PDV offline: vender sem internet

O PDV offline é o caixa instalado no computador da loja ou num celular/tablet Android. Ele continua vendendo quando a internet cai e envia tudo para o sistema assim que a conexão volta, sem ninguém precisar digitar nada de novo.

É o mesmo PDV de sempre: a tela, os atalhos e o jeito de vender não mudam. O que muda é onde a venda fica guardada enquanto não há conexão.

Antes de começar

Libere a permissão. Em Segurança → Grupos/Permissões, no grupo de quem vai operar, marque Vendas/PDV offline → Usar o PDV offline. Sem ela a pessoa não entra no caixa instalado, mesmo com a senha certa.
Instale o programa no computador ou no aparelho do caixa. Os botões Instalador Windows e App Android ficam em Vendas → Caixas instalados. O instalador já vem apontado para a sua empresa. No Windows, o caixa abre numa janela própria, deixa um ícone ao lado do relógio e abre sozinho quando o computador liga. Se a janela for fechada, o atalho PDV Offline do menu Iniciar abre de novo. Para encerrar o caixa, use Fechar no ícone ao lado do relógio: a janela do caixa fecha junto.
Faça o primeiro acesso com internet, com um administrador. É esse acesso que apresenta o computador à empresa, define a numeração dele e baixa os cadastros, inclusive o certificado digital. Por isso o primeiro acesso precisa ser de quem tem a permissão Vendas/PDV offline → Administrar terminais. Se um operador tentar primeiro, o caixa avisa que ainda não foi registrado.

O primeiro acesso de cada operador também precisa de internet. Depois disso ele entra normalmente sem conexão, naquele computador.

No caixa instalado, a entrada é sempre com e-mail e senha: é a senha que permite entrar depois sem internet. Por isso o caixa não oferece entrar com Google nem criar conta; quem entra com Google no sistema precisa definir uma senha antes de usar o caixa.

O que dá para fazer sem internet

Vender, com os produtos, preços e formas de pagamento da última atualização, inclusive produto com grade, com lote e com número de série
Aplicar as promoções cadastradas no sistema, que valem sozinhas na venda
Identificar um cliente que já estava cadastrado
Abrir o caixa, fazer sangria e suprimento e fechar o caixa
Cancelar uma venda feita naquele caixa
Emitir a NFC-e da venda e imprimir o cupom fiscal (em contingência, veja abaixo)
Vender pelo bico no PDV da pista, com a automação do posto pareada com o caixa (veja abaixo)
Abrir, transferir e fechar mesas e cartões no Controle de Consumo, com o envio dos itens para a cozinha e o bar (veja abaixo)

O que precisa de internet

O primeiro acesso do computador e o primeiro acesso de cada operador
Cadastrar um cliente novo. A venda não trava: atenda como consumidor e cadastre depois
A transmissão da NFC-e à SEFAZ, que o sistema faz sozinho assim que a venda sobe
Relatórios, dashboards e as telas de gestão

O nome e a numeração das vendas

Cada computador recebe no registro um nome e um código próprio, como D001. As vendas dele saem numeradas em sequência: D001-00001, D001-00002. Assim dois caixas nunca geram o mesmo número, mesmo os dois trabalhando sem conexão ao mesmo tempo.

O nome sugerido é o primeiro Caixa N livre: se já existe um Caixa 1, o próximo computador entra como Caixa 2. Nome e numeração podem ser trocados em Vendas → Caixas instalados (veja abaixo); nenhum dos dois pode repetir o de outro caixa.

A série da NFC-e de cada caixa

Cada computador emite a NFC-e numa série própria. Sem isso, dois caixas vendendo ao mesmo tempo sem internet numerariam a mesma nota, e uma delas seria rejeitada.

A série do caixa não pode ser:

a série que a empresa usa nas notas emitidas pelo sistema (Configurações → DF-e → NFC-e);
a série de outro caixa ativo.

Dá para definir de dois jeitos, e o sistema confere as duas regras antes de aceitar:

Na empresa: em Vendas → Caixas instalados, escolha o terminal e use Série da NFC-e.
No próprio caixa: em Vendas → Este caixa, o campo Série da NFC-e traz o botão Informar enquanto o caixa não tem série. Trocar depois é só pela empresa, porque muda a numeração das notas daquele caixa.

Para tirar a série de um caixa, use Série da NFC-e em Caixas instalados e salve com o campo vazio. O caixa para de emitir cupom fiscal e a série fica livre para outro. O caixa desativado também libera a série dele.

O caixa que recebe uma série já usada continua a numeração de onde ela parou no sistema, sem repetir número.

