Convênios de frota

O convênio de frota é o acordo com a empresa que abastece a prazo. Os veículos dela abastecem durante o período e, no fechamento, as vendas viram uma fatura só no contas a receber.

Cada cliente tem um convênio. Os veículos ficam em Veículos de frota, e a venda no caixa é feita pelo bloco Frota do PDV da pista.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Posto.
2. Clique em Convênios de frota.

Antes de começar

• Forma de pagamento: para faturar, o convênio usa uma forma de pagamento que lança em contas a receber, como o Crediário. Veja como configurar o Crediário. Para a frota da própria empresa, veja Frota da própria empresa.
• Limite de crédito: no Crediário, o cliente precisa de limite de crédito no cadastro dele. Sem limite suficiente, o caixa recusa a venda com “O crédito disponível do cliente” seguido do saldo e do valor. A conferência não é feita quando a forma de pagamento tem Não verificar o limite de crédito do cliente marcado, ou quando a configuração Não verificar o limite de crédito do cliente na venda a prazo está ligada.

Campos do convênio

1. Cliente: a empresa conveniada.
2. Forma de pagamento: a forma usada nas vendas do convênio.
3. Fechamento da fatura: Mensal, Quinzenal ou Semanal.
4. Dia do fechamento: o dia em que a fatura fecha.
5. Vencimento (dias após o fechamento): quantos dias depois do fechamento a fatura vence.
6. Bloquear venda com título vencido há mais de (dias): recusa a venda de quem está devendo há mais dias que isso.
7. Ativo, Exige o km do veículo, Exige o motorista e Emite NF-e (modelo 55) em vez de NFC-e: as opções do convênio.
8. Observação: anotação livre.
9. Faturar agora: fecha a fatura antes do dia do fechamento (veja Faturar agora).

Campo	Descrição
Cliente	Empresa conveniada. Cada cliente tem um convênio só: o segundo é recusado com “(cliente) já tem convênio”.
Forma de pagamento	Forma usada nas vendas do convênio. Para sair fatura, ela precisa lançar em contas a receber: são esses lançamentos que entram na fatura. Com uma forma que não lança, o convênio só controla os limites e não fatura.
Fechamento da fatura	Período da fatura: Mensal, Quinzenal (dia 15 e fim do mês) ou Semanal.
Dia do fechamento	No mensal, o dia do mês (1 a 31). Se o mês não tiver esse dia, a fatura fecha no último dia do mês. No semanal, o campo vira Dia da semana do fechamento (segunda-feira a domingo).
Vencimento (dias após o fechamento)	Quantos dias depois do fechamento a fatura vence, de 0 a 120.
Bloquear venda com título vencido há mais de (dias)	De 0 a 365. Na venda com veículo de frota vinculado, o caixa recusa quando o cliente tem conta a receber em aberto vencida há mais dias que isso: “(cliente) tem título vencido há mais de 10 dias (Nº 123, venceu em 05/10/2026): o convênio bloqueia a venda”. Zero não bloqueia.
Ativo	Convênio inativo não fatura (nem no fechamento nem em Faturar agora), e a venda com veículo do cliente vinculado é recusada: “O convênio de (cliente) está inativo”. O campo aparece depois de salvar.
Exige o km do veículo	O caixa só vende com o km informado.
Exige o motorista	O caixa só vende com o motorista informado.
Emite NF-e (modelo 55) em vez de NFC-e	A venda do convênio sai com NF-e. Use quando a empresa conveniada pede nota fiscal eletrônica em vez do cupom.
Uma NF-e com as vendas do período, na fatura (sem nota no caixa)	A venda paga na forma do convênio fecha sem nota no caixa (“Venda a prazo sem nota no caixa: ela entra na NF-e da fatura do convênio.”). Quando a fatura é gerada, sai uma NF-e só com as vendas dela que não têm nota. Se a NF-e não sair, a fatura continua valendo; em Faturar agora, a tela mostra Fatura gerada com pendências com o motivo. Não pode ser marcada junto com a opção anterior: “Escolha entre NF-e em cada venda e NF-e no fim do período: as duas juntas dariam nota duas vezes”.
Só aceita veículos cadastrados	A venda de combustível, ou com placa, para o cliente só passa com um veículo de frota dele vinculado. Sem placa: “O convênio de (cliente) aceita só os veículos cadastrados: informe a placa na venda”.
Vias do comprovante a prazo	De 0 a 3: quantas vias do comprovante para o motorista assinar saem na venda paga na forma do convênio. Zero não imprime.
Mensagem no PDV	Aviso de até 200 caracteres que aparece no bloco Frota do PDV da pista quando a placa de um veículo do cliente é buscada ou vinculada.
Observação	Anotação livre.

Como cadastrar um convênio

1. Na listagem, clique em Incluir.
2. Escolha o Cliente.
3. Escolha a Forma de pagamento.
4. Defina o Fechamento da fatura e o dia.
5. Informe o Vencimento em dias.
6. Marque o que o caixa deve exigir: km, motorista e NF-e.
7. Clique em Salvar.

Depois, cadastre os veículos do cliente em Veículos de frota.

