Importar documentos com IA

Em vez de digitar o documento que chegou, você manda a foto, o PDF, a planilha ou o texto e a IA preenche o cadastro. Ela lê o cliente ou o fornecedor, os itens, os valores e os vencimentos e procura cada um no seu cadastro. Nada é gravado antes de você conferir: a tela mostra o que foi lido, como vai entrar e o que precisa da sua atenção.

Onde fica

Tela	Botão	O que é criado
Pedidos, Orçamentos e Ordens de Serviço	Importar com IA (varinha mágica), na listagem	O documento em aberto, já com os itens, que abre na tela para você continuar
Pedidos de Compra	Importar com IA (varinha mágica), na listagem	O pedido de compra em rascunho
Contas a Pagar e Contas a Receber	Importar com IA (varinha mágica), na listagem	As contas, uma por parcela ou por linha da planilha
Produtos	Cadastrar pela foto (câmera), na listagem, e Buscar dados do produto, no cadastro	Um produto novo preenchido, para você salvar (veja Cadastro de produto pela foto)

Na barra de botões da listagem, Importar com IA e Cadastrar pela foto aparecem só com o ícone, ao lado dos outros botões; o nome aparece ao passar o mouse.

O botão só aparece para quem tem a permissão Importar com IA do módulo e a de criar o documento: Cria em pedidos, orçamentos, ordens de serviço e pedidos de compra, e Importação em contas a pagar e a receber. Nas contas, cadastrar a pessoa nova exige também a permissão Importação do grupo Pessoa.

O que você pode mandar

Foto: tire a foto do pedido escrito à mão, da cotação, do boleto ou da nota. No celular, o botão Tirar foto abre a câmera. Aceita JPEG, PNG e WebP; a foto grande é reduzida antes do envio.
PDF: o PDF com texto (o que vem do banco, do e-mail ou de outro sistema) é lido pelo texto das 5 primeiras páginas. PDF escaneado, que é uma imagem, é lido pela primeira página.
Planilha: arquivo .xlsx ou .csv, em qualquer formato de colunas. Vale a primeira aba. O .xls antigo não é aceito: salve como .xlsx.
Texto: copie e cole no campo Ou cole o texto do documento a mensagem do WhatsApp, o corpo do e-mail ou o texto de um PDF, de uma planilha ou de outro sistema, e clique em Ler texto. Por exemplo: “Quero 10 caixas de leite integral e 5 pacotes de café 500 g, entrega na sexta. João da Silva”.

Quando a empresa tem integração de IA própria, a janela mostra o seletor da integração usada na leitura. Cada leitura usa a IA: na IA do sistema, desconta créditos; na integração própria, não. Veja Créditos de IA.

Conferir antes de importar

Depois da leitura, a janela mostra:

Confira antes de importar: os avisos da leitura, em amarelo. Por exemplo: cliente sem cadastro, item sem produto, quantidade que não foi lida, soma dos itens diferente do total do documento.
O que vai ser importado: o cliente ou o fornecedor, os itens com quantidade e valor, e as contas com vencimento e valor.
Pendências, em vermelho: o que impede a importação, como item sem produto. Resolva na própria lista e o botão Importar libera.

Os botões do rodapé:

Importar: grava o que está na tela.
Ler outro: descarta a leitura e volta para mandar outro arquivo.
Cancelar: fecha sem gravar nada.

Importar sem esta conferência

Quando você já confia na leitura de um tipo de documento, marque a opção do rodapé da janela, por exemplo Importar contas a pagar direto, sem esta conferência, quando a leitura vier sem avisos. A escolha vale para você e para aquele tipo de documento: marcar em Contas a Pagar não muda Pedidos.

Mesmo marcada, a conferência aparece sempre que a leitura tiver algum aviso ou pendência. Para voltar a conferir tudo, desmarque a opção na mesma janela.

Pedidos, orçamentos e ordens de serviço

A IA lê o cliente, os itens, as observações (prazo, forma de pagamento combinada) e, na ordem de serviço, o equipamento: tipo, marca, modelo, número de série ou placa, defeito relatado e acessórios.

Cliente: achado pelo CPF/CNPJ ou, sem ele, pelo nome, quando só um cadastro tem aquele nome. Sem cadastro, o documento fica com o nome e os contatos lidos; se o cliente já existir com outro nome, escolha na lupa do campo Cliente.
Produtos: achados pelo código de barras, pelo código do produto ou pelo nome igual ao do cadastro. Quando só um produto tem todas as palavras do nome lido, ele é ligado pelo nome parecido (por exemplo, “plano empresarial” acha “PLANO - EMPRESARIAL”), e o aviso mostra esses itens para você conferir. O item que não foi achado aparece com a lupa para você escolher o produto. Com a opção Permitir produto avulso (sem cadastro) ligada nas configurações de vendas, o item pode entrar como produto avulso.
Serviços: achados pelo código, pelo nome ou pelo nome parecido, como os produtos. Sem preço no documento, o serviço do cadastro vem com o preço dele. O não achado entra como serviço avulso, com a descrição lida, e sem preço quando o documento não traz o valor.
Preço: o preço lido no documento é mantido. Item sem preço entra com o preço do cadastro e a tabela de preço do cliente, como na inclusão pela tela.

Ao importar, o documento é criado em aberto e abre na tela. A partir daí ele segue como qualquer outro: dá para alterar, receber o pagamento e gerar a nota.

