Integração SMTP (e-mail próprio)

A integração SMTP conecta o servidor de e-mail da sua própria empresa (do seu provedor de hospedagem, Google Workspace, Microsoft 365, etc.) ao sistema. A partir daí, os e-mails enviados pelo sistema, como o envio de pedidos e de notas fiscais, saem pela sua conta, e não por um remetente genérico da plataforma.

Por que usar o seu próprio SMTP

Configurar o SMTP próprio traz vantagens importantes:

• O e-mail sai da conta da sua empresa. Em provedores como Gmail, Microsoft 365 e Zoho, uma cópia fica na pasta Enviados da conta configurada, então você tem o registro de tudo que foi enviado direto no seu e-mail.
• As respostas caem na sua empresa. Quando o cliente responde ao e-mail recebido, a resposta vai direto para a conta configurada, e não se perde num endereço da plataforma. Isso facilita o atendimento e mantém a conversa no mesmo lugar.
• Mais confiança para o destinatário. O e-mail chega com o endereço e o nome da sua empresa como remetente, o que passa mais credibilidade e reduz a chance de cair como spam.
• Identidade da sua marca. O remetente exibido é o da sua empresa, reforçando sua imagem em cada envio.

Sem a integração, os e-mails ainda funcionam, mas são enviados pelo remetente padrão da plataforma, sem cópia na sua caixa e sem receber as respostas dos clientes.

Como conectar

1. No menu lateral, clique em Sistema e depois em Integrações (veja Hub de Integrações).
2. Localize o card SMTP. Você pode buscar por “smtp” no campo de pesquisa.
3. Clique em Conectar (ou em Configurar, se a empresa já tiver uma conexão SMTP).

1. Busca: digite smtp para achar o card.
2. SMTP: o card da integração.
3. Conectar: abre a janela da conexão.

Na janela Conectar SMTP, preencha os campos de acesso e os campos específicos do servidor. Ao terminar, clique em Conectar e testar conexão (ao alterar uma conexão que já existe, o botão é Salvar e retestar conexão). O sistema tenta se conectar ao servidor e confirma se está tudo certo antes de ativar.

1. Nome da conexão: um nome para identificar essa conexão.
2. Usuário: o usuário de acesso ao servidor.
3. Senha: a senha da conta de e-mail.
4. Servidor SMTP (host): o endereço do servidor de envio.
5. Porta: a porta de conexão.
6. Segurança: o tipo de criptografia.

Configurações de acesso

• Nome da conexão: um nome para identificar essa conexão (por exemplo, o próprio e-mail). Aparece na lista de contas de e-mail na hora do envio.
• Usuário: normalmente o endereço de e-mail completo usado para autenticar no servidor.
• Senha: a senha da conta de e-mail. Em provedores como Google e Microsoft, pode ser necessário gerar uma senha de aplicativo específica em vez da senha normal da conta.

Campos específicos do servidor

1. E-mail do remetente: o endereço que aparece como remetente dos envios.
2. Nome do remetente: o nome que aparece para quem recebe.
3. Conectar e testar conexão: grava e testa a conexão.

• Servidor SMTP (host): o endereço do servidor de envio informado pelo seu provedor (por exemplo, smtp.seuprovedor.com).
• Porta: a porta de conexão. As mais comuns são:
  • 587: com criptografia STARTTLS (a mais recomendada);
  • 465: com criptografia TLS/SSL;
  • 25: sem criptografia (evite, use apenas se o provedor exigir).
• Segurança: o tipo de criptografia usado na conexão (STARTTLS, TLS/SSL ou sem criptografia). Deve combinar com a porta escolhida.
• E-mail do remetente: o endereço que aparece como remetente dos envios. Em geral é o mesmo e-mail da conta.
• Nome do remetente: o nome que aparece para quem recebe (por exemplo, o nome da sua empresa).

Dica

Se não souber o host, a porta e o tipo de segurança, consulte a página de ajuda do seu provedor de e-mail ou o suporte da sua hospedagem. Essas informações costumam estar na documentação de “configuração de e-mail / SMTP de saída”.

Testando a conexão

A conexão é testada sempre que você salva. Clique em Salvar e retestar conexão para validar o que está preenchido na tela: se algum dado estiver errado (host, porta, segurança, usuário ou senha), o sistema avisa, a conexão não é ativada e as alterações não são gravadas. Depois de conectada, o card aparece como Conectada na lista de integrações, com a data da última validação.

O botão Retestar conexão, ao lado, revalida a conexão já gravada, o que ajuda a conferir se ela continua funcionando, sem mexer em nada. Por isso ele só aparece enquanto você não alterou nenhum campo: com alterações pendentes, quem testa os dados novos é o Salvar e retestar conexão.

O botão Ver histórico, no rodapé da janela, mostra o histórico da integração, com a data e quem fez cada ação.

1. Ver histórico: abre o histórico da integração. O botão só aparece quando há registros.
2. Retestar conexão: revalida a conexão já gravada.
3. Salvar e retestar conexão: grava as alterações e testa de novo.

1. Registro: cada linha mostra o que aconteceu (por exemplo, Conectada ou Teste com sucesso), quando e por quem.

Cuidado

A porta e a segurança precisam combinar. A porta 587 usa STARTTLS e a 465 usa TLS/SSL. Trocar as duas faz o teste falhar mesmo com usuário e senha corretos.

Onde a conexão é usada

Depois de conectada, a conta de SMTP fica disponível como opção de envio nas telas que mandam e-mail. Ao enviar, você escolhe entre o envio nativo da plataforma e a sua conta configurada, no campo Enviar usando. Veja em:

• Enviar pedido por e-mail ou WhatsApp
• Enviar PDF/XML da nota fiscal por email