Convênio no Portal do Cliente

O Portal do Cliente pode mostrar o corpo clínico e a tabela de serviços do convênio, do jeito que hoje é feito à mão em cartaz ou imagem. A diferença é que a página se atualiza sozinha: profissional ou serviço inativado no cadastro some do portal na hora, sem ninguém refazer arte nenhuma.

O cliente que entra no portal vê os convênios padrão da empresa e os convênios em que é beneficiário, cada um com os seus benefícios. Por eles, pode solicitar a autorização e pagar online. Quem ainda não está em nenhum convênio escolhe ali mesmo: fazer a carteirinha de um convênio que exige carteirinha ou usar um convênio aberto a todos.

Veja também: Convênios e Vendas por Convênio.

O que aparece na página

• Benefícios: o texto que a empresa escreveu no cadastro do convênio, explicando as vantagens dele.
• Corpo clínico: profissionais do convênio agrupados por especialidade, com foto e número de registro (CRM, por exemplo). Clicando na foto, ela abre ampliada.
• Serviços e valores: serviços do convênio agrupados por categoria, com o valor combinado e uma descrição curta do que é cada serviço.

1. Benefícios: as vantagens do convênio, uma por linha.
2. Especialidade: os filtros para ver só os profissionais ou serviços de uma especialidade. Todas mostra tudo.
3. As abas Profissionais e Serviços e valores, com a quantidade de cada uma.
4. O grupo de uma especialidade, com os profissionais, a foto (ou as iniciais) e o número de registro.
5. Solicitar: começa o pedido de autorização com o profissional escolhido.
6. Já tem cadastro?: o aviso para quem já é cliente entrar com o Entrar. Quem não tem cadastro solicita ali mesmo.

Na aba Serviços e valores, os serviços aparecem agrupados por categoria.

1. O grupo de uma categoria, com a quantidade de itens.
2. A descrição curta do serviço, preenchida no cadastro.
3. O valor combinado no convênio.
4. Solicitar: começa o pedido de autorização desse serviço.

O que preencher antes

1. Foto e dados do profissional: em Cadastros > Pessoas, abra a pessoa do profissional e preencha Especialidade, Nº de Registro e Foto do profissional.
2. Categoria e descrição do serviço: em Cadastros > Serviços, preencha a Categoria (é ela que agrupa a tabela de preços) e a Descrição para o cliente (explica o serviço em poucas palavras: “EDA” vira “Endoscopia digestiva alta”).
3. Profissionais e serviços do convênio: no cadastro do convênio, nas seções Profissionais e Serviços.
4. Beneficiários: na seção Beneficiários do convênio. É esse vínculo que faz o associado ver um convênio que não é padrão quando entra no portal.
5. Benefícios: no cadastro do convênio, aba Regras, campo Benefícios exibidos no portal. Escreva uma vantagem por linha.

Convênio padrão do portal

No cadastro do convênio (tipo Convênio), aba Regras, marque:

Convênio padrão do portal

O convênio padrão aparece para todos os clientes: na página aberta, sem login, e para quem entrou no portal, mesmo que a pessoa não seja beneficiária. Qualquer cliente cadastrado no portal pode solicitar a autorização por ele. Os convênios que não são padrão continuam aparecendo só para os beneficiários.

A página aberta é o endereço que você pode colocar num QR code de panfleto, cartaz, redes sociais ou WhatsApp. Ele aparece pronto para copiar em Portal do Cliente > Configurações do Portal, na parte Página aberta dos convênios:

https://<endereço do portal>/portal/<sua empresa>/convenio

Para chegar à tela das configurações:

1. No menu lateral, clique em Portal do Cliente.
2. Clique em Configurações do Portal.

1. Página aberta dos convênios: o endereço da página aberta, com os botões Copiar e Abrir.
2. Link de vendedor: o link de um vendedor, escolhido na lista, com o botão Copiar.
3. Permitir auto cadastro: deixa quem não tem acesso pedir a autorização pela página aberta.
4. Exigir aprovação manual: o acesso criado para o cliente nasce aguardando aprovação.
5. Salvar configurações: grava as alterações da tela.

Nota

Sem nenhum convênio padrão, quem abrir o endereço vê um aviso de que a empresa ainda não publicou convênios. A página não fica em branco.

Com mais de um convênio, a página mostra uma aba para cada um, e o cliente compara os benefícios antes de escolher.

Solicitar autorização pelo portal

Cada serviço da tabela ganha o botão Solicitar: no convênio padrão, para qualquer cliente; nos demais, para o beneficiário que entrou no portal.

1. O cliente clica em Solicitar no serviço que quer.
2. Escolhe com qual profissional quer ser atendido (só aparecem os credenciados ativos do convênio).
3. Se o profissional tem agenda aberta no portal, escolhe o dia e o horário entre os livres.
4. Confirma.

