Ordem de Serviço

A Ordem de Serviço registra um serviço prestado ao cliente, com os dados do objeto recebido (equipamento, veículo, armação de óculos, etc.), o que será feito, os produtos utilizados, o valor cobrado e, se precisar, arquivos anexos (fotos, manuais, laudos).

Quando usar?

Use a OS quando sua empresa:

• Conserta ou faz manutenção de equipamentos
• Presta serviços em veículos (oficina mecânica)
• Atende clientes em ótica (óculos, lentes)
• Realiza qualquer serviço que envolve um objeto do cliente

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Vendas.
2. Clique em Ordem de Serviços.

A listagem mostra as ordens de serviço:

1. Consulta por Número, Nome, Cpf/Cnpj, Nome ou Código do Produto: campo de busca. O funil ao lado abre os filtros, como Responsável Técnico.
2. Incluir: cria uma OS nova.
3. Pagamento: registra o recebimento da OS selecionada.
4. Opções: reúne as demais ações, como gerar nota e imprimir documentos.
5. Responsável Técnico: o técnico responsável por cada ordem.

Como criar uma OS

1. Clique em Incluir

2. No card Cliente e Responsáveis, preencha:

   • Cliente: quem está trazendo o objeto para serviço
   • Vendedor: responsável pelo atendimento
   • Responsável Técnico: o técnico responsável pela ordem como um todo (veja abaixo)

3. Na aba Dados do Equipamento (ou Dados do Veículo, em oficina de veículos), informe:

   • Nº Série / Identificador: identificação única do objeto. Em assistência técnica o campo se chama IMEI / Nº Série; em oficina de veículos e de motos, Placa (com Km, e Chassi em veículos)
   • Tipo Equipamento (ou Tipo de Veículo / Tipo de Moto): categoria do item (ex.: Notebook, Carro)
   • Marca/Fabricante: marca do objeto
   • Modelo: modelo específico
   • Defeito Reclamado e Acessórios: o que o cliente relatou e o que veio junto com o objeto

1. Cliente: quem está trazendo o objeto.
2. Vendedor: responsável pelo atendimento.
3. Responsável Técnico: o técnico responsável pela ordem como um todo.
4. Abas: Dados do Equipamento, Produtos, Serviços, Parecer Técnico, Garantia e Terceiros, Pagamentos e outras.
5. Nº Série / Identificador: identificação única do objeto. O relógio ao lado mostra o histórico dele.
6. Defeito Reclamado e Acessórios: o que o cliente relatou e o que veio junto com o objeto.

Abaixo do número de série ficam Tipo Equipamento, Marca/Fabricante e Modelo.

4. Na aba Produtos, adicione as peças e materiais utilizados:

   • Busque pelo nome ou código
   • Informe a quantidade

5. Na aba Serviços, adicione os serviços que serão realizados:

   • Busque pelo nome do serviço
   • Informe o valor

   Na mesma aba, Observações internas guarda as anotações da equipe, que não saem nos documentos entregues ao cliente.

1. Consulta Serviço: localiza o serviço pelo nome.

2. Responsável pelo serviço: o técnico que executa. Em branco, vale o Responsável Técnico da ordem.

3. Quantidade, Valor Unitário e Total: os dados do serviço que vai entrar.

4. Grade de serviços: os serviços já lançados, com o responsável de cada um.

5. Observações internas: anotações da equipe, que não saem nos documentos do cliente.

6. Se precisar, use as abas Parecer Técnico (o laudo do técnico) e Garantia e Terceiros (Garantia de fábrica, Nota fiscal de entrada / remessa e Serviço enviado para terceiros).

1. Garantia de fábrica: para o reparo coberto pela garantia do fabricante. Informe o Fábrica / Garantidor, a Senha do garantidor e os dados da compra.
2. Nota fiscal de entrada / remessa: a nota que acompanhou o equipamento na chegada.

Abaixo deles fica o quadro Serviço enviado para terceiros, para acompanhar a OS aberta no parceiro ou no fabricante.

7. Clique em Salvar

Responsável Técnico

Quando a ordem inteira é executada pela mesma pessoa, não é preciso repetir o nome dela em cada serviço. Basta preencher o Responsável Técnico no card Cliente e Responsáveis, no topo da ordem, logo abaixo de Cliente e Vendedor: os serviços lançados sem responsável próprio passam a usar esse nome automaticamente.

Como funciona na prática:

• Serviço lançado sem responsável: assume o Responsável Técnico da ordem.
• Serviço com responsável escolhido à mão: mantém quem você escolheu; o responsável da ordem não sobrescreve.
• Trocou o Responsável Técnico depois: ao salvar, o novo nome vale para os serviços que ainda estavam sem responsável. Os que já tinham um continuam como estavam.

Assim é possível ter uma ordem com um responsável geral e, ainda assim, apontar um técnico diferente em um serviço específico.

