Convênio no Portal do Cliente

O Portal do Cliente pode mostrar o corpo clínico e a tabela de serviços do convênio. A página se atualiza sozinha: profissional ou serviço inativado no cadastro some do portal na hora, sem refazer cartaz nem imagem.

O cliente que entra no portal vê os convênios padrão da empresa, os mesmos da página aberta, cada um com os seus benefícios. Por eles, pode solicitar a autorização e pagar online. Quem ainda não está em nenhum convênio escolhe ali mesmo: fazer a carteirinha de um convênio que exige carteirinha ou usar um convênio aberto a todos.

Veja também: Convênios e Vendas por Convênio.

O que aparece na página

A página junta todos os convênios publicados numa lista só, por especialidade: o cliente procura o profissional ou o serviço, não o convênio. O convênio só aparece na hora de pedir, quando o profissional atende por mais de um (veja Solicitar autorização pelo portal).

• Benefícios: o texto que a empresa escreveu no cadastro do convênio, explicando as vantagens dele. Com mais de um convênio, cada um tem o seu quadro, com o nome do convênio no título.
• Corpo clínico: profissionais agrupados por especialidade, com foto, número de registro (CRM, por exemplo), o tipo de atendimento, o valor e o botão Solicitar. O profissional que atende por dois convênios aparece uma vez só. O valor é o do serviço daquela especialidade; quando muda conforme o convênio ou o serviço, aparece o menor, como a partir de R$ 140,00. Clicando na foto, ela abre ampliada.
• Serviços e valores: serviços agrupados por especialidade, com o valor combinado e uma descrição curta do que é cada serviço. O mesmo serviço em dois convênios é uma linha só, com o menor valor.
• Abas por categoria: quando os serviços dos convênios têm Categoria diferente no cadastro (por exemplo, CONSULTAS e EXAMES), a página ganha uma aba para cada categoria no topo. Cada aba mostra só os serviços dela e os profissionais que fazem esses serviços. Serviço sem categoria fica na aba Geral, a primeira: basta preencher a categoria só dos serviços que devem ir para uma aba própria. Com uma categoria só, ou nenhuma, a página não tem abas.

1. Benefícios: as vantagens do convênio, uma por linha.
2. Especialidade: os filtros para ver só os profissionais ou serviços de uma especialidade. Todas mostra tudo.
3. As abas Profissionais e Serviços e valores, com a quantidade de cada uma.
4. O grupo de uma especialidade, com os profissionais, a foto (ou as iniciais) e o número de registro.
5. Solicitar: começa o pedido de autorização com o profissional escolhido.
6. Já tem cadastro?: o aviso para quem já é cliente entrar com o Entrar. Quem não tem cadastro solicita ali mesmo.

Na aba Serviços e valores, os serviços aparecem agrupados por especialidade.

1. O grupo de uma especialidade, com a quantidade de itens.
2. A descrição curta do serviço, preenchida no cadastro.
3. O valor combinado no convênio.
4. Solicitar: começa o pedido de autorização desse serviço.

O que preencher antes

1. Foto e dados do profissional: em Cadastros Gerais > Pessoas, abra a pessoa do profissional e preencha Especialidades, Nº de Registro e Foto do profissional. Se ele faz serviços fora das especialidades, ou serviços sem especialidade, inclua-os em Serviços que realiza (veja Pessoas).
2. Especialidade, categoria e descrição do serviço: em Cadastros Gerais > Serviços, preencha a Especialidade (é ela que agrupa a tabela e liga o serviço aos profissionais), a Categoria (separa a página em abas) e a Descrição para o cliente (explica o serviço em poucas palavras: “EDA” vira “Endoscopia digestiva alta”).
3. Profissionais e serviços do convênio: no cadastro do convênio, nas seções Profissionais e Serviços. O profissional só aparece no portal quando atende algum serviço da tabela do convênio: os das especialidades dele e os de Serviços que realiza (Do cadastro), ou só a lista marcada em Escolher serviços. Serviço sem especialidade só aparece com quem o tem em Serviços que realiza ou na lista do convênio. Profissional sem serviço para atender fica fora da página, mesmo com foto e registro preenchidos.
4. Benefícios: no cadastro do convênio, aba Regras, campo Benefícios exibidos no portal. Escreva uma vantagem por linha.

Convênio padrão do portal

No cadastro do convênio (tipo Convênio), aba Regras, marque:

Convênio padrão do portal

O convênio padrão aparece para todos os clientes: na página aberta, sem login, e para quem entrou no portal, mesmo que a pessoa não seja beneficiária. Qualquer cliente cadastrado no portal pode solicitar a autorização por ele. Os convênios que não são padrão não aparecem no portal para ninguém, nem para os beneficiários: eles ficam só no sistema, para a atendente lançar a autorização no balcão.