No PDV, o caixa sem série mostra NFC-e sem série em amarelo no lugar de NFC-e auto, e não tenta emitir a nota ao fechar a venda. Tocar nele (ou no botão NFC-e) explica o motivo e leva para Este caixa, onde a série é informada.

A NFC-e emitida no caixa

O caixa instalado emite a NFC-e em contingência: a nota é gerada e assinada ali mesmo, numerada na série do caixa, e o cupom impresso já sai com o QR code. Se a série já tinha notas emitidas pelo sistema, o caixa continua a numeração de onde ela parou. A numeração vem da sincronização, não precisa ser informada. Quando a venda sobe, o sistema transmite a nota à SEFAZ; até lá ela aparece como pendente. Se a SEFAZ rejeitar, o tratamento é feito no sistema, em DF-e → NFC-e, como em qualquer nota; a venda e o caixa não são afetados.

Para assinar a nota, o certificado digital da empresa é copiado para o computador do caixa na primeira sincronização depois de ele ser enviado em Configurações → DF-e. Um caixa sem o certificado vende normalmente, mas não emite a nota até a próxima sincronização.

Impressora Bluetooth no celular ou tablet

No app Android, o cupom sai numa impressora térmica Bluetooth ligada direto ao aparelho, sem computador no meio.

Pareie a impressora nas configurações de Bluetooth do aparelho.
No app, abra Vendas → Este caixa e, no quadro Impressora Bluetooth, clique em Escolher. Na primeira vez, o aparelho pede permissão para usar o Bluetooth.
Escolha a impressora na lista e o papel dela: 80 mm ou 58 mm. Salve.
Clique em Imprimir teste. A linha de números tem de caber numa linha só, e o QR code tem de aparecer.

Daí em diante, o cupom da NFC-e e o comprovante da venda sem nota saem direto nessa impressora, tanto no botão Imprimir quanto na impressão automática do PDV. A escolha vale só para aquele aparelho. Para voltar ao jeito anterior, use Não usar impressora na mesma janela.

Como as vendas sobem

O envio é automático e acontece de tempos em tempos, sempre que há conexão. Se o caixa passou o dia inteiro sem internet, tudo sobe de uma vez quando ela volta. No caixa instalado, o menu Vendas → Este caixa mostra:

se o computador está conectado ao sistema
quantas vendas ainda estão esperando para subir
quando foi a última atualização dos cadastros
o botão para sincronizar na hora, sem esperar

Quando a venda chega ao sistema, ela entra como foi feita no balcão: o valor cobrado é mantido, o estoque é baixado, o movimento de caixa é lançado com a data e a hora do caixa e as contas a receber são geradas. O cancelamento feito no caixa também sobe e estorna a venda.

A venda não é recusada pelo que mudou no sistema enquanto o caixa estava sem conexão. Se o produto foi inativado, o preço subiu, o cliente foi inativado ou o limite de desconto mudou depois dela, a venda entra do mesmo jeito: ela já foi fechada no balcão e pode ter virado cupom fiscal. Essas mudanças valem para as próximas vendas, não para as que já aconteceram.

O mesmo vale para lote e número de série. Se o lote escolhido no caixa acabou no sistema enquanto isso, a venda baixa o que ainda havia nele. Se o número de série já tinha sido vendido em outro lugar, a venda entra e o número fica como estava, com uma observação dizendo em que venda ele também saiu. Confira essas observações em Estoque > Controle de Série para acertar o estoque.

A pista do posto no caixa

Posto com automação de pista pode parear o agente (Linker) diretamente com o caixa instalado, em vez de com o sistema. Assim os abastecimentos das bombas chegam ao caixa pela rede do posto, e o PDV da pista funciona mesmo com a internet fora do ar.

Para parear:

No caixa instalado, abra Posto → Automação de pista e clique em Gerar código de pareamento. A tela mostra o endereço deste computador na rede.
No computador do agente, abra Automação de pista, informe esse endereço e o código. O código vale 10 minutos e serve uma vez só.

Daí em diante o caixa mostra a pista como no sistema: o bico abastecendo, o abastecimento pendente e o clique que leva o abastecimento para a venda. Os outros caixas do posto veem a mesma pista usando esse caixa como principal (veja abaixo). O abastecimento vendido e a medição dos tanques sobem para o sistema junto com as vendas, e aparecem em Vendas → Abastecimentos e no LMC.

