Perguntas frequentes sobre Segurança
Reunimos aqui as dúvidas mais comuns de quem gerencia acessos, usuários e permissões do sistema.
Como adiciono um novo usuário ao sistema?
Seção intitulada “Como adiciono um novo usuário ao sistema?”Você envia um convite por e-mail. Acesse Sistema > Segurança > Usuários, clique em Convidar novo usuário, informe o Nome, o E-mail e o Grupo de acesso e clique em Enviar convite. O sistema dispara um e-mail com o link; ao aceitar, a pessoa já entra com as permissões do grupo escolhido.
Veja o passo a passo em Cadastro de Usuários.
O que significa a situação PENDENTE na lista de usuários?
Seção intitulada “O que significa a situação PENDENTE na lista de usuários?”Significa que o convite foi enviado, mas a pessoa ainda não aceitou. O usuário só passa a ter acesso depois de clicar no link recebido por e-mail e concluir o cadastro. Enquanto isso, ele continua com a situação PENDENTE na listagem.
Como controlo o que cada usuário pode acessar?
Seção intitulada “Como controlo o que cada usuário pode acessar?”Por meio de grupos de acesso. Você cria grupos (ex.: Vendedor, Financeiro, Estoque) e marca, na aba Permissões, o que cada grupo pode fazer. Todo usuário vinculado ao grupo herda essas permissões, e ao logar só vê o que o grupo libera.
Veja o passo a passo em Grupo de Acesso.
Um usuário pode estar em mais de um grupo?
Seção intitulada “Um usuário pode estar em mais de um grupo?”Não. Cada usuário participa de um grupo só, e as permissões dele são as desse grupo. O sistema recusa incluir num grupo quem já está em outro, e a mensagem informa em qual grupo a pessoa está hoje.
Para alguém que atua em vendas e no financeiro ao mesmo tempo, crie um grupo com as permissões das duas funções. Para mudar uma pessoa de grupo, abra o cadastro dela em Sistema > Segurança > Usuários e use o botão Alterar grupo. Detalhes em Grupo de Acesso.
Como faço para um vendedor ver apenas os próprios clientes e pedidos?
Seção intitulada “Como faço para um vendedor ver apenas os próprios clientes e pedidos?”Coloque o usuário no grupo VENDEDORES (ou em qualquer grupo sem as permissões de ver os registros de todos os vendedores, explicadas na pergunta abaixo). O sistema passa a mostrar para ele apenas os clientes vinculados a ele e os pedidos, orçamentos e OS em que ele é o vendedor responsável.
Veja a configuração completa em Vendedores.
Cadastrei o vendedor, mas ele não vê nenhum registro. O que houve?
Seção intitulada “Cadastrei o vendedor, mas ele não vê nenhum registro. O que houve?”Quase sempre falta o vínculo entre o usuário e o cadastro da pessoa. Em Cadastros Gerais > Pessoas, abra o cadastro do vendedor e, em “Outros dados”, preencha o campo Usuário com o login dele.
Para que serve a permissão “Ver registros de todos os vendedores”?
Seção intitulada “Para que serve a permissão “Ver registros de todos os vendedores”?”Ela define se o usuário enxerga os registros de todos os vendedores ou apenas os seus. Marcada, ele vê tudo (como o grupo Administrador); desmarcada, ele vê só os próprios. Cada tela tem a sua, com nome próprio:
- Pessoa: Ver registros de todos os vendedores
- Vendas/Pedido: Ver Todos os pedidos de vendedores
- Vendas/Orçamento: Ver todos os orçamentos de vendedores
- Vendas/OS: Ver Todas as OS de vendedores
Elas podem ser usadas em qualquer grupo, por exemplo, para dar visão total a um grupo de supervisores.
Entenda melhor em Vendedores.
Posso cadastrar mais de uma empresa (CNPJ) na mesma conta?
Seção intitulada “Posso cadastrar mais de uma empresa (CNPJ) na mesma conta?”Sim. Cada organização representa uma empresa com CNPJ próprio, com dados fiscais e endereço independentes, e você pode ter várias na mesma conta. Para cadastrar, abra o seletor de empresas, no alto da tela, e escolha Adicionar Nova Empresa. A opção aparece para quem tem permissão de alterar a configuração da empresa.
Como evito ter que escolher a empresa toda vez que faço login?
Seção intitulada “Como evito ter que escolher a empresa toda vez que faço login?”Defina uma organização como empresa padrão. Assim, ao entrar no sistema, ela já vem selecionada automaticamente e você não precisa escolher a empresa a cada acesso. No seletor de empresas, no alto da tela, clique na estrela ao lado da empresa ou escolha Definir empresa atual como padrão. A empresa padrão aparece com a estrela preenchida, também em Minhas Empresas.
O que é um token de acesso e para que serve?
Seção intitulada “O que é um token de acesso e para que serve?”É uma chave que permite que sistemas externos (como um e-commerce ou um parceiro) se conectem ao sistema para enviar e receber dados. Cada token é vinculado a um usuário e herda exatamente as permissões dele, então as integrações agem com o mesmo nível de acesso desse usuário.
