Modelos de Mensagem
Em Modelos de Mensagem você define o texto das mensagens que o sistema manda aos seus clientes por e-mail e WhatsApp, como o envio do orçamento, do pedido, da nota fiscal e da cobrança. Também escolhe por qual conta cada uma sai: por exemplo, orçamento pelo e-mail do financeiro e pedido pelo e-mail do comercial.
Como acessar
Seção intitulada “Como acessar”- No menu lateral, clique em Sistema.
- Clique em Modelos de Mensagem.
A listagem mostra um modelo para cada tipo de envio e canal.
- Buscar por modelo: procura um modelo pelo nome.
- Abrir: abre o modelo selecionado para ver ou alterar o texto.
- Colunas: o Tipo de envio, o Canal (WhatsApp, E-mail, SMS), o Modelo e a Situação. Padrão do sistema (em uso) é o texto que o sistema já traz; ao salvar uma alteração, nasce o modelo da sua empresa.
Tipos de envio
Seção intitulada “Tipos de envio”Cada mensagem que o sistema manda ao cliente é um tipo de envio. Cada tipo tem um modelo para cada canal em que ele sai (e-mail e, em vários deles, WhatsApp).
| Tipo de envio | Quando a mensagem sai |
|---|---|
| Orçamento enviado ao cliente | No orçamento, em Opções → Enviar por e-mail/WhatsApp |
| Orçamento — lembrete antes de vencer | No lembrete automático antes do vencimento do orçamento |
| Orçamento — aviso de vencido | No aviso automático depois do vencimento do orçamento |
| Pedido enviado ao cliente | No pedido, em Opções → Enviar por e-mail/WhatsApp |
| Pedido pronto para retirar | Na aba Ótica do pedido, no aviso de óculos prontos, e na regra de automação da etapa do pipeline que envia a mensagem Pronto para retirar |
| Pedido com nova previsão de entrega | Na aba Ótica do pedido, no aviso de novo prazo |
| Pedido mudou de etapa | Quando uma regra de automação da etapa do pipeline envia a mensagem Mudou de etapa ao cliente do pedido ou da ordem de serviço |
| Convite para avaliar a compra | No convite para o cliente avaliar os produtos comprados |
| Cliente sem comprar | Quando o cliente completa os dias de uma regra de Avisos de cliente sem comprar com Avisar também o cliente ligado |
| Cobrança — link de pagamento | No envio da cobrança com o link de pagamento |
| Pagamento confirmado | Quando o pagamento online é aprovado |
| Pagamento cancelado ou estornado | Quando o pagamento online é cancelado ou estornado |
| Nota fiscal enviada ao destinatário | No envio da NF-e ou NFC-e por e-mail ou WhatsApp |
| NFS-e enviada ao tomador | No envio da NFS-e por e-mail ou WhatsApp |
| MDF-e enviado por e-mail ou WhatsApp | No MDF-e, em Opções → Enviar por e-mail/WhatsApp |
| Contrato: aviso de reajuste | No aviso automático ao cliente antes da data do reajuste do contrato, com a antecedência definida no plano de reajuste |
| Assinatura eletrônica: link para assinar | No envio do documento para assinatura eletrônica, no reenvio do link e no lembrete automático |
| Assinatura eletrônica: documento assinado | Na cópia do documento assinado que cada signatário recebe quando todos assinam |
Mudar o texto da mensagem
Seção intitulada “Mudar o texto da mensagem”- Na listagem, abra o modelo do tipo de envio e do canal que você quer mudar.
- Altere o Assunto (só no e-mail) e o Corpo da mensagem.
- Clique nas variáveis de Inserir para colocar no texto os dados de cada envio, como o nome do cliente e o número do documento. Na hora do envio, cada variável é trocada pelo dado real.
- Confira a Pré-visualização, ao lado, que mostra a mensagem montada com dados de exemplo e se atualiza enquanto você digita.
- Clique em Salvar.
- Nome do modelo: como o modelo aparece na listagem.
- Tipo de envio: qual mensagem o modelo substitui. Não muda depois que o modelo é criado.
- Canal de envio: WhatsApp ou E-mail. Os campos do conteúdo mudam conforme o canal, e o canal não muda depois de salvo.
- Enviar por: a conta de e-mail ou WhatsApp pela qual esse tipo de envio sai. Veja Escolher a conta que envia.
- Assunto: o assunto do e-mail. Aceita variáveis.
- Inserir: os botões de variável. Clique em um para colocá-lo onde o cursor está no texto.
- Corpo do e-mail: o texto da mensagem, em HTML. No WhatsApp, é um texto simples. O contador mostra o tamanho.
- Pré-visualização: a mensagem como o cliente vai receber, com dados de exemplo. No e-mail, os botões Desktop e Mobile mostram os dois tamanhos de tela.
- Enviar teste: informe o seu e-mail (ou número, no WhatsApp) e clique em Enviar para receber a mensagem de exemplo pela conta do tipo de envio.
O modelo que o sistema já traz não é alterado: ao salvar, o sistema cria uma cópia para a sua empresa, e é essa cópia que passa a ser usada nos envios. O modelo do sistema continua na lista, e volta a valer se você excluir a cópia.
Se o tipo de envio tiver mais de um modelo, escolha qual é usado nos envios em Opções → Usar este modelo nos envios. Na tela de envio, você ainda pode escolher outro modelo na hora.
Escolher a conta que envia
Seção intitulada “Escolher a conta que envia”O campo Enviar por, logo abaixo do tipo de envio e do canal, define por qual conta aquele tipo de envio sai naquele canal. Ele vale para todos os modelos do tipo de envio e é gravado assim que você escolhe, sem precisar clicar em Salvar.
- Abra qualquer modelo do tipo de envio e do canal que você quer configurar.
- Em Enviar por, escolha a conta. No e-mail, também dá para escolher Envio nativo da plataforma.
- Para voltar ao padrão, limpe o campo no X.
Com o campo em branco, vale a conta marcada como padrão do canal em Integrações. Se a empresa tem mais de uma conta conectada no mesmo canal, marque uma como padrão ou escolha a conta aqui.
A conta escolhida vale:
- na tela de envio, que já abre com ela no campo Enviar usando. Se precisar, você troca a conta na hora do envio;
- nos envios automáticos, como os lembretes do orçamento e a confirmação de pagamento.
O lembrete do orçamento sai pela mesma conta do envio feito pelo sistema. A conta escolhida para o tipo de envio do lembrete vale para o orçamento que foi enviado por fora do sistema.