O que fica de fora no caixa instalado:

Troca de preço da bomba pelo caixa: ela é feita no sistema, em Posto → Preços da pista, e chega à bomba pelo caixa (veja abaixo). Os outros comandos (pré-determinar, autorizar, bloquear, liberar e parar) funcionam no caixa, pelo mesmo botão do bico no PDV da pista, com ou sem internet, e entram no histórico de comandos do sistema depois de concluídos.
Veículos de frota: a venda para frota continua no PDV da pista do sistema.
Senha ou cartão do frentista no caixa: quem identifica o frentista é a bomba. Se a empresa exige a identificação e a bomba não identificou, o abastecimento não vai para a venda no caixa instalado.

Um agente pareia com um lugar só. Pareado com o caixa, o sistema continua mostrando a pista em Posto → Automação de pista: o caixa repassa o estado dos bicos a cada sincronização (cerca de 30 segundos). Os comandos pedidos no sistema, inclusive a troca de preço, também chegam à bomba pelo caixa, com um atraso de até uma sincronização. Na troca de preço, o cadastro do combustível só recebe o preço novo depois que a bomba confirma. Nessa hora o PDV da pista do caixa já mostra o preço novo nos bicos, e o cadastro do caixa acompanha na sincronização seguinte. A troca agendada fica guardada no caixa e vai para a bomba na hora marcada, mesmo que ele esteja sem internet. A venda pelo bico fica no caixa: o abastecimento só aparece no sistema depois de vendido lá.

Caixa principal e caixas clientes

Loja com mais de um caixa, restaurante com garçons no celular ou posto com dois caixas usam um caixa principal: o computador que guarda as vendas, as mesas e a pista, e que sincroniza com o sistema. Os outros computadores e celulares viram clientes dele: a tela é a mesma, mas tudo o que ela mostra e grava vem do principal, pela rede local. Assim todos enxergam as mesmas mesas e a mesma pista na hora, com ou sem internet.

Para transformar um caixa em cliente:

No caixa principal, abra Este caixa → Dados do caixa e anote o Endereço deste caixa, em Rede local.
No outro computador ou celular, em Este caixa → Dados do caixa, clique em Usar outro caixa como principal, informe o endereço e salve.
O caixa confere o endereço antes de aceitar: se nenhum caixa responder ali (endereço ou porta errados, principal desligado ou fora da rede), ele avisa e não muda nada. Também não aceita enquanto ainda tem vendas ou notas para enviar ao sistema, incluindo as recusadas: como cliente, o que ficou nele não seria mais enviado. Sincronize e resolva as recusadas antes.
Aceito o endereço, o PDV reinicia sozinho e pede o login de novo. Esse login já entra no caixa principal.

Daí em diante o cliente não sincroniza: é o principal que faz isso, nos intervalos dele (as vendas fechadas sobem a cada 30 segundos, os cadastros descem a cada 5 minutos). Mesmo assim, cada venda continua identificada pelo caixa que a fez: no sistema, a coluna Origem da venda mostra o nome do caixa cliente, e não o do principal.

A NFC-e do caixa cliente sai na série dele, se ele tiver uma, definida em Vendas → Caixas instalados. Sem série própria, sai na série do caixa principal. O painel Dados do caixa do cliente mostra em que série a nota dele sai. Para ficar sabendo da série, do nome e se continua ativo, o cliente confere esses dados com o sistema a cada minuto; isso não envia nem recebe vendas. O caixa cliente desativado em Caixas instalados para de funcionar, como o independente. O que um caixa lança aparece nos outros na hora: o mapa de mesas e a pista se atualizam sozinhos em todos os caixas ligados ao principal, sem precisar entrar na mesa. Para voltar a ser independente, o botão Voltar a ser um caixa independente desfaz; o PDV reinicia do mesmo jeito e o login seguinte volta ao banco do próprio aparelho.

Controle de consumo no caixa

Restaurante e bar com o módulo de controle de consumo têm o Controle de Consumo também no caixa instalado: o mapa de mesas e cartões, a abertura pelo número, o lançamento dos itens, a transferência de mesa, o pedido da conta e o fechamento funcionam sem internet. Os itens vão para a cozinha e o bar pelas impressoras de produção cadastradas no sistema, impressas pelo agente (Linker) do próprio computador.

A mesa aberta é uma venda do caixa: sobe para o sistema quando fecha, como as demais vendas, e até lá aparece só no caixa. Garçons e outros caixas trabalham no mesmo mapa usando o caixa como principal (veja acima). A mesa aberta há mais tempo que o limite configurado em Configurações → Vendas é liberada sozinha, como no sistema, e o pedido continua pendente para fechar depois.