A página aberta é o endereço que você pode colocar num QR code de panfleto, cartaz, redes sociais ou WhatsApp. Ele aparece pronto para copiar em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na parte Página aberta dos convênios:

https://<endereço do portal>/portal/<sua empresa>/convenio

Para chegar à tela das configurações:

1. No menu lateral, clique em Portal do Cliente.
2. Clique em Configurações do Portal.

1. Página aberta dos convênios: o endereço da página aberta, com os botões Copiar e Abrir. Logo abaixo, Convênios que aparecem no portal lista os convênios publicados, os marcados como convênio padrão, com a marca “exige carteirinha” quando for o caso. Se a lista estiver vazia, a página aberta e o menu Convênios ficam vazios. Em seguida, Serviços que o cliente contrata pelo portal: escolha o serviço na busca e ele entra na lista; o X tira. Veja O cliente contrata pelo portal.
2. Link de vendedor: o link de um vendedor, escolhido na lista, com o botão Copiar.
3. Permitir auto cadastro: deixa quem não tem acesso pedir a autorização pela página aberta e criar o próprio acesso pelo Criar uma conta, na tela de entrada do portal. Antes de criar a conta, o cliente passa pela verificação de segurança logo acima do botão Criar conta: ela barra cadastros feitos por robôs, e sem ela a conta não é criada. Da mesma conexão, só é possível criar algumas contas por hora; passando disso, o portal pede para tentar mais tarde. Quem cria a conta com o CPF ou CNPJ de um cliente que já está no cadastro da empresa fica aguardando aprovação, mesmo com Exigir aprovação manual desligado: o documento sozinho não prova que é o próprio cliente, e a conta dá acesso a tudo o que está no cadastro dele.
4. Exigir aprovação manual: todo acesso novo (criado pelo cliente, pela empresa ou no pagamento) nasce Pendente em Usuários Portal. Até alguém abrir o acesso e clicar em Liberar acesso (permissão Portal do Cliente/Usuários > Alterar), o cliente não entra: aparece “Acesso negado: usuário portal sem acesso ativo”.
5. Salvar configurações: grava as alterações da tela.

Nota

Sem nenhum convênio padrão, quem abrir o endereço vê um aviso de que a empresa ainda não publicou convênios. A página não fica em branco.

Com mais de um convênio, a página não mostra botões de convênio: os profissionais e serviços de todos eles ficam na mesma lista, por especialidade.

Solicitar autorização pelo portal

Cada profissional e cada serviço da tabela ganha o botão Solicitar, para qualquer cliente.

1. O cliente clica em Solicitar no profissional (aba Profissionais) ou no serviço que quer (aba Serviços e valores). Pelo serviço, ele escolhe com qual profissional quer ser atendido (só aparecem os credenciados ativos que fazem o serviço).
2. Em Quais serviços? aparecem os serviços desse profissional na especialidade escolhida, cada um com o valor dele. Se há só um serviço por um convênio só, ele já vem marcado com o valor, pronto para solicitar.
3. Se o profissional atende por mais de um convênio, cada serviço mostra embaixo o nome do convênio, e o cliente marca o que quer (por exemplo, a consulta por R$ 140,00 em um convênio ou por R$ 180,00 no outro). Dá para marcar vários serviços do mesmo convênio na mesma autorização; marcar o serviço de outro convênio troca a escolha.
4. Se o profissional tem agenda aberta no portal, escolhe o dia e o horário entre os livres, ou o dia e o turno (manhã ou tarde) quando a agenda dele é de ordem de chegada por turno. O horário vale para todos os serviços marcados.
5. Confirma.

Uma autorização é sempre de um profissional e de um convênio só. Serviços com profissionais ou convênios diferentes viram autorizações separadas: o cliente pede uma e depois a outra.

1. Com qual profissional?: os credenciados ativos que fazem o serviço, com o valor.
2. O aviso do tipo de atendimento: Atendimento por ordem de chegada quando o profissional não tem agenda aberta no portal, ou Horário combinado por contato quando ele marca o horário por contato (com o botão Falar no WhatsApp). Com agenda, aparecem os dias e horários livres, ou os dias e turnos.
3. Seus dados: nome, CPF ou CNPJ e, se quiser, e-mail e celular, para quem pede sem entrar no portal.
4. Resumo: os serviços, o profissional, o convênio (quando a empresa publica mais de um), o horário e o valor total.
5. O aviso do prazo para pagar.
6. Solicitar autorização: confirma o pedido.

