Assinatura eletrônica

Com a assinatura eletrônica, o documento sai do sistema direto para o cliente assinar: ele recebe um link por e-mail ou WhatsApp, confere o documento na tela, confirma a identidade com um código e assina. Ao final, o sistema gera a versão definitiva do PDF com a folha de assinaturas (quem assinou, quando, de onde) e anexa o arquivo ao documento de origem.

Módulo

A assinatura eletrônica faz parte do módulo Assinatura Eletrônica, contratado à parte. Sem ele, o botão Assinatura não aparece nas telas.

O que pode ser enviado

• Contrato, ordem de serviço, pedido e orçamento: o PDF é gerado com o mesmo layout do botão Imprimir.
• PDF avulso: qualquer arquivo PDF enviado pela tela de Assinaturas (um termo, uma proposta, uma autorização).

Cada documento vira um envelope: um registro com o PDF, os signatários e tudo o que aconteceu com ele.

Como acessar

1. No menu lateral, clique em Vendas.
2. Clique em Assinaturas.

A tela lista os envelopes enviados:

1. Enviar para assinatura: envia documentos e PDFs avulsos.
2. Situação: em que ponto cada envelope está.
3. Assinaturas: quem já assinou (marca verde) e quem ainda falta.
4. Cancelar envelope: cancela o envelope selecionado que ainda aguarda assinatura.
5. Baixar PDF: baixa o PDF do envelope.

Como enviar

1. Abra o documento (ou selecione vários na listagem) e clique em Assinatura. Na tela Vendas > Assinaturas, o botão Enviar para assinatura permite escolher os documentos e enviar um PDF avulso.
2. Confira a lista: o signatário de cada linha vem do cliente do documento. Corrija o e-mail ou o telefone na própria linha se precisar.
3. Se houver testemunhas ou outra pessoa que também assine todos os documentos, informe em Signatários adicionais.
4. Escolha por onde enviar o link (E-mail, WhatsApp ou os dois), a conta de envio, a validade do link e um recado, se quiser.
5. Clique em Enviar para assinatura.

1. Tipo de documento: pedido, contrato, ordem de serviço ou orçamento.
2. Adicionar contrato (ou pedido, ordem de serviço, orçamento): busca o documento.
3. Adicionar vários e PDF avulso: incluem vários documentos de uma vez ou um PDF que não vem do sistema.
4. A lista de documentos, com o signatário de cada linha. Corrija o e-mail ou o telefone ali mesmo.
5. Signatários adicionais para todos os documentos (testemunhas)
6. Enviar o link por: e-mail, WhatsApp ou os dois.
7. Conta de e-mail: a conta usada no envio.
8. Validade do link (dias)
9. Recado para o signatário (opcional)
10. Enviar para assinatura

Quando o WhatsApp está configurado como App local, o sistema abre o WhatsApp do seu aparelho com a mensagem pronta para você enviar.

O que o cliente vê

O link abre uma página simples, feita para o celular, com quatro etapas:

1. Documento: o PDF na tela, com opção de baixar.
2. Identidade: o cliente escolhe receber um código de seis dígitos por e-mail ou WhatsApp e digita o código. O código vale por dez minutos.
3. Termo: o termo de aceite da assinatura eletrônica, que precisa ser marcado como lido.
4. Assinar: desenhar a assinatura na tela ou digitar o nome completo. Também é possível recusar, informando o motivo.

Se houver mais de um signatário, todos recebem o próprio link e assinam de forma independente, em qualquer ordem.

Quando todos assinam

O sistema gera o PDF final: o documento original seguido da folha de assinaturas, com o nome de cada signatário, data e hora, canal usado para confirmar a identidade, endereço IP, dispositivo, a assinatura desenhada ou o nome digitado e o hash (impressão digital) do documento. A folha traz também um código de verificação e um QR Code.

Se a empresa tem o certificado digital A1 cadastrado (o mesmo da NF-e), o PDF final recebe o selo digital da empresa, visível em leitores de PDF como o Adobe Reader. O selo pode ser desligado em Sistema > Configuração, aba Contratos, card Assinatura eletrônica.

