Comodato / Custódia

Visão Geral

O comodato é o empréstimo gratuito de um bem ao cliente. Não é venda nem locação paga: o valor do item vai a zero. O cliente fica com o bem e, depois, devolve.

A Custódia é o controle que rastreia onde cada bem está e em que estado.

Dois casos do dia a dia, que o sistema trata de formas diferentes:

• Equipamento identificado: uma máquina, um freezer, um aparelho. Cada unidade tem número de série e vira um registro de custódia próprio.
• Cedido por quantidade: vasilhame, engradado, botijão, palete. Não há número de série; o que se controla é quanto está com o cliente.

O comodato pode sair por pedido, contrato ou ordem de serviço. É uma decisão da operação, item a item, e não uma característica fixa do produto: o mesmo produto pode ser vendido para um cliente e cedido para outro.

Um exemplo do começo ao fim

A distribuidora vende um botijão de gás e cede o vasilhame, que precisa voltar. Tudo em um pedido só:

1. O produto VASILHAME está marcado como comodato no cadastro. Ao adicioná-lo ao pedido, ele já entra com valor zero e a marca COMODATO.
2. O GÁS GLP 13KG entra normalmente, com preço.
3. O pedido é fechado com o cliente informado. O total é só o do gás.
4. O vasilhame aparece na tela de Custódia, em nome do cliente, com origem Pedido.
5. Quando o cliente devolve, você registra a devolução e o vasilhame volta ao estoque.

1. Total: só o gás entra no total.
2. O gás, vendido normalmente, com preço.
3. O vasilhame, com valor zero.
4. A marca COMODATO ao lado do nome do item.

Como funciona, em resumo

1. No cadastro do produto, marque a opção Produto em Comodato.
2. Ao montar o pedido, contrato ou OS, adicione o produto: o item já entra marcado como comodato, e você pode desmarcar se for uma venda comum.
3. Ao fechar o documento, o sistema baixa o estoque, permite emitir a nota fiscal de remessa e cria o registro de custódia automaticamente.
4. Na tela de Custódia, você acompanha e executa as ações (devolver, marcar como perdido, substituir, imprimir o termo, etc.).

Marcando um Produto como Comodato

No cadastro do produto existe a opção Produto em Comodato. Ela fica na linha de marcadores, junto de Controle de Lote/Vencimento e Controle de Nº de Série.

1. Controle de Lote/Vencimento
2. Produto em Comodato
3. Controle de Nº de Série

Pontos importantes:

• A marca é uma sugestão: ela faz o item já entrar marcado como comodato na venda, mas quem decide é quem monta o documento.
• Se o produto tiver Controle de Nº de Série ligado, cada unidade cedida é identificada pelo número de série. Sem esse controle, o comodato é pela quantidade.
• A opção aparece apenas em produtos sem grade/variação (um produto simples, não um produto com cores ou tamanhos).

Adicionando Comodato em uma Venda

Ao adicionar o produto, o item aparece na lista com a marca COMODATO ao lado do nome:

1. O aviso Informe o cliente, acima da lista.
2. A marca COMODATO no item.

Os campos do item

Abrindo o item (clique no ícone à esquerda da linha), estes são os campos que importam no comodato:

1. Item em comodato
2. O aviso explicando o comodato.
3. Valor de Reposição
4. Quantidade e os valores zerados.

Campo	O que significa
Item em comodato	Liga e desliga o comodato neste item. Desmarque quando aquela venda for comum: o preço do produto volta e o item passa a somar no total.
Valor de Reposição	Valor de mercado do bem. Não é cobrado do cliente na venda, serve para cobrar a reposição em caso de perda ou dano, aparece na nota fiscal de remessa e no termo de responsabilidade.
Quantidade	Com número de série, é sempre 1 por item (cada unidade é única: para ceder três, adicione três itens). Sem número de série, informe a quantidade normalmente (12 engradados, por exemplo).
Valor Unitário, Subtotal, Total	Ficam zerados e travados: o comodato é gratuito e não entra no total do documento.

Nota

O Valor de Reposição é o único valor que você informa no comodato, e ele não soma no total da venda. Se estiver em branco, o sistema sugere o preço de venda do produto.