1. Com qual profissional?: os credenciados ativos do convênio, com o valor.
2. O aviso do tipo de atendimento: Atendimento por ordem de chegada quando o profissional não tem agenda aberta no portal. Com agenda, aparecem os dias e horários livres.
3. Seus dados: nome, CPF ou CNPJ, e-mail e celular, para quem pede sem entrar no portal.
4. Resumo: o serviço, o profissional, o horário e o valor.
5. O aviso do prazo para pagar.
6. Solicitar autorização: confirma o pedido.

A autorização nasce PENDENTE, com o valor do convênio. O preço nunca vem do celular do cliente, é sempre o cadastrado. Em seguida o portal mostra o botão Ir para o pagamento, que abre o pagamento online; ele também pode pagar depois, pelo botão Pagar em Minhas autorizações.

Enquanto não for paga, a autorização fica pendente na sua lista de Vendas por Convênio, como qualquer outra.

Sem entrar no portal

Com Permitir auto cadastro ligado nas configurações do portal, quem não tem acesso pede a autorização pela página aberta do convênio padrão, sem login:

1. Escolhe o serviço, o profissional e, se houver, o horário.
2. Preenche Seus dados: nome, CPF ou CNPJ, e-mail e celular.
3. Clica em Solicitar autorização e segue para o pagamento.

Pelo CPF ou CNPJ, o sistema usa o cadastro que a empresa já tem; se não houver, cadastra o cliente. Do cadastro que já existe, só completa o e-mail se ele estiver em branco.

Quando o pagamento entra, o sistema cria o acesso do cliente ao portal com o e-mail do cadastro e manda o e-mail para ele definir a senha. Quem já tem acesso não recebe outro. Com Exigir aprovação manual ligado, o acesso nasce aguardando aprovação.

Horário reservado até o pagamento

O horário escolhido fica reservado na agenda do profissional, como atendimento pendente: ninguém mais consegue marcar nele. Quando a autorização é paga, pelo portal ou no balcão, o atendimento passa a confirmado.

Prazo para pagar

A autorização pedida pelo portal tem prazo para ser paga: 60 minutos, se o convênio não definir outro. O portal avisa o prazo antes de o associado confirmar e mostra o Pagar até em Minhas autorizações.

Sem pagamento no prazo, a autorização é cancelada sozinha e o horário volta a ficar livre. Depois disso o link de pagamento não aceita mais pagamento. O prazo nunca passa do início do atendimento reservado.

Nota

Autorização pedida pelo portal não aceita boleto: ele compensa no dia útil seguinte, e o prazo já teria vencido. O associado paga com pix ou cartão.

O prazo e a exigência de horário são configurados no convênio e podem ser diferentes para um profissional: veja Convênios.

Minha agenda: o profissional e o convênio

Quem atende também entra no portal e vê a própria agenda, não a dos outros.

• Profissional: entra com o acesso dele e vê Minha agenda com os atendimentos marcados e o botão Meus horários, onde marca os dias da semana e as faixas de horário em que atende.
• Convênio: entra com o acesso do convênio e vê a agenda de cada profissional credenciado, em abas, podendo ajustar os horários de todas.

O que o profissional marca em Meus horários é o que o cliente enxerga como horário livre ao agendar. Compromissos já marcados não são mexidos: tirar um dia da lista só impede novos agendamentos naquele dia.

A seção só aparece para quem tem agenda: ela nasce do cadastro de Agendas do sistema, num recurso do tipo profissional ligado à pessoa.

Para o associado escolher o horário ao pedir a autorização, o recurso do profissional precisa ter a Pessoa (profissional) preenchida e estar marcado como agendável no portal. Recurso sem pessoa ou de agenda desativada faz o profissional aparecer como sem agenda.

Mais de um acesso para o mesmo cadastro

Um convênio costuma ter mais de uma pessoa usando o portal (recepção, financeiro, o próprio dono). Para isso, crie um acesso por pessoa, todos vinculados ao mesmo cadastro, em Portal do Cliente > Usuários: o e-mail é que precisa ser diferente, o cadastro vinculado pode se repetir.

Todos veem as mesmas informações daquele cadastro. O primeiro acesso criado fica registrado como o responsável no cadastro de Pessoas; criar outros não muda esse registro, e remover um acesso não derruba os demais.

Avisos que a empresa recebe

Quando	Aviso
O associado solicita a autorização pelo portal	Autorização pedida pelo portal
O pagamento é confirmado (cartão, pix ou boleto)	Autorização paga

Os dois avisos aparecem no sino do sistema e levam direto para a autorização. Quem recebe é quem tem permissão de alterar vendas autorizadas. Em Sistema > Notificações dá para mudar canais e destinatários.

