Planos de Cobrança

O Plano de Cobrança é a regra da cobrança automática. Ele diz ao sistema qual documento cobrar (contrato, pedido, ordem de serviço ou locação), de quais clientes, quando e como agrupar. Todo dia o sistema percorre os planos ativos, encontra os documentos pendentes que cada um seleciona e envia o link de pagamento por e-mail, sem ninguém precisar clicar em “Cobrar”.

Toda empresa já começa com o PLANO PADRAO DE COBRANCA para contratos: a parcela é cobrada 10 dias antes do vencimento e a cobrança repete a cada 3 dias enquanto ela estiver pendente, até 6 vezes. Você pode ajustar esse plano, desativá-lo ou criar outros.

Cada cobrança enviada fica registrada em Vendas > Cobranças > Cobranças Enviadas, com a coluna Disparo dizendo se saiu à mão ou pelo plano.

Como acessar

No menu lateral, acesse Vendas > Cobranças > Planos de Cobrança. A tela de listagem mostra todos os planos cadastrados, com o documento cobrado, o critério e a agenda de cada um.

Os planos fazem parte do Link de Pagamento: a cobrança automática envia o link para o cliente pagar, então o menu aparece para quem tem esse módulo e a permissão de planos de cobrança no perfil.

Criando um plano

1. Clique em Novo.
2. Informe o Nome do plano (ex.: “Fechamento mensal dos clientes do grupo Atacado”).
3. Escolha o Documento cobrado: Contrato, Pedido, Ordem de Serviço ou Locação. Cada plano cobra um tipo só.
4. Defina o Critério de seleção (veja abaixo).
5. Defina a Agenda (veja abaixo).
6. Clique em Salvar.

Critério de seleção

O critério é o que faz o plano encontrar os documentos sozinho. Você escolhe quem é selecionado e, com isso, quem recebe a cobrança:

• Cliente: o plano cobra os documentos cujo cliente está no grupo de pessoas escolhido (ou é a pessoa escolhida). A cobrança vai para o cliente.
• Vendedor: o plano cobra os documentos cujo vendedor está no grupo (ou é a pessoa escolhida), e a cobrança vai para o vendedor, com uma fatura em nome dele listando os pedidos dos clientes dele. É o caso de uma revenda que fecha o mês com o fornecedor.

Informe ou um grupo de pessoas ou uma pessoa específica, nunca os dois. Sem critério, o plano vale para todos os documentos pendentes do tipo escolhido (é o caso do plano padrão de contratos). Não existe escolha de plano dentro de cada pedido ou contrato; a aba Cobranças do documento mostra só o histórico e o botão para cobrar na hora.

Canais de envio

Marque por onde a cobrança sai: E-mail, WhatsApp ou os dois. Com os dois marcados, o cliente recebe pelos dois caminhos e o documento conta uma cobrança só.

• E-mail: escolha a integração de e-mail em Enviar e-mail usando. Sem escolha, o sistema usa a integração de e-mail conectada da empresa ou, se não houver, o envio nativo. Quem assina o e-mail é o remetente cadastrado na própria integração (em Integrações, no campo “E-mail do remetente”), porque ele precisa ser um endereço de um domínio verificado naquela conta. Para cobrar com outro endereço, conecte outra conta com esse endereço e escolha-a aqui.
• WhatsApp: só funciona com uma integração de WhatsApp conectada (API oficial ou por QR code), escolhida em Enviar WhatsApp usando. A mensagem vai para o telefone do cliente com um link de pagamento por documento.

Cobrança que não conseguiu sair (integração sem remetente, WhatsApp desconectado) fica registrada em Cobranças Enviadas com status Falha e o motivo, e é tentada de novo na próxima execução.

Agenda

Prazo relativo a cada documento

Cada documento é cobrado no seu próprio prazo: Dias para início da cobrança conta a partir do vencimento (no contrato) ou da criação (nos demais documentos); Intervalo em dias entre cobranças e Máximo de cobranças controlam os lembretes seguintes (máximo zero = sem limite, cobra enquanto estiver pendente). Em qualquer caso a cobrança automática para 3 meses depois do vencimento. Documentos do mesmo cliente que caem no mesmo dia vão juntos num e-mail só.

Dias fixos do mês

O plano fecha o ciclo nos dias marcados (por exemplo, dia 15 e Último dia). No fechamento, os documentos pendentes de cada cliente criados desde o fechamento anterior vão juntos numa cobrança só: o cliente recebe um único e-mail (ou mensagem) com todos eles e um botão de pagamento por documento. Os documentos não são alterados.

A exceção é a cobrança por Vendedor (revenda): como ela paga um valor único, os pendentes são consolidados numa fatura em nome dela. Nos demais casos a cobrança nunca remodela a venda.

Use Cobrar documentos a partir de para deixar de fora o que é anterior a uma data, por exemplo pendências antigas já acertadas por fora.

O que não é cobrado de novo

O sistema nunca cobra duas vezes o mesmo documento pelo plano. Se alguém já enviou a cobrança à mão pela tela de Cobranças, o documento sai do fechamento do mês, e no prazo relativo o próximo lembrete só sai depois do intervalo configurado. Documentos criados no próprio dia do fechamento entram no ciclo seguinte.

Dicas

• Um plano por situação: crie planos diferentes para grupos de clientes com prazos diferentes. Um documento entra em um plano só; se dois planos o selecionam, vale o mais antigo.
• Comece com “Cobrar documentos a partir de” ao ativar um plano em um cadastro antigo, para não cobrar pendências que já foram resolvidas fora do sistema.
• Acompanhe em Cobranças Enviadas, filtrando pelo disparo Automático, para conferir o que o plano mandou.