O cliente é obrigatório

A custódia existe para dizer quem está com o bem. Enquanto o cliente não for informado, um aviso aparece na aba de produtos, e o fechamento é bloqueado:

1. A mensagem do bloqueio.
2. OK: fecha a mensagem. O pagamento só segue depois de informar o cliente.

Sem cliente não há a quem cobrar a reposição, a quem emitir a nota fiscal nem quem assine o termo. O aviso aparece assim que você adiciona o item, mas não impede de continuar montando o pedido: o bloqueio acontece só no fechamento.

Venda e comodato no mesmo documento

Nada impede vender e ceder na mesma venda, como no exemplo do gás com o vasilhame. Nesse caso:

• O total do documento é só o da parte vendida;
• A forma de pagamento continua sendo exigida normalmente;
• Na nota fiscal, cada item sai com o seu próprio CFOP: o vendido com o CFOP de venda, o cedido com o de remessa em comodato.

O que acontece ao fechar

Quando você fecha o documento, o sistema:

• Baixa o estoque uma única vez;
• Cria automaticamente o registro de custódia com status Em Uso;
• Deixa a NF-e de remessa em comodato pronta para ser emitida.

As recorrências do contrato (as renovações automáticas) não criam nova custódia nem baixam o estoque de novo. O bem continua com o cliente, então não há nova remessa.

Pelo mesmo motivo, excluir ou cancelar uma renovação não devolve o bem ao estoque. Veja como devolver em Produto em comodato nas renovações.

A Tela de Custódia

Acesse pelo menu lateral:

1. Clique em Estoque.
2. Clique em Custódia.

O bem cedido continua sendo ativo da empresa, e é o estoque que o recebe de volta.

1. Busca: procure por documento, número de série, cliente, CPF/CNPJ ou produto.
2. Imprimir
3. Devolver
4. Marcar Perdido
5. Marcar Danificado
6. Substituir Equipamento
7. Opções
8. Origem e Nº Documento: de onde o bem saiu.
9. Status: o estado atual do bem.

Os botões de ação ficam ativos quando um registro está selecionado.

Busca: procure por documento, número de série, cliente, CPF/CNPJ ou produto.

Colunas da listagem:

Coluna	O que mostra
Nº Documento	Número do pedido, contrato ou OS que gerou o comodato.
Nº Custódia	Número do registro de custódia.
Status	Estado atual do bem (Em Uso, Devolvido, Perdido ou Danificado).
Nº Série	Número de série, quando o produto tem esse controle. Fica em branco no cedido por quantidade.
Produto	Nome do produto cedido.
Cliente	Cliente que está com o bem.
Saída	Data em que o bem saiu (início do comodato).
Devolução/Baixa	Data em que foi devolvido ou baixado, quando houver.
Valor Reposição	Valor de mercado do bem, usado para cobrança em caso de perda ou dano.
Origem	De onde o bem saiu: Pedido, Contrato ou Ordem de Serviço.

No detalhe do registro, quando o produto não tem número de série, no lugar dele aparece a quantidade cedida.

Ações sobre os Bens Cedidos

Selecione um registro na lista e use os botões da barra ou o menu Opções.

Devolver

1. Condição do equipamento na devolução: obrigatório.
2. Observações adicionais: opcional.
3. Confirmar Devolução

Use quando o cliente devolve o bem. O status passa para Devolvido, o sistema gera uma entrada no estoque e permite emitir a NF-e de retorno. Informe a Condição do equipamento na devolução (íntegro, com avaria, sem acessório): esse texto sai no termo de devolução. Confirme em Confirmar Devolução.

A devolução é registrada por inteiro: o registro sai de Em Uso de uma vez.

Reativar

Desfaz uma devolução feita por engano: o bem volta para o status Em Uso. Só funciona enquanto não houver NF-e de retorno emitida.

Marcar Perdido / Marcar Danificado

1. Motivo: obrigatório.
2. Valor a cobrar
3. Gerar contas a receber: opcional.
4. Confirmar Perda

Use quando o bem se perde ou é danificado. O status passa para Perdido ou Danificado. Essa ação não mexe no estoque (é uma baixa contábil). Informe o Motivo, que é obrigatório.

Você pode, de forma opcional:

• Marcar Gerar contas a receber para cobrar a reposição do cliente, no Valor a cobrar que você informar;
• Emitir a NF-e de perda depois, pelo botão Emitir NF de Perda.

A cobrança em caso de dano é opcional: você decide se vai cobrar ou não.