A autorização nasce PENDENTE, com o valor do convênio. O preço nunca vem do celular do cliente, é sempre o cadastrado. Em seguida o portal mostra o botão Ir para o pagamento, que abre o pagamento online; ele também pode pagar depois, pelo botão Pagar em Minhas autorizações.

Enquanto não for paga, a autorização fica pendente na sua lista de Vendas por Convênio, como qualquer outra.

O botão Imprimir de Minhas autorizações abre a guia em PDF numa nova aba, no modelo marcado como padrão em Relatórios, o mesmo da impressão pelo sistema.

Para o portal usar outro modelo, escolha-o em Portal do Cliente > Configurações do Portal, no campo Modelo de impressão da autorização no portal, e clique em Salvar configurações. A lista traz os modelos da autorização em Relatórios, inclusive os que a empresa duplicou. A impressão dentro do sistema continua no modelo padrão. Se o modelo escolhido for excluído em Relatórios, o portal recusa a impressão com “o modelo de impressão escolhido nas configurações do portal não existe mais” até que outro seja escolhido.

Sem entrar no portal

Com Permitir auto cadastro ligado nas configurações do portal, quem não tem acesso pede a autorização pela página aberta do convênio padrão, sem login:

1. Escolhe os serviços, o profissional e, se houver, o horário.
2. Preenche Seus dados.
3. Passa pela verificação de segurança, logo abaixo dos dados. Ela barra pedidos feitos por robôs: sem ela, o botão não libera e nada é cadastrado.
4. Clica em Solicitar autorização e segue para o pagamento.

Pelo CPF ou CNPJ, o sistema usa o cadastro que a empresa já tem; se não houver, cadastra o cliente. O cadastro que já existe não é alterado: o e-mail e o celular digitados na página aberta não entram nele, nem quando o e-mail do cadastro está em branco.

Quando o pagamento entra, o sistema cria o acesso do cliente ao portal com o e-mail do cadastro e manda o e-mail para ele definir a senha. Quem já tem acesso não recebe outro. Sem e-mail no cadastro, o acesso não é criado: o cliente continua usando o convênio pela página aberta, informando o CPF. Com Exigir aprovação manual ligado, o acesso nasce Pendente.

Horário reservado até o pagamento

O horário escolhido fica reservado na agenda do profissional, como atendimento pendente: ninguém mais consegue marcar nele. Quando a autorização é paga, pelo portal ou no balcão, o atendimento passa a confirmado.

Prazo para pagar

A autorização pedida pelo portal tem prazo para ser paga: 60 minutos, se o convênio não definir outro. O portal avisa o prazo antes de o associado confirmar e mostra o Pagar até em Minhas autorizações.

Sem pagamento no prazo, a autorização é cancelada sozinha, com o motivo “Prazo de pagamento da autorização vencido”, e o horário volta a ficar livre. Depois disso o link de pagamento não aceita mais pagamento. O prazo nunca passa do início do atendimento reservado.

Nota

Autorização pedida pelo portal não aceita boleto: ele compensa no dia útil seguinte, e o prazo já teria vencido. O associado paga com pix ou cartão.

O prazo e a exigência de horário são configurados no convênio e podem ser diferentes para um profissional: veja Convênios.

Minha agenda: o profissional e o convênio

Quem atende também entra no portal e vê a própria agenda, não a dos outros.

• Profissional: entra com o acesso dele e vê Minha agenda com os atendimentos marcados e o botão Meus horários, onde marca os dias da semana e as faixas de horário em que atende.
• Convênio: entra com o acesso do convênio e vê a agenda de cada profissional credenciado, em abas, podendo ajustar os horários de todas.

O que o profissional marca em Meus horários é o que o cliente enxerga como horário livre ao agendar. Compromissos já marcados não são mexidos: tirar um dia da lista só impede novos agendamentos naquele dia.

A seção só aparece para quem tem agenda: ela nasce do cadastro de Agendas do sistema, num recurso do tipo profissional ligado à pessoa.

Para o associado escolher o horário ao pedir a autorização, o recurso do profissional precisa ter a Pessoa (profissional) preenchida e Aceita agendamento pelo Portal do Cliente marcado. Recurso sem pessoa ou de agenda desativada faz o profissional aparecer como sem agenda.

Mais de um acesso para o mesmo cadastro

Um convênio costuma ter mais de uma pessoa usando o portal (recepção, financeiro, o próprio dono). Para isso, crie um acesso por pessoa, todos vinculados ao mesmo cadastro, em Portal do Cliente > Usuários Portal: o e-mail é que precisa ser diferente, o cadastro vinculado pode se repetir.

