Modelos de Mensagem

Em Modelos de Mensagem você define o texto das mensagens que o sistema manda aos seus clientes por e-mail e WhatsApp, como o envio do orçamento, do pedido, da nota fiscal e da cobrança. Também escolhe por qual conta cada uma sai: por exemplo, orçamento pelo e-mail do financeiro e pedido pelo e-mail do comercial.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Sistema.
2. Clique em Modelos de Mensagem.

A listagem mostra um modelo para cada tipo de envio e canal.

1. Buscar por modelo: procura um modelo pelo nome.
2. Abrir: abre o modelo selecionado para ver ou alterar o texto.
3. Colunas: o Tipo de envio, o Canal (WhatsApp, E-mail, SMS), o Modelo e a Situação. Padrão do sistema (em uso) é o texto que o sistema já traz; ao salvar uma alteração, nasce o modelo da sua empresa.

Tipos de envio

Cada mensagem que o sistema manda ao cliente é um tipo de envio. Cada tipo tem um modelo para cada canal em que ele sai (e-mail e, em vários deles, WhatsApp).

Tipo de envio	Quando a mensagem sai
Orçamento enviado ao cliente	No orçamento, em Opções → Enviar por e-mail/WhatsApp
Orçamento — lembrete antes de vencer	No lembrete automático antes do vencimento do orçamento
Orçamento — aviso de vencido	No aviso automático depois do vencimento do orçamento
Pedido enviado ao cliente	No pedido, em Opções → Enviar por e-mail/WhatsApp
Convite para avaliar a compra	No convite para o cliente avaliar os produtos comprados
Cobrança — link de pagamento	No envio da cobrança com o link de pagamento
Pagamento confirmado	Quando o pagamento online é aprovado
Pagamento cancelado ou estornado	Quando o pagamento online é cancelado ou estornado
Nota fiscal enviada ao destinatário	No envio da NF-e ou NFC-e por e-mail ou WhatsApp
NFS-e enviada ao tomador	No envio da NFS-e por e-mail ou WhatsApp
Contrato: aviso de reajuste	No aviso automático ao cliente antes da data do reajuste do contrato, com a antecedência definida no plano de reajuste

Mudar o texto da mensagem

1. Na listagem, abra o modelo do tipo de envio e do canal que você quer mudar.
2. Altere o Assunto (só no e-mail) e o Corpo da mensagem.
3. Clique nas variáveis de Inserir para colocar no texto os dados de cada envio, como o nome do cliente e o número do documento. Na hora do envio, cada variável é trocada pelo dado real.
4. Confira a Pré-visualização, ao lado, que mostra a mensagem montada com dados de exemplo e se atualiza enquanto você digita.
5. Clique em Salvar.

1. Nome do modelo: como o modelo aparece na listagem.
2. Tipo de envio: qual mensagem o modelo substitui. Não muda depois que o modelo é criado.
3. Canal de envio: WhatsApp ou E-mail. Os campos do conteúdo mudam conforme o canal, e o canal não muda depois de salvo.
4. Enviar por: a conta de e-mail ou WhatsApp pela qual esse tipo de envio sai. Veja Escolher a conta que envia.
5. Assunto: o assunto do e-mail. Aceita variáveis.
6. Inserir: os botões de variável. Clique em um para colocá-lo onde o cursor está no texto.
7. Corpo do e-mail: o texto da mensagem, em HTML. No WhatsApp, é um texto simples. O contador mostra o tamanho.
8. Pré-visualização: a mensagem como o cliente vai receber, com dados de exemplo. No e-mail, os botões Desktop e Mobile mostram os dois tamanhos de tela.
9. Enviar teste: informe o seu e-mail (ou número, no WhatsApp) e clique em Enviar para receber a mensagem de exemplo pela conta do tipo de envio.

O modelo que o sistema já traz não é alterado: ao salvar, o sistema cria uma cópia para a sua empresa, e é essa cópia que passa a ser usada nos envios. O modelo do sistema continua na lista, e volta a valer se você excluir a cópia.

Se o tipo de envio tiver mais de um modelo, escolha qual é usado nos envios em Opções → Usar este modelo nos envios. Na tela de envio, você ainda pode escolher outro modelo na hora.

Escolher a conta que envia

O campo Enviar por, logo abaixo do tipo de envio e do canal, define por qual conta aquele tipo de envio sai naquele canal. Ele vale para todos os modelos do tipo de envio e é gravado assim que você escolhe, sem precisar clicar em Salvar.

1. Abra qualquer modelo do tipo de envio e do canal que você quer configurar.
2. Em Enviar por, escolha a conta. No e-mail, também dá para escolher Envio nativo da plataforma.
3. Para voltar ao padrão, limpe o campo no X.

Com o campo em branco, vale a conta marcada como padrão do canal em Integrações. Se a empresa tem mais de uma conta conectada no mesmo canal, marque uma como padrão ou escolha a conta aqui.

A conta escolhida vale:

• na tela de envio, que já abre com ela no campo Enviar usando. Se precisar, você troca a conta na hora do envio;
• nos envios automáticos, como os lembretes do orçamento e a confirmação de pagamento.

O lembrete do orçamento sai pela mesma conta do envio feito pelo sistema. A conta escolhida para o tipo de envio do lembrete vale para o orçamento que foi enviado por fora do sistema.

Cuidado

Se a conta escolhida for desconectada ou desativada em Integrações, as mensagens desse tipo de envio deixam de sair até você escolher outra conta em Enviar por. Na tela de envio, aparece o aviso de que a conta não está disponível.

Mensagem na pasta de enviados do seu e-mail

Para a mensagem aparecer na pasta Enviados do seu e-mail, como se você tivesse mandado pelo seu programa de e-mail, conecte a conta pelo SMTP do seu próprio provedor. Gmail, Microsoft 365 e Zoho guardam em Enviados o que sai pelo SMTP deles. Serviços de envio em massa, como Mailgun e SendGrid, não guardam cópia na sua caixa.

A cópia em Enviados leva a marcação de leitura do e-mail: abrir a cópia na sua caixa pode contar como e-mail aberto.