Pedidos de compra

Mande a cotação ou a proposta do fornecedor, a lista de compra ou a mensagem. A IA lê o fornecedor, os itens, a condição de pagamento, a previsão de entrega e o frete.

Fornecedor: achado pelo CPF/CNPJ ou pelo nome. Sem cadastro, o pedido fica com o nome lido; escolha ou cadastre o fornecedor antes de emitir o pedido.
Produtos: achados pelo código de barras, pelo nome igual ao do cadastro ou pelo nome parecido, com aviso para conferir. O código impresso na cotação é o do fornecedor: ele não serve para achar o produto e fica na observação do item.
Item sem produto: entra só com a descrição. Escolha o produto antes de registrar o recebimento da mercadoria.
Quando a unidade do documento é diferente da unidade do cadastro (caixa e unidade, por exemplo), o aviso pede para conferir a quantidade.

Contas a pagar e a receber

Em Contas a Pagar, mande o boleto, a conta de consumo (luz, água, internet), a nota ou a fatura de compra. Em Contas a Receber, o boleto ou a fatura que a empresa emitiu, a nota com as duplicatas, a promissória ou o recibo.

Boleto: quando os números da linha digitável conferem, o valor e o vencimento saem deles, e a linha digitável fica na observação da conta.
Parcelas: documento com vários vencimentos (duplicatas da nota, carnê) vira uma conta por parcela.
Pessoa: achada pelo CPF/CNPJ ou pelo nome, inclusive o cadastro feito sem CPF/CNPJ. O CPF/CNPJ lido que não confere pelos dígitos fica de fora, com aviso. A pessoa que não tem cadastro é cadastrada na importação, como fornecedor ou cliente.
Plano de contas: quando a empresa sempre classifica a pessoa na mesma conta, a importação repete essa classificação.
Com até 20 contas na conferência, dá para corrigir o vencimento e o valor, e as contas com pessoa nova mostram a lupa para escolher o cadastro certo.

Planilha em qualquer formato

Na planilha, a IA só reconhece o que é cada coluna: vencimento, valor, pessoa, CPF/CNPJ, descrição, documento, parcela, situação, data e valor do pagamento, forma de pagamento, plano de contas, centro de custo e observação. Todas as linhas são convertidas por esse reconhecimento, então a leitura usa a IA uma vez por arquivo, seja qual for a quantidade de linhas.

A planilha pode ter até 5.000 linhas. Maior que isso, divida em arquivos.
Planilha que mistura contas a pagar e a receber (receita e despesa, entrada e saída) importa só as do tipo da tela; as outras linhas ficam de fora e aparecem no aviso.
Ficam de fora, com aviso, as linhas sem vencimento válido, sem valor ou com valor zerado (como a linha de total) e as sem a pessoa da conta.
Situação: a IA aponta os valores da coluna de situação que indicam conta paga (pago, quitado, recebido, liquidado) e cancelada. Os outros valores entram como pendentes, e o aviso mostra quais. Sem coluna de situação, a conta com a data de pagamento preenchida entra paga.
Conta paga: sem o valor pago, fica com o valor da conta; sem a data do pagamento, com o vencimento; sem a forma de pagamento, com o pagamento em dinheiro. Cada um desses casos aparece no aviso.
Plano de contas e centro de custo escritos na planilha são achados pelo nome ou cadastrados.

A conta que já foi importada antes, com o mesmo vencimento, valor, descrição e pessoa, não entra de novo: no fim, a janela avisa quantas foram importadas e o motivo das que ficaram de fora. Para a planilha no modelo do sistema, veja Importação de contas.

Cadastro de produto pela foto

Na listagem de Produtos, o botão Cadastrar pela foto abre um produto novo preenchido pela foto da embalagem, do rótulo ou da etiqueta:

Nome, como o produto deve aparecer na venda, com tipo, marca e conteúdo.
UN, a unidade de venda.
Cód. Barra, só quando os números da foto conferem pelo dígito verificador.
Peso líquido, quando o conteúdo é peso, e a Descrição.
Categoria, escolhida entre as categorias da empresa, e Fabricante, quando a marca já está cadastrada.

Confira e clique em Salvar: o produto só é gravado nessa hora. O aviso mostra quando o código de barras lido já está em outro produto, para não cadastrar o mesmo produto duas vezes, e quando a marca não está cadastrada em Fabricantes. O botão aparece para quem tem a permissão Cadastrar pela foto com IA e a de criar produtos.

Buscar dados do produto

No cadastro do produto, o botão Buscar dados do produto, abaixo dos códigos, consulta a base pública Open Food Facts, que reúne alimentos, bebidas, higiene, limpeza e produtos para animais. Não usa IA nem créditos.

Com o Cód. Barra preenchido, a busca é pelo código e completa só os campos vazios: nome, peso líquido e descrição (marca, conteúdo e categoria).
Sem código de barras, a busca é pelo Nome digitado, com pelo menos 3 letras, e mostra até 5 produtos parecidos. O produto escolhido preenche o nome e o código de barras.
Produto que não está na base pública, como peças e materiais de construção, mostra a mensagem para preencher à mão.

O NCM e a tributação continuam pela sugestão com IA de Dados fiscais.

Pelo Chat IA

No Chat IA, você também pode anexar a foto ou o PDF e pedir para importar o pedido, a cotação ou as contas. A IA mostra o que leu e só grava depois do seu ok. Veja Chat IA.