Todos veem as mesmas informações daquele cadastro. O primeiro acesso criado fica registrado como o responsável no cadastro de Pessoas; criar outros não muda esse registro, e remover um acesso não derruba os demais.

Avisos que a empresa recebe

Quando	Aviso
O associado solicita a autorização pelo portal	Autorização pedida pelo portal (“[cliente] pediu uma autorização”), só no sino, para quem tem Vendas/Vendas Autorizadas > Altera
O pagamento online é confirmado (cartão, pix ou boleto)	Pagamento online de pedido (“Autorização [número] paga”, com o valor), no sino, por e-mail, no navegador e no aplicativo, para quem tem Vendas/Pedido > ConsultaPagamentosOnline

Os dois avisos levam direto para a autorização. Pagamento lançado no balcão não gera o segundo aviso. Em Sistema > Notificações dá para mudar canais e destinatários.

Se o convênio exige contrato

Quando o convênio está com Bloquear titular sem contrato válido na autorização marcado, só quem tem contrato válido do Serviço do contrato exigido solicita a autorização por ele. Os outros clientes veem no topo da página o aviso Atendimentos exclusivos para quem tem [serviço], e os serviços desse convênio ficam de fora do pedido: o profissional que só atende por ele mostra o valor, mas sem o botão Solicitar. Os serviços dos convênios que não exigem contrato continuam liberados. Convênio sem serviço configurado exige a carteirinha (o serviço de código CARTEIRA ou CARTEIRINHA).

O cliente contrata pelo portal

O que o cliente contrata pelo portal é definido em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na lista Serviços que o cliente contrata pelo portal. Cada serviço da lista vira um contrato anual pré-pago no valor do cadastro do serviço:

• com valor, o contrato nasce aguardando pagamento e o cliente paga pelo checkout;
• com valor zero, o contrato já nasce fechado e vale na hora, sem pagamento.

Os serviços da lista aparecem no Início do portal, em Planos (o que o cliente já tem fica com a marca Contratado), e no convênio que exige aquele serviço, pelo botão Contratar [serviço] · [valor]. Serviço exigido pelo convênio que não está na lista mostra só o aviso, sem botão: o cliente precisa falar com a empresa.

Sem entrar no portal, o cliente preenche os dados e passa pela verificação de segurança (como em Sem entrar no portal) e vai direto para o pagamento; com serviço sem valor, já pode solicitar informando o CPF. Quem já tem o contrato e não entrou usa Já tenho [serviço] para entrar.

Quando o serviço é a carteirinha, o portal usa o Nome da carteirinha configurado pela empresa (veja Carteirinha): com “Cartão Saúde” gravado, o botão vira Contratar Cartão Saúde, e o contrato é a mesma carteirinha que a atendente faz, com foto e arte.

Para quem entrou no portal:

1. O cliente clica em Contratar [serviço].
2. O sistema cria o contrato anual no nome dele, com o serviço e o valor do cadastro.
3. Carteirinha: o portal abre a tela da carteirinha, onde ele paga pelo botão Pagar agora e envia a foto. Outro serviço com valor: abre o pagamento. Sem valor: o convênio já libera o Solicitar.

O contrato feito pelo portal só vale depois de pago (salvo o sem valor). Enquanto o pagamento não entra, o cliente não consegue pedir autorização pelo convênio.

Quem já tem o contrato vencido ou aguardando pagamento não contrata outro: a carteirinha ele resolve em Ver carteirinha (renovar ou pagar); os demais contratos, em Contratos.

Nota

Para o cliente contratar pelo portal, o convênio precisa ser convênio padrão e o serviço precisa estar na lista Serviços que o cliente contrata pelo portal das Configurações do Portal. A carteirinha continua exigindo um serviço com código CARTEIRA (ou CARTEIRINHA) em Cadastros Gerais > Serviços. Veja Carteirinha.

Link do portal para o cliente

Em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na parte Link para o cliente, aparecem dois links que abrem a mesma tela de entrada do portal:

• Link completo: o endereço do portal com o nome da sua empresa.
• Link curto: o mesmo endereço encurtado, que cabe melhor em mensagem de WhatsApp, SMS e QR code.

Clique em Copiar ao lado do que quiser usar. Ao trocar o Endereço do portal e clicar em Salvar endereço, os dois links mudam juntos; antes de salvar, eles continuam com o endereço antigo.

Nome e logo na prévia do link

Quando o link de entrada do portal ou o da página aberta dos convênios é enviado por WhatsApp ou rede social, a prévia mostra o Nome exibido no portal, a Mensagem da tela de login e a Logo do portal, preenchidos nas configurações. Sem mensagem, a prévia diz “Portal do cliente de” e o nome.