Filtrando por técnico

Na listagem, o filtro Responsável Técnico mostra as ordens daquela pessoa, tanto as em que ela é a responsável geral quanto aquelas em que ela aparece apenas em algum serviço.

Cada técnico vendo só as ordens dele

É possível fazer com que cada técnico enxergue na listagem apenas as ordens em que ele é o responsável, sem ver o trabalho dos colegas. Isso é configurado nas permissões do grupo, em Sistema > Segurança > Grupos, módulo Vendas / OS. O passo a passo está em Técnicos da Ordem de Serviço.

Tempo em aberto

A coluna Tempo em Aberto mostra há quanto tempo cada ordem está em andamento, contando desde a abertura. Enquanto a OS está Pendente, o tempo aparece em destaque e continua correndo; quando ela é Fechada (ou cancelada), o valor congela e passa a mostrar quanto tempo o atendimento levou do começo ao fim.

O mesmo dado aparece dentro da ordem aberta, na área de informações, como Em aberto há ou Tempo até o fechamento.

Serve para acompanhar o que está parado há muito tempo na oficina e para medir o prazo médio de atendimento.

Anexando arquivos à OS

Na OS aberta, a aba Fotos e Arquivos guarda documentos do atendimento, por exemplo fotos do equipamento, laudo, manual, orçamento assinado ou croqui.

Salve a OS antes

É preciso salvar a ordem de serviço pelo menos uma vez para liberar o envio de anexos. Em OS nova, ainda sem número, o envio só funciona depois do primeiro Salvar.

Como enviar

1. Abra a OS e vá na aba Fotos e Arquivos.
2. Clique em Selecionar arquivo ou arraste o arquivo para a área indicada.
3. Confira a lista de Arquivos selecionados e clique em Enviar Arquivos.

Cada anexo mostra nome, tamanho, tipo, data e hora do envio, quem enviou e quantas vezes o arquivo já foi baixado.

Baixar, copiar link e excluir

• Baixar: baixa o arquivo no computador.
• Copiar link: copia o link público do arquivo.
• Excluir: remove o anexo da OS e do armazenamento.

Limites

• Até 30 arquivos por ordem de serviço.
• O tamanho máximo de cada arquivo e o espaço total da organização dependem do plano contratado. Se o envio for recusado, a mensagem na tela explica o motivo.

Os arquivos da OS também aparecem no Gerenciador de Arquivos (Sistema > Arquivos).

Realizando o pagamento

Com a OS aberta, clique em Pagamento para registrar o recebimento do cliente.

Na janela de pagamento, informe o valor nas formas de pagamento e clique em Finalizar Pagamento (ou pressione F12). É a mesma janela do pedido.

Situações da OS

Situação	Descrição
Pendente	OS criada, aguardando execução ou pagamento
Fechado	Serviço executado e pagamento recebido
Cancelado	OS cancelada

Histórico do objeto

O sistema mantém o histórico de todas as OS de um objeto. Ao informar o mesmo número de série (ou placa) em uma nova OS, o sistema preenche automaticamente o tipo, a marca e o modelo com base no atendimento anterior. O botão de relógio ao lado do campo abre o Histórico de OS deste equipamento.

Emitir nota fiscal a partir da OS

Após fechar a OS, você pode emitir a nota fiscal diretamente:

• NF-e: para venda de produtos (peças)
• NFS-e: para prestação de serviços

Na OS fechada, abra Opções > Gerar NF e escolha o tipo de nota (a NFS-e aparece quando a OS tem serviços).

Para faturar várias OS do mesmo cliente numa nota só, selecione-as na listagem, abra Opções e clique em Gerar NF dos selecionados. Os detalhes estão em Pedido, no trecho Uma nota para vários pedidos.

O menu Opções da OS

1. Operações externas: Gerar NF, Vincula NF e Gerar Devolução.
2. Ordem de serviço: Cancelar, Mandar para produção, Sincronizar pessoa e Recalcular comissão.
3. Envio e cobrança: Enviar por e-mail/WhatsApp e Enviar cobrança (link pagamento).
4. Documentos: Nota de recebimento, Orçamento da OS (com ou sem fotos), Requisição de peças e Termo de garantia.
5. Cliente: Abrir nova OS para este cliente, Copiar link de acompanhamento e QR code de acompanhamento.
6. Funções de Caixa: Abrir Caixa, Suprimento de Caixa, Sangria de Caixa e Fechamento de Caixa.

Imprimir a OS

Clique em Imprimir para gerar o documento da OS para entrega ao cliente ou para acompanhar a execução do serviço.

No menu Opções, grupo Documentos, há também a Nota de recebimento, o Orçamento da OS (com ou sem fotos), a Requisição de peças e o Termo de garantia. No grupo Cliente, Abrir nova OS para este cliente cria outra ordem já com o cliente, e Copiar link de acompanhamento e QR code de acompanhamento dão ao cliente um link para acompanhar a OS sem login. As demais opções são as mesmas do menu Opções do pedido.