista de naturezas cadastradas (por exemplo, VENDA, TRANSFERENCIA, REMESSA, GARANTIA ou DEVOLUCAO);
• Valor total (calculado automaticamente pelo sistema).

Consumidor final

No quadro Dados da Nota, a marcação Consumidor final diz se quem compra vai usar a mercadoria ou revender.

• Ela vem desmarcada sozinha quando o destinatário tem Inscrição Estadual, e marcada quando não tem. Você pode mudar quando precisar.
• Desmarque na venda para quem revende a mercadoria: os produtos passam a usar a tributação na venda para revenda, quando ela estiver cadastrada.
• Deixe marcada quando o cliente vai consumir a mercadoria, mesmo que seja uma empresa.
• Cliente sem Inscrição Estadual (não contribuinte) só recebe nota de consumidor final: com a marcação desmarcada, a SEFAZ recusa a nota (rejeição 696).

Cuidado

Ao salvar a nota depois de marcar ou desmarcar Consumidor final, o sistema refaz o CFOP e os impostos de todos os itens conforme o cadastro. Se você tinha alterado o CFOP ou a CST de algum item à mão, essa alteração se perde: confira os itens e refaça o ajuste.

Produtos (inserir produtos na nota)

A busca do produto pode ser feita pela descrição ou pelo código do item. Em seguida, informe o CFOP (Código Fiscal de Operação), que indica a finalidade da nota, a quantidade desejada e adicione o item. Repita o processo para quantos itens a nota tiver.

1. Consulta produto: digite a descrição ou o código e tecle Enter, ou use a lupa.
2. CFOP: o código da operação do item.
3. Quantidade: quantas unidades vão na nota.
4. Valor Unitário: já vem do cadastro do produto e pode ser ajustado.
5. Botão +: adiciona o item à nota.
6. Abrir item: o ícone no começo da linha abre o item para conferir ou ajustar os dados fiscais.

Ao adicionar o produto, o sistema já preenche automaticamente a tributação geral do item (como CST e NCM) e já está adequado à reforma tributária, com IBS e CBS. Ou seja, só com o destinatário e o produto, a nota já pode ser emitida.

Informações dentro do item da nota

Dentro de cada item inserido no corpo da nota é possível ajustar diversas informações, como os dados fiscais daquele item específico (abas ICMS, IPI, PIS, COFINS, IBS e CBS, IS, Tributos Aproximados e Combustível), alterar o NCM e inserir desconto por item.

1. CFOP: o código fiscal da operação deste item.
2. NCM: a classificação fiscal do produto.
3. Quantidade: as unidades do item.
4. Valor Unitário: o preço de cada unidade.
5. Desconto R$: desconto em valor, só para este item.
6. Desconto %: o mesmo desconto, em percentual.

Mais abaixo, no mesmo item, ficam as abas dos impostos.

1. Abas de impostos: ICMS, IPI, PIS, COFINS, IBS e CBS, IS, Tributos Aproximados e Combustível. Cada uma mostra o cálculo daquele imposto no item.
2. Quadro do imposto: os campos da aba escolhida (na aba ICMS: CST, Origem, Modalidade base cálculo, Alíquota % e Valor).

Quando o destinatário confere a nota pelo número do pedido, informe no item o Nº do pedido e o Item do pedido. Na nota gerada a partir de um pedido de venda, esses dois campos já vêm preenchidos (veja Número do pedido em cada item da nota).

Transporte (opcional)

A aba Transporte tem duas partes: Geral e Volumes.

Geral

1. Mod. Frete: quem paga o frete. Se for Sem Frete (valor padrão), não há transportador a informar.
2. Nome Transportador: busque o transportador pela lupa. Os dados dele (CPF/CNPJ, Inscrição Estadual e endereço) vêm junto.
3. Placa: a placa do veículo, com a UF do Veículo e o RNTC.
4. Peso: o peso líquido e o peso bruto aparecem aqui somente para conferência.
5. Volumes: abre a lista de volumes da nota.

Se o frete for por Emissor, Destinatário ou Terceiros, preencha o transportador e o veículo. Os pesos são calculados automaticamente somando o peso de cada item da nota multiplicado pela quantidade, a partir do cadastro dos produtos.

Volumes

A nota fiscal aceita vários volumes, e cada um vira uma linha nesta lista. Use quando a mercadoria vai em mais de um pacote (por exemplo, duas caixas e um pallet no mesmo transporte). Para cada volume informe quantidade, espécie, marca, numeração, peso líquido e peso bruto.

Nota

Ao adicionar o primeiro volume, os pesos já vêm preenchidos com o peso calculado da nota. Se a carga for em mais de um volume, ajuste o peso de cada linha para dividir o total entre eles.

Preencher volumes é opcional. Deixando a lista vazia, a nota é emitida com um único volume, montado automaticamente com o peso calculado dos itens, que é o que acontece na maioria das notas. Esse volume automático fica gravado na nota e acompanha o peso caso os itens mudem depois.

Os volumes não dependem do modo de frete: mesmo em Sem Frete a mercadoria continua tendo peso, e a fiscalização de trânsito confere essa informação no documento.

Cuidado

Os volumes só podem ser alterados enquanto a nota ainda não foi autorizada. Depois de autorizada, cancelada, denegada ou inutilizada, a lista fica bloqueada, porque os volumes fazem parte do documento que já foi transmitido, e mudá-los deixaria a nota do sistema diferente da que vale na SEFAZ.

