Controle de Série

O controle de número de série permite acompanhar cada unidade de um produto individualmente, identificada por um número único. É útil para produtos como eletrônicos, equipamentos e itens com garantia, em que você precisa saber exatamente qual unidade entrou, está em estoque ou foi vendida — e para qual cliente.

Como ativar em um produto

O controle por série funciona produto a produto:

1. Abra o cadastro do produto (em Estoque > Produtos).
2. Marque a opção Controle de número de série.
3. Salve.

A partir daí, o sistema passa a exigir os números de série desse produto nas movimentações.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Estoque > Controle de Série.
2. A tela lista todos os números de série cadastrados, com filtros por produto, estoque, fornecedor, origem, destino e situação.

A consulta também encontra a unidade pelo sub-número de série de uma peça.

Campos do número de série

Campo	Descrição
Número de Série	Código único que identifica a unidade. Obrigatório. Não aceita espaços.
Produto	Produto ao qual o número de série pertence.
Estoque	Estoque (depósito) onde a unidade está.
Fornecedor	Fornecedor de origem da unidade (opcional).
Status	Situação atual da unidade (ver tabela abaixo).
Origem	Documento da última movimentação (pedido, custódia, entrada). Preenchido automaticamente.
Nº da Origem	Número desse documento.
Destino	Cliente ou pessoa para quem a unidade saiu.
Motivo do bloqueio	Justificativa quando a unidade está bloqueada.
Data de entrada	Quando a unidade entrou no estoque.
Data de saída	Quando a unidade saiu (por venda, por exemplo).
Sub-números de série	Peças ou subequipamentos com número próprio (descrição + número).
Observações	Informações adicionais sobre a unidade.

Origem e Destino aparecem depois de uma movimentação. Não é preciso preencher à mão.

Sub-números de série

Use quando o equipamento tem peças com número próprio (câmera, fonte, módulo).

1. Clique em Adicionar.
2. Informe a descrição da peça e o número de série.
3. Salve. A peça aparece como etiqueta; clique nela para editar.

A consulta encontra a unidade tanto pelo número principal quanto pelo da peça.

Alterar o número de série

Quando o número foi cadastrado errado (por exemplo, o número da caixa no lugar do número gravado no aparelho), abra o registro e clique em Alterar série:

1. Informe a nova série e o motivo da alteração (ex.: “etiqueta da caixa divergente”).
2. Clique em Aplicar. A alteração já é salva.

A série anterior fica guardada como sub-número (descrição “Série anterior”), e o motivo fica registrado nas Observações, com a data e as duas séries. Assim, quem procurar pela série antiga (a que está em um documento já emitido, por exemplo) continua encontrando a unidade e vê por que ela mudou. O sistema não aceita uma série que já exista no mesmo produto.

Alterar, excluir ou incluir número de série não altera o saldo do produto. O saldo é corrigido à parte, pelo ajuste de estoque.

Número que já saiu em NF-e autorizada

A nota não impede a correção. O número de série vai nas informações adicionais do produto, que podem ser corrigidas por Carta de Correção (CC-e), dentro do prazo aceito pela SEFAZ:

1. Emita a CC-e na NF-e informando o número de série correto.
2. No cadastro da série, use Alterar série, informando a série correta e o motivo (ex.: “etiqueta da caixa divergente, CC-e de 29/09”).

O pedido já fechado continua com o número da época, igual ao da nota original; o histórico fica no sub-número e nas Observações. Pedidos ainda pendentes e o equipamento em comodato com o cliente (Custódia) passam a mostrar o número novo automaticamente. Não exclua e cadastre de novo um número que já foi vendido: isso perde a situação, a origem e o destino da unidade.

Situações (status)

Status	Significado
Disponível	A unidade está em estoque e pode ser vendida.
Vendido	A unidade já foi vendida e saiu do estoque.
Bloqueado	A unidade está reservada ou impedida de venda (informe o motivo).
Em Comodato	A unidade foi cedida temporariamente e ainda não voltou.
Perdido	A unidade foi extraviada.
Danificado	A unidade está avariada.

Na venda

Quando você vende um produto configurado com controle por série, o sistema abre uma janela pedindo que você informe os números de série correspondentes à quantidade vendida. Assim, cada unidade vendida fica vinculada à venda e ao cliente, e o número de série passa para a situação Vendido.

A ficha da unidade passa a mostrar de qual documento ela saiu (Origem) e para quem (Destino).

Se a quantidade do pedido for maior do que os números de série informados, o sistema avisa para que a baixa fique correta.

Trocar o número de série de um item do pedido

Enquanto o pedido não está fechado ou cancelado, dá para trocar o número de série de um item sem excluí-lo:

1. Abra o item do pedido e, em Números de Série, clique em Alterar.
2. A janela abre com os números que já estão no item. Remova o que vai sair e informe o novo.
3. Clique em Confirmar.

O número removido volta para o estoque como Disponível, o novo passa para Vendido e os números que você não mexeu continuam no item. A quantidade e o saldo do produto não mudam.

Aumentar ou diminuir a quantidade do item

Primeiro altere a Quantidade do item e depois clique em Alterar, em Números de Série:

• Ao aumentar, os números que já estão no item aparecem na janela. Informe só os números das unidades novas.
• Ao diminuir, remova na janela os números das unidades que saíram do pedido. O botão Confirmar só libera quando sobrarem números para a nova quantidade.

O item nunca fica com mais números de série do que a quantidade: se você reduzir a quantidade e salvar sem remover os números, o sistema recusa a alteração.

Se o produto tem número de série disponível no estoque, o aumento de quantidade exige o número da unidade nova. A unidade só sai sem número quando não existe número disponível para ela.

Se o número informado não puder sair (já vendido, bloqueado ou de outro produto), o sistema recusa e nada é alterado no pedido nem no estoque.