Frota da própria empresa

A empresa que tem tanque próprio e só abastece os próprios veículos usa o convênio para controlar cada abastecimento, sem venda e sem cobrança:

1. Em Vendas > Pagamentos > Formas de Pagamento, cadastre uma forma como CONSUMO INTERNO, com Lançar em contas a receber desmarcado e Não movimentar caixa e Não emitir NFC-e no PDV marcados.
2. Cadastre a própria empresa como cliente e crie o convênio dela com essa forma.
3. Cadastre os veículos em Veículos de frota, com os combustíveis, os limites e os motoristas.

No PDV da pista, vincule o veículo e feche a venda na forma CONSUMO INTERNO. O caixa confere os limites, o km e o motorista, o estoque do combustível baixa e nada entra no caixa nem no contas a receber. No fechamento do período não sai fatura, porque não há conta a receber.

Se a empresa não usa o financeiro, desligue a área Financeiro em Módulos em uso.

Como sai a fatura

A fatura sai sozinha no dia seguinte ao fechamento, às 5h (horário de Brasília), para cada convênio ativo. Ela junta as vendas até o fim do dia do fechamento.

• O que entra: as contas a receber das vendas a prazo do cliente que ainda não têm pagamento nem boleto emitido.
• Vencimento: o dia do fechamento mais o prazo do convênio.
• Onde fica: em Financeiro > Contas a Receber, como uma conta do cliente, com a descrição “FATURA CONVENIO” e o mês e o ano do vencimento. As contas que entraram na fatura aparecem canceladas, com o motivo “FATURADO NA FATURA Nº” e o número dela.

Com a fatura no contas a receber, a cobrança segue o caminho de sempre: boleto, link de pagamento ou baixa manual. Para o extrato de consumo ir junto no e-mail de cobrança, escolha Extrato de consumo da frota em Anexar relatórios, no plano de cobrança de contas a receber.

No próprio convênio, a lista Faturas mostra as faturas do cliente, com a situação e o botão Extrato de cada uma. A lista aparece para quem tem a permissão Consultar do grupo Financeiro/ContasReceber.

Nota

Uma venda com boleto já emitido fica fora da fatura, porque o boleto dela já cobra aquele valor.

Faturar agora

Para fechar a fatura antes do dia do fechamento:

1. Abra o convênio.
2. Clique em Faturar agora.
3. Confirme.

A fatura junta as contas em aberto até aquele momento e vence em hoje mais o prazo do convênio. Se não houver nada em aberto, aparece “Não há título em aberto para faturar.” e nada é criado. Com o convênio inativo, o sistema recusa: “O convênio está inativo. Ative e salve o convênio antes de faturar.”

O botão aparece para quem tem a permissão Faturar, do grupo Posto/Convênio, depois que o convênio é salvo.

Cancelar uma fatura

Cancele a fatura em Financeiro > Contas a Receber, como qualquer conta. As contas que estavam nela voltam a ficar em aberto e entram na próxima fatura.

Venda que já está numa fatura

Para estornar o pagamento ou cancelar uma venda que já está numa fatura, cancele a fatura antes. Enquanto a fatura vale, o sistema recusa o estorno com “O título Nº 12 desta venda está na fatura Nº 34. Cancele a fatura antes de estornar o pagamento.”, porque o cliente continuaria cobrado por uma venda desfeita. Depois do estorno, fature de novo as outras vendas com Faturar agora.

Extrato de consumo por veículo

O extrato mostra o que um cliente abasteceu no período: os cupons, a soma de cada produto e, para cada placa, os abastecimentos, o km rodado e o km por litro.

1. No menu lateral, clique em Vendas > Pedidos.
2. Clique em Opções > Relatórios e, na pasta Frota, clique em Extrato de consumo por veículo.
3. Escolha o Cliente e a Data de fechamento das vendas e gere o relatório.

O relatório aparece com o módulo Frota e Convênio e para quem tem a permissão Consultar, do grupo Posto/Convênio. Ele traz as vendas fechadas do cliente e é de um cliente por vez. As recusas são:

• sem cliente: “Escolha o cliente do extrato”;
• com mais de um cliente: “O extrato é de um cliente só: escolha um cliente”;
• sem o período: “Informe o período (data inicial e final) para gerar o relatório.”;
• sem venda fechada no período: “Nenhuma venda no extrato”.

Use Imprimir para imprimir ou salvar em PDF.

No cadastro do convênio, depois de salvo, o quadro Extrato de consumo gera o mesmo extrato pelo período escolhido em De e Até, no botão Ver extrato.

O que o cliente vê no portal

Quando a empresa usa o Portal do Cliente, o cliente conveniado ganha a seção Frota:

• os veículos, com os limites e os motoristas, que ele mesmo pode ajustar em Limites e motoristas;
• os abastecimentos dos últimos 90 dias, por veículo, com litros, valor e km/L;
• em Financeiro, os botões Pagar e Boleto da fatura em aberto, quando a cobrança tem link de pagamento ou boleto.

O limite ou motorista que o cliente muda no portal já vale no próximo abastecimento.

Para esconder a seção, clique em Portal do Cliente > Configurações do Portal e, em Seções visíveis para o cliente, desmarque Frota.

Dicas

• Combine o dia do fechamento com o que o cliente espera receber, por exemplo o último dia do mês.
• Use o bloqueio por atraso para não vender a prazo para quem está devendo.
• Ligue a venda ao veículo pelo bloco Frota do caixa: é assim que o sistema confere limites, km e motorista. Veja Venda para frota no PDV da pista.