Substituir Equipamento

Troca o bem que está em uso por outro, mantendo o controle do comodato.

1. Equipamento Atual: o que será substituído.
2. Tipo de encerramento do equipamento atual
3. Motivo da substituição
4. Novo produto
5. Informar Série
6. Confirmar Substituição

No diálogo, informe:

• Tipo de encerramento do equipamento atual: Devolvido em bom estado, Danificado ou Perdido;
• Motivo da substituição (obrigatório);
• para Danificado ou Perdido, se quiser, Gerar contas a receber com o Valor a cobrar do cliente;
• o Novo produto e a série dele, pelo botão Informar Série.

Clique em Confirmar Substituição.

Emitir NF de Retorno e Emitir NF de Perda

Depois da devolução, o botão Emitir NF de Retorno gera a NF-e de retorno do comodato (CFOP 1909/2909). Depois de marcar como perdido ou danificado, o botão Emitir NF de Perda gera a NF-e de baixa por perda (CFOP 5927). Nos dois casos, escolha Apenas Gerar (sem autorizar), para conferir a nota antes de enviar, ou Gerar e Autorizar, para enviar direto à SEFAZ.

Termo de Responsabilidade

O termo é o documento que o cliente assina reconhecendo que recebeu o bem e que responde por ele. Selecione o registro na Custódia e clique em Imprimir.

O sistema escolhe o termo certo pelo status: Termo de Comodato (Em Uso), Termo de Devolução (Devolvido) ou Termo de Perda (Perdido ou Danificado).

O documento sai com:

• Cabeçalho da empresa: logotipo, razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, telefone e e-mail, além do número do documento de origem;
• Comodatário: nome, CPF/CNPJ, inscrição estadual ou RG, endereço e cidade do cliente, puxados do cadastro no momento da saída;
• Equipamentos em comodato: a lista dos bens, com número de série (quando houver) e valor de reposição de cada um, mais o valor total de reposição por extenso;
• Cláusulas: objeto e gratuidade, guarda e conservação, uso, restituição, perda/extravio/dano, inspeção e foro, com as referências ao Código Civil (arts. 579 a 585);
• Local, data e assinaturas do comodante e do comodatário.

Você pode incluir vários registros no mesmo termo, desde que sejam do mesmo cliente, mesmo documento de origem e mesmo status, útil quando o cliente leva várias unidades de uma vez.

Nota

As cláusulas dos três termos são personalizáveis em Sistema > Configuração, aba Contratos, card Cláusulas dos Termos de Custódia (Comodato). Deixando em branco, o sistema usa os textos padrão.

Documentos Fiscais

Momento	Documento	CFOP
Saída do bem (fechamento do documento)	NF-e de remessa em comodato	5908 / 6908
Devolução do bem	NF-e de retorno	1909 / 2909
Perda / dano do bem	NF-e de perda	5927

O CFOP de comodato é aplicado no item, e não na nota inteira. É isso que permite a nota com itens vendidos e itens cedidos: cada um sai com o seu CFOP, e o sistema escolhe entre a versão dentro do estado e a interestadual conforme o endereço do cliente. Quando todos os itens são comodato, a nota inteira é classificada como remessa e dispensa forma de pagamento.

Nota

Para emitir a NF-e de retorno ou de perda, a NF-e de remessa do documento de origem precisa ter sido emitida antes, pois é ela que a nota de retorno referencia.

Números de Série

Quando o produto tem Controle de Nº de Série, o número informado na venda precisa já existir em estoque. Para dar entrada, use Estoque > Movimentação de Estoque, tipo Entrada, e informe os números no botão Alterar Seriais: eles são cadastrados nesse momento. Se o bem já está fisicamente no estoque e falta só o registro, cadastre em Estoque > Controle de Série.

O mesmo número de série não pode estar em dois comodatos ativos ao mesmo tempo: o sistema avisa em qual documento e com qual cliente ele já está.

Permissões

O menu Custódia, em Estoque, aparece para quem tem o módulo de Contratos ativo. Não é preciso contratar nenhum módulo adicional: o controle de custódia acompanha os contratos.

As ações são controladas por permissões específicas: criar, alterar, excluir, consultar, devolver, reativar, baixar (marcar perdido/danificado), emitir NF-e e imprimir. Se você não está vendo o menu ou alguma ação, peça ao administrador do sistema para liberar a permissão no seu perfil.