Em seguida:

• o PDF assinado é anexado ao contrato, à OS, ao pedido ou ao orçamento de origem (aba Arquivos);
• cada signatário recebe uma cópia por e-mail ou WhatsApp;
• os usuários da empresa recebem uma notificação.

Acompanhar os envios

Na tela Vendas > Assinaturas (veja Como acessar), a coluna Situação mostra a situação de cada envelope:

• Aguardando assinatura: o link foi enviado e ainda falta alguém assinar.
• Finalizando: todos assinaram e o PDF final está sendo gerado.
• Assinado: concluído, com o PDF final disponível.
• Recusado, Expirado ou Cancelado: encerrado sem assinatura.

1. A situação do envelope.
2. Os signatários, com o botão Reenviar de quem ainda não assinou.
3. A Linha do tempo com cada evento.
4. O Código de verificação e o Selo digital da empresa.
5. Cancelar envelope: aparece ativo enquanto o envelope aguarda assinatura.
6. Os Documentos: o original e, depois de todos assinarem, o assinado com a folha de assinaturas.

Ao abrir um envelope você vê os signatários (com contato, situação e quando assinaram), a linha do tempo com cada evento, o selo digital, o código de verificação e os links dos documentos. Na tela do próprio documento, um indicador ao lado do botão Assinatura mostra a situação do último envio.

Reenviar o link

Na lista de signatários, clique em Reenviar para mandar o link de novo, corrigindo e-mail, telefone ou canal se necessário. O link anterior deixa de valer.

Lembretes e prazo

Enquanto o envelope aguarda assinatura, o sistema reenvia o link automaticamente a quem ainda não assinou, no intervalo configurado (padrão: a cada 3 dias). Passado o prazo de validade (padrão: 15 dias), o envelope é marcado como Expirado e a empresa recebe um aviso. Para assinar depois disso, é preciso enviar de novo.

Cancelar

Um envelope que ainda aguarda assinatura pode ser cancelado pelo botão Cancelar envelope, informando o motivo. Os links enviados deixam de valer na hora. Envelopes não são excluídos: eles são o registro de que o documento foi enviado e do que aconteceu com ele.

Reprocessar

Se a geração do PDF final ou o selo digital falhar (por exemplo, certificado com senha errada), o envelope mostra o erro e o botão Reprocessar refaz a finalização. A assinatura do cliente não se perde nesse caso.

Verificar a autenticidade de um documento

Qualquer pessoa com o código de verificação impresso na folha de assinaturas pode conferir o documento em /verificar-assinatura (o QR Code da folha leva para lá). A página mostra a empresa, o título, a situação, os signatários e os hashes do documento. Também é possível escolher o arquivo PDF recebido para comparar a impressão digital com a registrada: se o arquivo tiver sido alterado, a conferência falha.

Configurações

Em Sistema > Configuração, aba Contratos, card Assinatura eletrônica (a aba aparece para empresas com o módulo de contratos):

1. Validade do link (dias)
2. Lembrete a cada (dias)
3. Não aplicar o selo digital da empresa (certificado A1) no documento final
4. Termo de aceite da assinatura eletrônica

Em detalhe:

• Validade do link (dias) e Lembrete a cada (dias).
• Não aplicar o selo digital da empresa (certificado A1) no documento final: desliga o selo.
• Termo de aceite da assinatura eletrônica: o texto que o signatário aceita antes de assinar. Em branco, vale o texto padrão, que cita a Lei nº 14.063/2020 e a MP nº 2.200-2/2001 e informa quais evidências são registradas. O termo vigente no momento do envio fica guardado no envelope; mudar a configuração não altera o que já foi aceito.

Permissões

• Consultar: ver a tela de Assinaturas e os envelopes.
• Enviar para assinatura: enviar documentos, reenviar links e reprocessar.
• Cancelar: cancelar um envelope pendente.

Validade jurídica

A assinatura do cliente é uma assinatura eletrônica avançada: identifica o signatário pelo código de verificação e registra as evidências do ato (Lei nº 14.063/2020, art. 4º, e MP nº 2.200-2/2001, art. 10, § 2º). Ela vale para contratos entre particulares. Documentos que a lei exige com certificado ICP-Brasil do próprio signatário (por exemplo, atos perante órgãos públicos) continuam precisando desse certificado.