Se o convênio exige carteirinha

Quando o convênio está com Bloquear titular sem carteirinha válida na autorização marcado, só quem tem carteirinha válida solicita a autorização por ele. Os outros clientes veem o aviso Convênio exclusivo para quem tem carteirinha no lugar do botão Solicitar.

O cliente faz a própria carteirinha

Quem ainda não tem carteirinha vê o botão Fazer minha carteirinha. Sem entrar no portal, ele preenche os dados (como em Sem entrar no portal) e vai direto para o pagamento; a foto ele envia depois, com o acesso que chega no e-mail. Quem já tem carteirinha e não entrou usa Já tenho carteirinha para entrar.

Para quem entrou no portal:

1. O cliente clica em Fazer minha carteirinha.
2. O sistema cria a carteirinha anual no nome dele, com o serviço e o valor da carteirinha cadastrados pela empresa, aguardando pagamento.
3. O portal abre a tela da carteirinha, onde ele paga pelo botão Pagar agora e envia a foto.

A carteirinha feita pelo portal só vale depois de paga. Enquanto o pagamento não entra, o cliente não consegue pedir autorização pelo convênio.

Quem já tem carteirinha vencida ou aguardando pagamento vê o botão Ver carteirinha e resolve por lá (renovar ou pagar), sem criar outra.

Nota

Para o cliente fazer a carteirinha pelo portal, o convênio precisa ser convênio padrão (ou o cliente precisa ser beneficiário dele) e a empresa precisa ter um serviço com código CARTEIRA (ou CARTEIRINHA) em Estoque > Serviços. Veja Carteirinha.

Link do portal para o cliente

Em Portal do Cliente > Configurações, na parte Link para o cliente, aparecem dois links que abrem a mesma tela de entrada do portal:

• Link completo: o endereço do portal com o nome da sua empresa.
• Link curto: o mesmo endereço encurtado, que cabe melhor em mensagem de WhatsApp, SMS e QR code.

Clique em Copiar ao lado do que quiser usar. Ao trocar o Endereço do portal, os dois links mudam juntos.

Nome e logo na prévia do link

Quando o link de entrada do portal ou o da página aberta dos convênios é enviado por WhatsApp ou rede social, a prévia mostra o Nome exibido no portal, a Mensagem da tela de login e a Logo do portal, preenchidos nas configurações. Sem mensagem, a prévia diz “Portal do cliente de” e o nome.

A mesma logo é o ícone da aba do navegador e o ícone do portal instalado no celular do cliente.

Nota

O WhatsApp guarda a prévia de cada link por um tempo. Depois de trocar a logo, um link já enviado pode continuar mostrando a imagem antiga.

Link do vendedor

Cada vendedor pode ter o próprio link do portal. A carteirinha ou a autorização compradas por quem entrou por esse link saem com ele como Vendedor, e ele recebe a comissão do cadastro dele: na carteirinha, pela regra de comissão do contrato; na autorização, o percentual sobre o total, separado do repasse do profissional (veja Vendas por Convênio).

Para gerar o link, em Portal do Cliente > Configurações, na parte Link de vendedor, escolha o vendedor e clique em Copiar. O link abre a página de convênios do portal.

Nota

Se o vendedor do link for excluído ou deixar de ser vendedor, a compra pelo link é recusada com o aviso para pedir um link novo.

Redes sociais no portal

Em Portal do Cliente > Configurações, na parte Redes sociais, preencha os endereços da empresa: WhatsApp (o número com DDD), Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, LinkedIn e Site. Clique em Salvar configurações.

Cada rede preenchida aparece como um ícone no rodapé do portal, inclusive na página aberta do convênio. O ícone do WhatsApp abre a conversa com o número informado.

1. O card Redes sociais, com os sete campos: WhatsApp, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok, LinkedIn e Site.
2. WhatsApp: o número com DDD.
3. Site: o endereço do site da empresa, e os demais campos recebem o endereço de cada rede.

Dicas

• Preencha a Descrição para o cliente dos serviços: é ela que evita a ligação perguntando “o que é esse exame?”.
• Use a Categoria com o nome que o associado procura (CARDIOLOGIA, OFTALMOLOGIA), não o nome interno do setor.
• Para tirar um profissional da página, inative o profissional na seção Profissionais do convênio: não precisa excluir nem mexer no portal.
• A foto do profissional fica pública junto com a página e o cliente pode ampliá-la. Use retrato profissional, de boa resolução, o mesmo que já vai no material impresso.
• Nos benefícios, compare os convênios do jeito que o cliente pensa: quanto paga na consulta, desconto em exames, preço da carteirinha.