A licença no caixa

O caixa instalado obedece à licença da empresa mesmo sem internet, do mesmo jeito que o sistema: a cada sincronização ele recebe a situação da licença e até quando ela libera o acesso. Bloqueado, o caixa se comporta como o sistema bloqueado: o operador entra, o aviso Sua licença está bloqueada → Efetuar pagamento aparece no topo e leva à página de pagamento, consultas e listagens continuam, mas vender, receber ou alterar qualquer coisa é recusado com o motivo. O caixa bloqueia quando:

a licença venceu ou foi bloqueada no sistema (a mensagem diz a data ou o motivo);
o caixa ficou mais de 7 dias sem conseguir se comunicar com o sistema;
o relógio do computador foi atrasado em relação à hora do sistema.

Pagou ou reconectou, a próxima sincronização libera na hora. Os caixas clientes seguem o principal.

Quando algo muda no sistema

O caixa se atualiza sozinho a cada sincronização:

Permissão retirada: a pessoa deixa de entrar no caixa e, se estiver com a tela aberta, volta para o login.
Senha trocada: a senha antiga para de valer. Para voltar a entrar sem internet, a pessoa precisa entrar uma vez com conexão.
Usuário desativado: perde o acesso ao caixa, com ou sem internet.
Mesmo usuário em outro lugar: como no sistema, cada usuário fica conectado em um lugar por vez. Entrar com o mesmo usuário em outro caixa, ou no sistema, encerra o acesso anterior, que volta para o login na sincronização seguinte. Nos caixas ligados ao mesmo principal isso vale na hora, mesmo sem internet. Quem entrou sem internet continua conectado até a conexão voltar; se nesse meio tempo o usuário entrou em outro lugar, é esse acesso sem internet que se encerra.
Cadastro inativado ou excluído: produto, cliente, forma de pagamento, promoção, tributação e impressora somem das buscas do caixa, como já acontece no sistema.

Recarregar os cadastros

Depois de uma atualização do sistema, alguns cadastros podem passar a ser levados ao caixa (por exemplo, as variações de um produto com grade). Para o caixa que já estava instalado receber tudo sem precisar instalar de novo, use Vendas → Este caixa → Recarregar cadastros e confirme.

O caixa baixa de novo todos os cadastros do sistema: produtos, clientes, formas de pagamento, promoções, lotes, números de série e os demais. O que foi apagado no sistema também sai do caixa. As vendas, notas e movimentos do caixa não são alterados.

Enquanto a recarga acontece, o caixa mostra a tela Carregando os dados do sistema, com o cadastro que está chegando, e não dá para vender. O mesmo acontece no primeiro acesso do caixa. Quando tudo chega, a espera some e o caixa avisa que está pronto para vender.

A recarga precisa de internet. Sem conexão, o caixa avisa e nada muda.

Os computadores e aparelhos autorizados

No sistema, o menu Vendas → Caixas instalados lista os computadores e aparelhos registrados, com quem registrou cada um e quando. É onde a empresa desativa um que não deve mais operar, como um caixa trocado ou um equipamento perdido. É também onde ficam os botões para baixar o instalador do Windows e o app Android.

O botão Nome e numeração troca o nome do caixa (por exemplo, “Caixa do balcão”) e o código das vendas dele (por exemplo, CX2: só letras e números, até 8). Nenhum dos dois pode repetir o de outro caixa. O caixa passa a usar o nome e a numeração novos na próxima sincronização; as vendas já feitas mantêm o número que tinham.

Desativado, o computador para de sincronizar e não aceita mais login, mesmo sem internet. Se tiver sido desativado por engano, ou se o computador voltar a ser usado, o botão Reativar terminal desfaz a desativação: ele volta a sincronizar, com a mesma numeração, e envia o que tinha ficado parado.

Se a série da NFC-e dele passou a ser usada por outro caixa enquanto ele estava desativado, o sistema não reativa. Troque ou tire a série dele em Série da NFC-e e reative em seguida.

Perguntas frequentes

A venda pode sumir se o computador desligar?

Não. A venda é gravada no próprio computador assim que é feita, e continua lá depois de desligar ou reiniciar. Mesmo que ele desligue no meio do envio, ela sobe na próxima vez.

Dá para usar o mesmo computador em outra empresa?

Não. Cada computador fica ligado à empresa e ao ambiente em que foi registrado. Para usar em outra, é preciso instalar de novo.

E a nota fiscal da venda feita sem internet?

Sai na hora, em contingência, na série do caixa, e o cliente leva o cupom com QR code. A transmissão à SEFAZ acontece quando a venda sobe. O sistema nunca troca a série do caixa pela da empresa.

Veja também: PDV (Ponto de Venda) e movimento de caixa.