Veja como gerar em Tokens de Acesso.
Como revogo o acesso de uma integração?
Seção intitulada “Como revogo o acesso de uma integração?”Desmarque o campo Ativo do token correspondente e salve. A partir daí, todas as integrações que usam aquele token deixam de funcionar imediatamente.
O que é a verificação em duas etapas e como ativo?
Seção intitulada “O que é a verificação em duas etapas e como ativo?”É uma camada extra de segurança: com ela ligada, ao entrar de um dispositivo novo o sistema exige um código enviado por e-mail. Para ativar na sua conta, clique no seu avatar (canto inferior esquerdo) para abrir o Perfil, vá à seção Segurança e ligue a opção Verificação em duas etapas. O aparelho que você está usando no momento já fica autorizado.
Veja tudo em Verificação em Duas Etapas.
Por que o sistema pediu um código ao entrar de um computador novo?
Seção intitulada “Por que o sistema pediu um código ao entrar de um computador novo?”Porque a verificação em duas etapas está ativada e aquele dispositivo ainda não foi reconhecido. Digite o código recebido por e-mail e clique em Autorizar dispositivo; depois disso, os próximos acessos daquele aparelho não pedem mais o código.
Não recebi o código de verificação por e-mail. O que faço?
Seção intitulada “Não recebi o código de verificação por e-mail. O que faço?”Use a opção Reenviar código, disponível na própria tela de login após alguns segundos, e confira a caixa de spam. O código expira em 10 minutos e, após várias tentativas incorretas, é bloqueado por segurança. Nesses casos, basta solicitar um novo.
Errei a senha várias vezes e o login foi bloqueado. O que faço?
Seção intitulada “Errei a senha várias vezes e o login foi bloqueado. O que faço?”O bloqueio protege a conta contra quem tenta adivinhar a senha e dura alguns minutos. Para não esperar, redefina a senha pelo Esqueci a senha, na tela de login: ao salvar a senha nova, o login é liberado na hora. Também dá para pedir ao suporte da sua revenda, que consegue desbloquear o seu usuário.
Apareceu uma verificação de segurança (captcha) na tela de login. Por quê?
Seção intitulada “Apareceu uma verificação de segurança (captcha) na tela de login. Por quê?”Depois de algumas tentativas de login erradas vindas da mesma conexão de internet, em qualquer usuário, a tela passa a pedir a verificação de segurança antes de tentar de novo. Basta aguardar a caixa de verificação concluir e clicar em Entrar. Se as tentativas continuarem, a conexão fica bloqueada por alguns minutos para todos os logins, mesmo com a verificação concluída. Quem acerta a senha de primeira nunca vê a verificação.
Por que o cadastro recusou meu e-mail ou meu CNPJ?
Seção intitulada “Por que o cadastro recusou meu e-mail ou meu CNPJ?”A empresa só é criada depois que você confirma o código recebido por e-mail: até lá, existe apenas o seu usuário aguardando confirmação. Na criação da conta, o sistema não aceita e-mail de serviços temporários ou descartáveis: informe um e-mail permanente, porque é por ele que você confirma o cadastro e recupera a senha. Também não é possível abrir uma segunda conta para um CNPJ que ganhou empresa nos últimos 30 dias. Se a conta é sua e você perdeu o acesso, use o Esqueci a senha na tela de login ou fale com o suporte. Há ainda um limite de contas criadas a partir da mesma conexão por hora. O código de confirmação enviado por e-mail tem 6 dígitos e, depois de alguns erros, fica travado por alguns minutos; o reenvio também é limitado por hora.
Como administrador, posso exigir a verificação em duas etapas de outro usuário?
Seção intitulada “Como administrador, posso exigir a verificação em duas etapas de outro usuário?”Sim. Quem tem permissão para administrar usuários pode ativar a verificação de outra pessoa. Acesse Sistema > Segurança > Usuários, abra o usuário desejado e, na seção Segurança da coluna lateral, ligue a opção Verificação em duas etapas. No próximo acesso a partir de um dispositivo não reconhecido, esse usuário passará a precisar confirmar o login por e-mail.
Veja mais em Verificação em Duas Etapas.
Como descubro quem criou, alterou ou excluiu um registro?
Seção intitulada “Como descubro quem criou, alterou ou excluiu um registro?”Na tela de Auditoria, que registra automaticamente todas as operações do sistema. Ela mostra quem fez o quê, quando, de onde (IP e origem) e em qual módulo. Use os filtros por data, usuário ou operação (Inclusão, Alteração, Exclusão, Consulta e outras) para chegar rápido ao que procura.
Veja como consultar em Auditoria.
É possível apagar ou editar os registros de auditoria?
Seção intitulada “É possível apagar ou editar os registros de auditoria?”Não. A auditoria é somente leitura: ninguém pode incluir, editar ou excluir esses registros manualmente. Isso garante a rastreabilidade e a confiabilidade do histórico de ações. Saiba mais em Auditoria.