A mesma logo é o ícone da aba do navegador e o ícone do portal instalado no celular do cliente.

Nota

O WhatsApp guarda a prévia de cada link por um tempo. Depois de trocar a logo, um link já enviado pode continuar mostrando a imagem antiga.

Link do vendedor

Cada vendedor pode ter o próprio link do portal. A carteirinha, o contrato ou a autorização comprados por quem entrou por esse link saem com ele como Vendedor, e ele recebe o percentual de comissão do cadastro dele:

• na carteirinha e nos demais contratos, sobre o valor do contrato, só na contratação: a renovação não gera comissão (veja Comissão no contrato);
• na autorização, sobre o total menos o repasse do profissional (veja Vendas por Convênio).

Na primeira compra pelo link, o vendedor fica gravado no cadastro do cliente, no campo Vendedor vinculado (grupo Cliente), se ainda estiver vazio. Daí em diante, as compras desse cliente pelo portal saem com esse vendedor mesmo quando ele entra sem o link. Se o cliente entrar pelo link de outro vendedor, aquela compra sai com o vendedor do link, e o cadastro continua com o primeiro. Para trocar o vendedor de um cliente, altere o Vendedor vinculado no cadastro dele.

Para gerar o link, em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na parte Link de vendedor, escolha o vendedor e clique em Copiar. O link abre a página de convênios do portal.

O próprio vendedor também pega o link pelo portal, sem pedir à empresa. Com acesso ao portal ligado ao cadastro dele (em Portal do Cliente > Usuários Portal), ele vê no menu Meus recebimentos o quadro Seu link de vendedor, com dois botões:

• Copiar: copia o link para colar onde quiser.
• Enviar no WhatsApp: abre o WhatsApp com o link já escrito, e o vendedor escolhe para quem mandar.

A comissão das vendas aparece na mesma tela. O menu Meus recebimentos aparece para quem tem cadastro de vendedor mesmo antes da primeira comissão. Se a empresa desmarcar Recebimentos em Seções visíveis para o cliente, nas configurações do portal, o quadro não aparece.

Nota

Se o vendedor do link for excluído ou deixar de ser vendedor, a compra pelo link é recusada com o aviso para pedir um link novo. Já o vendedor gravado no cadastro do cliente que deixar de ser vendedor não acompanha mais o cliente: a compra sai sem vendedor.

Redes sociais no portal

Em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na parte Redes sociais, preencha os endereços da empresa: WhatsApp (o número com DDD), Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, LinkedIn e Site. Clique em Salvar configurações.

Cada rede preenchida aparece como um ícone no rodapé do portal, inclusive na página aberta do convênio. O ícone do WhatsApp abre a conversa com o número informado.

1. O card Redes sociais, com os sete campos: WhatsApp, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, LinkedIn e Site.
2. WhatsApp: o número com DDD.
3. Site: o endereço do site da empresa, e os demais campos recebem o endereço de cada rede.

Rodapé sem o nome do sistema

Por padrão, o rodapé do portal mostra o link Portal do Cliente com o nome do sistema. Para tirá-lo, ligue Esconder o nome do sistema no rodapé na parte Rodapé das configurações e clique em Salvar configurações. O rodapé passa a mostrar só as redes sociais; sem nenhuma rede preenchida, ele não aparece.

Cores da barra de título

As listas do portal, como a dos profissionais do convênio, têm no topo uma barra com o título e o total. Para pintá-la com as cores da empresa, preencha em Portal do Cliente > Configurações do Portal os campos Fundo da barra de título das listas e Texto da barra de título das listas e clique em Salvar configurações. Vazios, a barra segue as cores do tema do portal, no modo claro e no escuro.

Dicas

• Preencha a Descrição para o cliente dos serviços: é ela que evita a ligação perguntando “o que é esse exame?”.
• Use a Categoria com o nome que o associado procura (CONSULTAS, EXAMES), não o nome interno do setor. A especialidade (CARDIOLOGIA, OFTALMOLOGIA) já agrupa os serviços dentro de cada aba.
• Para tirar um profissional da página, inative o profissional na seção Profissionais do convênio: não precisa excluir nem mexer no portal.
• A foto do profissional fica pública junto com a página e o cliente pode ampliá-la. Use retrato profissional, de boa resolução, o mesmo que já vai no material impresso.
• Nos benefícios, compare os convênios do jeito que o cliente pensa: quanto paga na consulta, desconto em exames, preço da carteirinha.