No DANFE impresso, o quadro Transportador / Volumes Transportados tem uma linha só. Havendo mais de um volume, as quantidades e os pesos aparecem somados, e espécie, marca e numeração aparecem separadas por vírgula.

Referência

Na aba Referências você indica a qual nota esta se refere, o que é útil quando ela é de devolução ou reimpressão de venda. Digite a Chave de acesso (44 dígitos) da nota referenciada e clique em Adicionar; repita para incluir mais de uma. A lista mostra o documento, a emissão, o emitente, o total e a chave de cada nota, e clicar na linha abre o Documento referenciado. A nota precisa estar salva antes de informar as referências.

1. Referências: a aba dos documentos referenciados.
2. Lista de documentos: cada nota referenciada, com o documento, a emissão, o emitente, o total e a chave.
3. Chave de acesso: digite os 44 dígitos da nota referenciada.
4. Adicionar: inclui a chave na lista.

Duplicata

A aba Duplicatas traz as informações quando o pagamento da nota é feito por boleto ou crediário, que podem ser controlados externamente (outro sistema) ou pelo próprio módulo Financeiro do sistema.

Totais da nota

A aba Totais reúne os valores da nota: subtotal; outras despesas; frete; seguro; bases e valores de ICMS, ICMS ST, ICMS interestadual e FCP; PIS; COFINS; IPI; valor e percentual de desconto; valor total e total pago.

1. Subtotais e Rateio: subtotal, outras despesas, frete e seguro.
2. ICMS: bases e valores do ICMS, do ICMS ST e do ICMS interestadual.
3. PIS / COFINS / IPI: os valores desses impostos e o total de tributos.
4. IBS / CBS: base e valores do IBS, da CBS e do IS.
5. Desconto e Total: o desconto da nota, o valor total e o total pago.

Os campos não editáveis são calculados automaticamente pelo sistema. Apenas Outras Despesas, Frete, Seguro e Desconto (valor e percentual) podem ser informados manualmente.

Pagamentos

Aqui ficam registrados os detalhes do pagamento da NF-e. Se você não especificar, o sistema usa a forma de pagamento Dinheiro como padrão.

Outras informações

Na aba Outras informações estão: ambiente (Produção ou Homologação); forma de emissão (Normal ou Contingência); Finalidade de emissão (Normal, Complementar, Ajuste, Devolução, Nota de crédito ou Nota de débito); data/hora de emissão e de saída; protocolo e prazo para cancelamento; e o campo Observação para informações adicionais. A série e o tipo de operação ficam no quadro Dados da Nota.

1. Configurações: o Ambiente (Produção ou Homologação) e a Forma de emissão (Normal ou Contingência).
2. Finalidade de emissão: Normal, Complementar, Ajuste, Devolução, Nota de crédito ou Nota de débito.
3. Datas e Protocolo: a Data/Hora Emissão, a Data/Hora Saída e o Protocolo Autorização, que a SEFAZ devolve ao autorizar.
4. Observação: texto livre que sai nas informações adicionais da nota.

Enviar e autorizar a nota

Depois de preencher as informações, clique em Enviar NF. O sistema se comunica com a SEFAZ, que autoriza (ou não) o uso da NF-e. Estando autorizada, a nota aparece na listagem com a situação Autorizada, e o DANFE já é exibido automaticamente.

Se a nota ficar Rejeitada, abra o registro e confira a mensagem da SEFAZ na aba Rejeições. Lá, o botão Explicar com IA traduz o código e a mensagem em linguagem simples e sugere o próximo passo (quando o usuário tem essa permissão). Para combustível, a rejeição 660 costuma indicar Código ANP ausente no produto (veja Rejeição 660).

Cancelar uma nota

Para cancelar, selecione a nota autorizada, clique em Cancelar NF-e, informe o motivo e confirme. A nota passa para a situação Cancelada.

Enviar a nota por e-mail ou WhatsApp

Quando a nota é autorizada e o destinatário tem e-mail na nota, o sistema já envia a nota automaticamente para esse e-mail. Você também pode enviar qualquer nota autorizada, a qualquer momento: selecione a nota, clique em Opções e escolha Enviar por e-mail/Whatsapp (veja Enviar PDF e XML por e-mail ou WhatsApp).

O menu Opções também tem Recupera Protocolo, Gerar NF-e de devolução, Adicionar notas à devolução, Download XML e Ver Notas Vinculadas. A carta de correção de uma nota autorizada pode ser emitida na aba CC-e da própria nota (veja CC-e), e a aba Eventos lista os eventos registrados na SEFAZ.

1. Recupera Protocolo: consulta na SEFAZ o protocolo de autorização da nota, quando ele não voltou para o sistema.
2. Enviar por e-mail/Whatsapp: manda o PDF e o XML da nota ao cliente.
3. Gerar NF-e de devolução: cria a nota de devolução a partir da selecionada.
4. Adicionar notas à devolução: junta outras notas numa devolução que ainda está em digitação.
5. Download XML: baixa o XML da nota.
6. Ver Notas Vinculadas: mostra as notas ligadas a esta (devolução, reimpressão de venda).

O cliente recebe um e-mail com os dados da nota (número e chave de acesso) e um link para baixar o PDF e o XML: