Convênios de frota

O convênio de frota é o acordo com a empresa que abastece a prazo. Os veículos dela abastecem durante o período e, no fechamento, as vendas viram uma fatura só no contas a receber.

Cada cliente tem um convênio. Os veículos ficam em Veículos de frota, e a venda no caixa é feita pelo bloco Frota do PDV da pista.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Posto > Convênios de frota.

Antes de começar

• Forma de pagamento a prazo: o convênio usa uma forma de pagamento que lança em contas a receber, como o Crediário. Veja como configurar o Crediário.
• Limite de crédito: no Crediário, o cliente precisa de limite de crédito no cadastro dele. Sem limite suficiente, o caixa recusa a venda.

Campos do convênio

Campo	Descrição
Cliente	Empresa conveniada. Cada cliente tem um convênio só.
Forma de pagamento a prazo	Forma usada nas vendas do convênio. Ela precisa lançar em contas a receber: são esses lançamentos que entram na fatura.
Fechamento da fatura	Período da fatura: Mensal, Quinzenal (dia 15 e fim do mês) ou Semanal.
Dia do fechamento	No mensal, o dia do mês. Se o mês não tiver esse dia, a fatura fecha no último dia do mês. No semanal, o campo vira Dia da semana do fechamento.
Vencimento (dias após o fechamento)	Quantos dias depois do fechamento a fatura vence.
Bloquear venda com título vencido há mais de (dias)	O caixa recusa a venda quando o cliente tem conta em aberto vencida há mais dias que isso. Zero não bloqueia.
Ativo	Convênio inativo não vende a prazo nem fatura. O campo aparece depois de salvar.
Exige o km do veículo	O caixa só vende com o km informado.
Exige o motorista	O caixa só vende com o motorista informado.
Emite NF-e (modelo 55) em vez de NFC-e	A venda do convênio sai com NF-e. Use quando a empresa conveniada pede nota fiscal eletrônica em vez do cupom.
Observação	Anotação livre.

Como cadastrar um convênio

1. Na listagem, clique em Novo.
2. Escolha o Cliente.
3. Escolha a Forma de pagamento a prazo.
4. Defina o Fechamento da fatura e o dia.
5. Informe o Vencimento em dias.
6. Marque o que o caixa deve exigir: km, motorista e NF-e.
7. Clique em Salvar.

Depois, cadastre os veículos do cliente em Veículos de frota.

Como sai a fatura

A fatura sai sozinha no dia seguinte ao fechamento, de madrugada. Ela junta as vendas até o fim do dia do fechamento.

• O que entra: as contas a receber das vendas a prazo do cliente que ainda não têm pagamento nem boleto emitido.
• Vencimento: o dia do fechamento mais o prazo do convênio.
• Onde fica: em Financeiro > Contas a Receber, como uma conta do cliente. As contas que entraram na fatura aparecem canceladas, com o número da fatura no motivo.

Com a fatura no contas a receber, a cobrança segue o caminho de sempre: boleto, link de pagamento ou baixa manual.

Nota

Uma venda com boleto já emitido fica fora da fatura, porque o boleto dela já cobra aquele valor.

Faturar agora

Para fechar a fatura antes do dia do fechamento:

1. Abra o convênio.
2. Clique em Faturar agora.
3. Confirme.

A fatura junta as contas em aberto até aquele momento e vence em hoje mais o prazo do convênio. Se não houver nada em aberto, o sistema avisa e nada é criado.

O botão aparece para quem tem a permissão de faturar convênios.

Cancelar uma fatura

Cancele a fatura em Financeiro > Contas a Receber, como qualquer conta. As contas que estavam nela voltam a ficar em aberto e entram na próxima fatura.

Venda que já está numa fatura

Para estornar o pagamento ou cancelar uma venda que já está numa fatura, cancele a fatura antes. Enquanto a fatura vale, o sistema recusa o estorno, porque o cliente continuaria cobrado por uma venda desfeita. Depois do estorno, fature de novo as outras vendas com Faturar agora.

O que o cliente vê no portal

Quando a empresa usa o Portal do Cliente, o cliente conveniado ganha a seção Frota:

• os veículos, com os limites e os motoristas, que ele mesmo pode ajustar em Limites e motoristas;
• os abastecimentos dos últimos 90 dias, por veículo, com litros, valor e km/L;
• em Financeiro, os botões Pagar e Boleto da fatura em aberto, quando a cobrança tem link de pagamento ou boleto.

O limite ou motorista que o cliente muda no portal já vale no próximo abastecimento.

Para esconder a seção, clique em Portal do Cliente > Configurações do Portal e, em Seções visíveis para o cliente, desmarque Frota.

Dicas

• Combine o dia do fechamento com o que o cliente espera receber, por exemplo o último dia do mês.
• Use o bloqueio por atraso para não vender a prazo para quem está devendo.
• Ligue a venda ao veículo pelo bloco Frota do caixa: é assim que o sistema confere limites, km e motorista. Veja Venda para frota no PDV da pista.